Let op: de goedkeur module is beschikbaar vanaf het Advanced pakket
Voor het goedkeuren door klanten is de klantportaal Add-on vereist.
Hoe werkt het goed- of afkeuren van uren in TimeChimp?
Wanneer een medewerker uren heeft ingediend, krijgt de verantwoordelijke (met de juiste rechten) een e-mailnotificatie. De registraties zijn vervolgens klaar om gefactureerd te worden.
Ga naar Overzichten.
Gebruik de filters om de status op 'Aangeboden' te zetten.
Selecteer de gewenste urenregistraties.
Klik op de knop Acties.
Kies voor Goedkeuren of Afkeuren.
Optioneel: Voeg een opmerking toe. Bij afkeuring wordt deze opmerking direct naar de medewerker gestuurd.
Bespaar tijd met opgeslagen weergaves
Stel een filter in op de status 'Aangeboden' en geef een gewenste datum range in, klik vervolgens op Weergave opslaan. Geef de weergave een naam, zoals "Goed te keuren uren".
Voortaan krijg je met één druk op de knop direct alle aangeboden uren te zien zonder telkens opnieuw te hoeven filteren.
Externe goedkeurflow (via het klantportaal)
De mogelijkheden voor een externe goedkeur flow zijn als volgt:
Intern - Extern: De manager keurt de uren goed, waarna ze ter goedkeuring naar de klant worden gestuurd.
Extern - Intern: De klant keurt de uren als eerste goed, waarna de manager de laatste controle doet.
Extern: De uren worden alleen door de klant goedgekeurd.
Uren aanbieden aan de klant
Selecteer de uren in het overzicht.
Klik op Acties en kies Aanbieden aan klant.
De contactpersoon van de klant ontvangt een unieke link via e-mail om de uren te accorderen.
In de kolom Status klant zie je direct of de klant akkoord is.
Tip: Weergave groeperen op klant
Om het proces voor externe goedkeuring te versnellen (omdat je per klant moet verzenden), kun je de Groeperen pagina gebruiken.
Filter op status 'Aangeboden' en groepeer op 'Klant'.
Sla deze weergave op (bijv. "Aangeboden uren per klant").
Nu zie je per klant direct welke uren er klaarstaan, zodat je ze efficiënt per klant kunt selecteren en aanbieden.
Zie je de status kolom niet? Controleer even of je bij kolommen status of status (klant) zichtbaar hebt staan.
Informatie voor jouw klant
Wil je jouw klant precies uitleggen hoe zij de uren kunnen inzien en accorderen? We hebben een specifiek artikel uitgewerkt voor klanten: "Werken met het Klantportaal".
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe zij kunnen inloggen, uren kunnen inzien en hoe zij direct uren kunnen goedkeuren of afkeuren binnen hun eigen omgeving. Dit kun je als instructie meesturen naar je contactpersonen.
Links naar relevante artikelen: