Let op: je kunt gebruik maken van het klantportaal door middel van een add-on in je pakket
Inhoudsopgave
Wat is een klantportaal
Het klantportaal binnen TimeChimp kan gebruikt worden om jouw klanten inzicht te geven zonder dat zij een licentie of wachtwoord nodig hebben. Dit kan handig zijn wanneer een klant uren wil inzien en/of goedkeuren, of facturen en budgetten wil bekijken.
Aanmaken van het portaal
Stap 1: Klik op het tandwieltje
Stap 2: Ga naar 'Klantportalen'
Stap 3: Klik hier op '+ Nieuw klantportaal'
Instellingen van het portaal
Onder het kopje 'Algemeen' selecteer je de klant van het klantportaal en kan je de taal hiervan instellen.
Bij 'Instellingen' kan je aangeven welke gegevens jouw klant kan zien in het klantportaal. Je kan bijvoorbeeld kiezen dat alleen geschreven uren weergeven worden zonder de omschrijving. Werk je met een budget? Dan kan je dit ook delen met de klant door 'Budget' op 'Ja' te zetten.
Let op: Het budgettype 'Totale kosten' wordt niet weergeven in het klantportaal omdat dit om interne kosten gaat. Alle andere budgettypes worden wel weergeven.
Geef bij 'Projecten' aan welke projecten die onder deze klant hangen zichtbaar moeten zijn in het portaal.
Let op: als je 'Facturen' en 'Offertes' zichtbaar maakt in het klantenportaal, zijn alle facturen/offertes van deze klant zichtbaar en niet alleen van het project dat je zichtbaar maakt.
Bij 'Toegang' kan je contacten toevoegen aan dit klantportaal. Zij zullen een link ontvangen waarmee ze het klantportaal kunnen bekijken. Iedereen met deze link kan het klantportaal openen en de informatie hierin bekijken. Let dus goed op met wie je deze link deelt.
Let op: het klantportaal is toegankelijk via een unieke link. Iedereen met deze unieke link kan het portaal openen en alle gegevens in het portaal bekijken.
Heb je bij een klant verschillende contactpersonen op verschillende projecten en is het niet gewenst dat deze verschillende contacten alle projecten in kunnen zien? Maak dan meerdere klantportalen aan.
Maak je een project aan met hierin alle medewerkers en maak je vervolgens het klantportaal aan, dan zullen alle medewerkers zichtbaar zijn in de 'medewerker' filter het klantportaal. Ook wanneer je achteraf medewerkers uit het project verwijderd blijven de medewerkers zichtbaar in de filter.
Goedkeuren door de klant
Wil je dat de klant de uren goedkeurt? Zorg er dan voor dat de app 'Goedkeuren' geactiveerd is en dat de 'goedkeuringsworkflow' op intern → extern, extern → intern of extern staat. Alleen wanneer je de bovenstaande stappen hebt voltooid, verschijnt de instelling 'Goedkeuren' in de instellingen van het klantenportaal.
Als de uren worden aangeboden, wordt er automatisch een bericht naar het e-mailadres van de klant gestuurd. Dit bericht kun je naar wens aanpassen via de app 'Goedkeuren'. Let er wel op dat de 'goedkeuringsworkflow' Extern omvat.
Nieuwe link voor het klantportaal genereren
Genereer volgens de stappen op de video eenvoudig een nieuwe link in het klantportaal. Dit zorgt ervoor dat je altijd toegang hebt tot een geldige link, ook als een eerdere gebruiker geen toegang meer heeft. Zo blijven gedeelde links actueel en voorkom je verwarring bij verwijderde personen. Dit maakt het proces veiliger en efficiënter voor alle gebruikers.
