Door gebruik te maken van de goedkeur module krijg je nog meer grip op de uren die medewerkers registreren. In dit artikel lees je over hoe je dit moet instellen en kan gebruiken.
Inhoudsopgave
De goedkeur module activeren
Het eerste dat je natuurlijk moet doen is de goedkeur module activeren, ga hiervoor naar de instellingen (tandwiel icoon) > App Center > Modules > Goedkeuren. Klik dit aan en klik op 'activeren'. Vervolgens kan je meteen door naar de instellingen.
Let op: de Goedkeur module is beschikbaar vanaf het Advanced pakket
De instellingen van goedkeuren
De instellingen van de goedkeur module is in tweeën gesplitst, een die wordt gebruikt voor interne goedkeuring en de andere wanneer er gebruikt wordt gemaakt van externe goedkeuring en een klanten portaal. Dit is ook de eerste optie die je kan selecteren, wie keurt de uren (als eerste) goed.
Let op: Gebruik maken van de externe goedkeur flow en een klanten portaal is mogelijk met de Add-on Klantenportaal
Kies voor 'Intern' als de uren alleen door jullie zelf goedgekeurd hoeven te worden. Kies je 'Extern', dan worden de uren bij het aanbieden naar de klant gestuurd ter goedkeuring. Je kan er ook voor kiezen dat de uren eerst intern goedgekeurd moeten worden voordat ze naar de klant gaan of andersom. Kies in dat geval voor 'Intern > Extern' of 'Extern > Intern'. Nadat uren zijn goedgekeurd door de eerste stop, zullen ze automatisch naar de volgende stop gaan.
De algemene instellingen
Nadat je hebt gekozen voor de goedkeur workflow kan je kiezen wie de uren van de medewerkers kunnen goedkeuren nadat ze zijn aangeboden. Standaard kunnen beheerders en projectmanagers uren goedkeuren maar je kan ook selecteren of een teammanager of eigen gemaakte rol dit ook kan.
Vervolgens zijn er nog twee opties die je kan gebruiken om nog meer controle te krijgen over de uren die worden aangeboden.
De eerst optie is 'Voldoen aan contracturen' en wanneer je deze op 'Ja' zet kunnen medewerkers alleen hun uren aanbieden wanneer het totaal aantal uren van de week gelijk is aan of meer dan hun contracturen.
Maak je gebruik van een rooster, dan kan je 'Maximaal facturabele uren' op 'Ja' zetten. Dit zal er voor zorgen dat medewerkers niet meer uren aanbieden dan waar ze voor zijn ingeroosterd.
Externe goedkeur instellingen
Wanneer je bij de goedkeur workflow ook hebt gekozen voor 'Extern' zal je twee extra instellingen zien.
De eerste is een verplichte handtekening. Jouw klant zal dan een handtekening moeten zetten wanneer hij of zij uren goedkeurt.
Je kan daarnaast ook het onderwerp en de inhoud van de email aanpassen die naar de klant wordt gestuurd. Door gebruik te maken van de placeholders {klant}, {contactpersoon}, {project}, {aanbieder}, en/of {bedrijf} kan je automatisch de juiste informatie laten invoeren in de email.
Wil je meer weten over hoe je het klantenportaal opzet en inricht? Klik dan hier!
Aanbieden van uren voor goedkeuring
Vanuit het Registreren tab biedt je als medewerker uren, ritten en/of uitgaven aan. Deze uren worden aan de projectmanager/teammanager (of zelf ingestelde rol) of externe klant aangeboden op basis van de werkflow die is gekozen.
Bied uren aan per registratie vanuit dag weergave. Klik op de puntjes aan het einde van de registratie en klik op Uren aanbieden.
Bied uren aan per dag vanuit dag weergave. Klik rechts onderin in het registreren scherm op 'Uren deze dag aanbieden'.
Bied uren aan per week vanuit week weergave. Het is mogelijk om per regel uren aan te bieden ter goedkeuring. Aan het einde van de regel op 'acties' klikken > uren aanbieden.
Bied in één keer alle uren aan per week. Klik rechts onderin in het registreren scherm op 'Uren deze dag aanbieden'.
Bied je uren aan via de app door naar 'Goedkeuren' te gaan en bied in één keer alle openstaande uren aan door op 'Uren aanbieden' te klikken.
Uren aanbieden aan een klant via een klantenportaal is alleen mogelijk door beheerders of gebruikers met een aangepaste rol die toegang geeft tot het bekijken van klantenportalen of toegang heeft tot alle projecten.
Ontvangen van emails of meldingen
Nadat uren zijn aangeboden worden er emailmeldingen verstuurd naar de persoon die deze moet ontvangen.
Eerst kijkt TimeChimp naar de instellingen van de goedkeur module. Zijn deze 'Intern' dan wordt er (eerst) een email gestuurd naar de juiste persoon intern.
Teammanagers zullen een email ontvangen wanneer leden uit hun team uren aanbieden.
Projectmanagers ontvangen een email wanneer uren worden aangeboden op de projecten waar ze projectmanager van zijn.
Beheerder krijgen geen emails, behalve als ze als projectmanager zijn toegevoegd aan een project of teammanager zijn in een team.
Staan de instellingen op 'Extern' dan wordt er een email gestuurd naar de personen die in het klantenportaal als contactpersoon zijn aangegeven.
Wil je als gebruiker een notificatie ontvangen zodra je uren zijn goed- of afgekeurd? Ga dan naar mijn profiel > mijn instellingen > notificaties: "Goedgekeurd door projectmanager/klant" en/of "Afgekeurd door projectmanager/ klant" op JA.
Relevante artikelen: