Je kunt bij de instellingen pagina komen door op het tandwiel icoon rechts bovenin te drukken, klik vervolgens op 'Instellingen'. Deze instellingen zijn organisatie breed en worden dus doorgevoerd voor alle gebruikers in de organisatie.

Deze instellingen zijn alleen alleen zichtbaar voor personen met de Beheerder rol of met een eigen rol die toegang geeft tot deze pagina.

Hieronder vind je een lijst met alle instellingen die je aan kunt passen.

Bij de organisatie instellingen kun je de algemene informatie van je organisatie beheren. Stel hier de naam, het adres, contactgegevens en financiële informatie in van jouw organisatie. Stel hier ook het logo in van de organisatie. Dit logo en de adres gegevens worden vervolgens weergegeven op de facturen die je verstuurd via TimeChimp.

Als laatste kun je hier een eigen E-mail template maken voor nieuwe medewerkers. Dit is de e-mail die nieuwe medewerkers krijgen als zij de uitnodiging ontvangen om in TimeChimp te registreren.

Bij de algemene instellingen beheer je de toegang tot je account. Als je contact opneemt met de Support afdeling is het wenselijk dat er in de omgeving meegekeken kan worden om zo snel mogelijk tot een oplossing te komen.

Hier kun je ook de Trackers blokkeren. Deze kun je op 'ja' zetten als je niet wilt dat er trackers (zoals Google Analytics) actief zijn binnen jouw account. Let er wel op dat de chat hierdoor niet meer beschikbaar zal zijn. Je kunt hier ook de registratieperiode afsluiten. Geef hier het aantal weken in vanaf wanneer het mogelijk is om uren te registreren.

Als laatste kun je hier het whitelabel instellen. Om de kans te verkleinen dat e-mails die vanuit TimeChimp worden verzonden in de ongewenste e-mail van de ontvanger terechtkomen kun je de e-mails whitelisten. In dit artikel vind je hoe je dit precies kunt doen.

In de regionale instellingen kun je de instellingen aanpassen wat betreft de valuta, tijdzone, datum-, tijd-, nummer- en afstandnotatie.

Bij de instellingen voor de uurregistratie kun je aangeven welke registratie velden zichtbaar en/of verplicht zijn voor de medewerkers wanneer zijn uren registreren.

Je kunt hier ook aanpassen op welke apparaten de medewerkers hun urenregistratie door mogen voeren, je kunt hier kiezen voor de webbrowser, prikklok en/of mobiele app. Hier kun je ook aangeven of er gebruik gemaakt kan worden van de Timer en hoe deze wordt afgerond. Je kunt hier ook aangeven of pauzes in de registraties mogelijk zijn. Als deze uitgeschakeld wordt, dan registreert de timer geen pauzes.

Als laatste kun je hier het standaard rooster instellen, dit rooster wordt gebruikt in de projectplanning en personeelsrooster.

Net als bij de instellingen voor 'Uren' kan je hier aanpassen welke velden zichtbaar of verplicht zijn wanneer een medewerker uitgaven registreert.

Staat het vinkje bij 'Facturabel' uit? Dan worden uitgaven altijd als facturabel geregistreerd.

Met het vinkje bij 'met btw' uit, ziet TimeChimp de ingevulde prijs altijd als de prijs exclusief het geselecteerde btw percentage. Zet het vinkje aan om medewerkers de mogelijkheid te geven om zelf in te kiezen of een uitgave inclusief of exclusief btw is.

Beheer hier de zichtbare en verplichte registratievelden bij het registratieformulier voor de ritten. Je kunt hier ook een standaard kilometerprijs invoeren. Als deze afwijkt bij bepaalde klanten kun je deze in de relatie module bij de gewenste klant wijzigen.

Stel hier in of en zo ja welke klant standaard klant ingevuld is in het registratie formulier voor uren, uitgaven en ritten.

Stel hier in welke standaard facturatie methode wordt geselecteerd bij nieuwe projecten. In dit artikel vind je meer over de verschillende factuurmethodes.

Stel daarnaast in op welke manier het gefactureerd bedrag in het projectdashboard berekend wordt. Je kunt kiezen voor het totale bedrag van alle gemaakte facturen voor dit project of dat het bedrag berekend wordt op basis van de uren, uitgaven en ritten met de status 'gefactureerd'.

Beheer hier jouw gemaakte factuur layouts en maak hier nieuwe layouts aan. Stel daarnaast in hoe facturen genummerd worden en wat de standaard betalingstermijn is. Deze betalingstermijn wordt alleen standaard gezet bij het aanmaken van een nieuwe klanten, bij bestaande klanten zal je deze handmatig moeten bijwerken.

Daarnaast kan je de e-mail templates bewerken die gebruikt worden bij het versturen van een factuur en bij de herinneringsmail en waarschuwingsmail.

Hier kun je ook de standaard omschrijving en standaard extra omschrijving (voetnoot) die op de factuur staat beheren. Hier kun je ook een standaard factuurbijlage toevoegen. Deze wordt standaard toegevoegd aan de factuur.

Beheer hier jouw gemaakte offerte layouts en maak hier nieuwe layouts aan. Stel daarnaast in hoe facturen genummerd worden en wat de standaard vervaldagen zijn. Deze standaard vervaldagen worden alleen standaard gezet bij het aanmaken van een nieuwe klanten, bij bestaande klanten zal je deze handmatig moeten bijwerken.

Bewerk daarnaast de e-mail die gebruikt worden bij het versturen van offertes.

Hier kun je ook de standaard omschrijving en standaard extra omschrijving (voetnoot) die op de offerte staan beheren. Hier kun je ook een standaard offertebijlage toevoegen. Deze wordt standaard toegevoegd aan de offerte.

Beheer hier de goedkeuringsworkflow. In dit artikel vind je een uitgebreide uitleg over de verschillende workflows. Je kunt hier ook instellen welke rollen in jouw omgeving goed mogen keuren.

Daarnaast kun je aangeven of medewerkers alleen uren aan kunnen bieden die voldoen aan de contracturen. Je kunt ook aangeven of de medewerkers alleen hun uren aan kunnen bieden als het totaal aan facturabele uren per dag niet meer is dan aangegeven in het rooster.

Je kunt hier ook aangeven of de handtekening verplicht is na het goedkeuren van de uren. Deze handtekening kan je vervolgens terugzien door op de status van een registratie te klikken in 'Overzichten'.

Als laatste vind je hier de e-mail instellingen voor de mail die de contactpersoon krijgt als er uren aangeboden zijn.

Bewerk de email die gestuurd wordt bij het versturen van een uitnodiging voor het klantportaal.

Kies hier of je gebruik wilt maken van een eigen thema in jouw TimeChimp omgeving om deze helemaal naar wens te maken. Je kunt hiervoor een hoofdkleur kiezen en een menu logo toevoegen wat links bovenin de hoek zal komen te staan.