In dit artikel lees je hoe je de overzichten pagina gebruikt om grip te krijgen op je geregistreerde uren, uitgaven en ritten. We laten je zien hoe je filtert, groepeert, kolommen aanpast, registraties goedkeurt, exporteert of factureert.
Filteren
Hoe meer registraties er in TimeChimp komen, hoe lastiger het wordt om in Ć©Ć©n oogopslag alles te zien. Gebruik daarvoor de filter opties.
Je kunt op verschillende manieren filteren:
Via de knoppen boven de tabel
Via de drie streepjes in de kolomkoppen
Via het filtermenu aan de rechterkant van de tabel.
Als je kolommen uitzet, worden alleen de filters getoond die bij de zichtbare kolommen horen. Je kunt meerdere filters combineren om alleen de voor jou relevante data te zien.
Kolommen
Je bepaalt zelf welke kolommen zichtbaar zijn in de overzichten en op welke volgorde ze zichtbaar zijn.
Zo pas je de kolommen aan:
Klik rechtsboven op Kolommen
Selecteer de kolommen die je wilt tonen of verbergen.
Sleep de kolommen om de volgorde te wijzigen in het menu aan de rechterkant of doe dit in de tabel door de kolommen te verslepen.
Iedere gebruiker heeft zijn eigen overzicht, zodat je altijd werkt met wat voor jou relevant is.
Mogelijkheid om je eigen weergave in te stellen
Nadat je filters hebt toegepast, kolommen het aan of uitgezet, vastgezet en verplaatst kan je de nieuwe weergave die je hebt gemaakt opslaan als eigen weergave.
Zo sla je een weergave op:
Stel het overzicht in zoals jij het wilt zien
Klik op Weergave opslaan rechtsboven in de tabel
Geef je weergave een naam
Je opgeslagen weergaven blijven beschikbaar zodat je snel kunt keren naar veelgebruikte inzichten, zoals niet-aangeboden uren of verlof per medewerker.
Let op: Zodra een weergave is aangemaakt, kan alleen de naam nog aangepast worden en kunnen de kolommen niet meer gewijzigd worden.
Ben je niet meer tevreden? Verwijder dan de weergave en maak een nieuwe aan.
Groeperen
Door te groeperen bundel je gegevens op basis van een bepaalde kolom, zoals medewerker of project.
Ga hiervoor naar de 'Groeperen' knop rechtsboven in je scherm. Sleep vervolgens de kolommen naar boven om te groeperen.
Bijvoorbeeld: Je filtert op een project en wilt per medewerker het aantal gemaakte uren zien, dan groepeer je vervolgens op medewerker. Je krijgt dan de uren geclusterd per medewerker.
Het is niet mogelijk meerdere groeperingen te combineren of om deze mee te nemen in je export.
Goedkeuren of afkeuren
In het Overzichten scherm keur je de registraties van je collega's goed of af. Selecteer de regels die je wilt goedkeuren, klik rechts bovenin op acties en kies goedkeuren of afkeuren.
Keur je de uren goed? Dan zijn deze niet meer de bewerken en zijn ze "definitief" gemaakt.
Keur je de uren af? Dan kan de medewerker de uren bewerken en opnieuw aanbieden ter goedkeuring.
Wil je de uren eerst bewerken? Kies dan voor Wijzig status naar open. Op die manier is het mogelijk om de uren te bewerken zonder dat je een handeling van de medewerker vraagt. Zijn ze daarna correct? Dan keur je ze gewoon via de reguliere weg goed. Je hoeft dan niet opnieuw aan te bieden.
ā
Exporteren
Alle data binnen TimeChimp is te exporteren, super handig! Zo kun je data buiten TimeChimp analyseren.
Zo exporteer je:
Filter en selecteer de data die je wilt exporteren.
Klik op exporteren.
Kies het gewenste bestandsformaat in het dropdownmenu.
Factureren
Vanuit Overzichten is het mogelijk eenvoudig en snel regels te factureren. Om te beginnen selecteer de regels die je wilt factureren. Dit kunnen registraties van uren, uitgaven en/of ritten zijn. Je gemaakte selectie wordt onthouden als je naar een andere registratiesoort wisselt. Klik vervolgens rechts bovenin op acties > factureren of factureren in je boekhoudsysteem.
Factureer je niet in TimeChimp, maar wil je wel de uren als gefactureerd markeren? Kies dan acties > wijzig de status naar gefactureerd. De uren krijgen dan alsnog de status gefactureerd.
ā
Statussen
In het overzichten scherm hebben we verschillende statussen voor de registraties, maar wat betekenen die?
Geregistreerd - De registratie is gemaakt.
Aangeboden - De registratie is aangeboden ter goedkeuring.
Goedgekeurd - De registratie is definitief gemaakt.
Afgekeurd - De registratie is afgewezen.
Afgeboekt - De registratie is afgeboekt.
Gefactureerd: De registratie is (of wordt) gefactureerd.
Registratie geschiedenis
Wil je weten wat er met een registratie is gebeurd? Bekijk dan de statusgeschiedenis.
Zo bekijk je de geschiedenis:
Zorg dat de kolom Status zichtbaar is
Klik op de status van een registratie
In het pop-up venster zie je wie wat wanneer heeft gedaan bijvoorbeeld registratie, goedkeuring of facturatie (met bijbehorend factuurnummer)