De HRM-module in TimeChimp helpt je om medewerkers en teams eenvoudig te beheren en biedt gedetailleerde inzichten in HR-gegevens van jouw medewerkers. In dit artikel leggen we uit hoe je de Medewerkers-, Teams- en HRM Inzichten-tab gebruikt en welke mogelijkheden er zijn.
Het medewerker overzicht
Wanneer je de HRM-module opent en naar de tab Medewerkers gaat, zie je een overzicht van alle actieve medewerkers in je organisatie.
Snel wisselen tussen weergaven
Bovenaan de pagina kun je eenvoudig schakelen tussen verschillende medewerker overzichten:
Actieve medewerkers (standaardweergave)
Vergrendelde medewerkers
Gedeactiveerde medewerkers
Alle medewerkers
Gegevens filteren en sorteren
Om snel de juiste medewerkers te vinden, kun je filters en sorteermogelijkheden gebruiken.
Algemene filters: Boven de tabel kun je filters instellen om medewerkers te zoeken op bijvoorbeeld naam, rol of status.
Kolom specifieke filters: Binnen de kolommen van de tabel kun je per kolom filteren en sorteren.
Klik op een kolomtitel om gegevens oplopend of aflopend te sorteren.
Kolommen kunnen vastgezet worden voor een overzichtelijke weergave.
Weergaven opslaan
Wil je een bepaalde weergave vaker gebruiken? Dan kun je deze opslaan.
Stel de kolommen en filters in zoals gewenst.
Klik op Weergave opslaan.
Geef de weergave een naam en sla deze op.
Hierdoor kun je snel schakelen tussen verschillende zelf ingestelde overzichten.
Nieuwe medewerkers toevoegen
Je kunt op deze pagina eenvoudig nieuwe medewerkers aanmaken.
Klik op de knop Nieuwe medewerker.
Vul de benodigde gegevens in, zoals:
Voor- en achternaam
E-mailadres (optioneel)
Rol
Taal
Kies of je de medewerker direct wilt toevoegen aan alle huidige projecten.
Je kunt meerdere medewerkers tegelijk aanmelden.
Klik op Opslaan.
Let op: Het e-mailadres kan ook op een later moment worden toegevoegd. Zodra een e-mailadres is ingevuld, kan alleen de medewerker zelf dit nog aanpassen.
Acties uitvoeren per medewerker
Via de drie puntjes heb je per medewerkers nog een aantal opties.
Open
Door op de naam van de medewerker te klikken of via de drie puntjes naar 'open' te gaan kom je terecht op het dashboard van de medewerker.
Medewerker bewerken
Bewerk de gegevens van deze medewerkers, hierover hebben we een apart artikel geschreven dat je hier kan vinden.
Lock/Unlock
Je kan gebruikers ook blokkeren, door een gebruiker te locken zullen ze niet meer kunnen inloggen. Via deze knop kan je een medewerker blokkeren of deblokkeren. De seat van deze medewerker blijft bezet als de gebruiker gelockt wordt.
Deactiveer medewerker
Met deze optie kan je een gebruiker verwijderen als actieve medewerker uit jouw organisatie, bijvoorbeeld als ze uit dienst zijn. De seat van deze medewerker wordt met deze actie vrijgemaakt voor een nieuwe medewerker. Deze actie heeft géén invloed op het aantal seats dat je afneemt met je abonnement. Kijk hiervoor in de instellingen > Abonnement.
Beschikbaarheid
Bekijk en bewerk de beschikbaarheid van deze medewerker.
Project details
Bekijk de registraties van de medewerker gegroepeerd per project waarop geschreven is. De informatie die je ziet is gebaseerd op de geselecteerde periode en voor deze projecten de totale aantal uren, totale facturabele uren, uitgaven, kilometers, opbrengsten, en kosten zien.
Dashboard
In het dashboard van de medewerker heb je een gedetailleerder week overzicht van het saldo aan verlof, verzuim, en overuren. Ook kan je hier de self-billing facturen en de planning zien van deze medewerker, als je van deze functionaliteiten gebruik maakt.
Acties uitvoeren voor meerdere medewerkers
Via de knop Acties kun je in één keer meerdere medewerkers beheren. Dit biedt verschillende opties:
Resterende balans tonen
Soms wil je het resterende balans van overuren of verlof inzien van je medewerkers. Gebruik hiervoor de knop 'Toon resterend balans' en zie in een oogopslag het huidige saldo van zowel actieve als gedeactiveerde medewerkers tot de huidige datum.
Verlofsaldo toevoegen
Berichten versturen
Uitnodigingen versturen
Rollen wijzigen
Meerdere medewerkers deactiveren
Door medewerkers te selecteren en een actie te kiezen, bespaar je tijd bij het beheren van je team.
Het teams overzicht
Let op: Beschikbaar vanaf het Advanced pakket
In het teams overzicht krijg je een overzicht van alle teams in de organisatie. Je kunt hier medewerkers toevoegen aan een team. Hierdoor kan je bijvoorbeeld snel en eenvoudig een hele groep mensen toevoegen aan projecten en kan je een teammanager benoemen die uren kan goedkeuren van het team, mocht je dat willen.
Wat kun je hier doen?
Exporteren: Exporteer een lijst van alle teams naar CSV of Excel.
Teamleden bekijken: Bekijk welke medewerkers lid zijn van een team.
Teammanagers zien: Controleer welke medewerkers de rol van teammanager hebben.
Nieuwe teams aanmaken: Voeg eenvoudig een nieuw team toe aan de organisatie.
Teams beheren
Bij elk team staan drie puntjes aan de zijkant waarmee je verschillende bewerkingen kunt uitvoeren:
Team bewerken: Pas de naam of instellingen van het team aan.
Nieuw teamlid toevoegen aan projecten: Voeg een nieuw teamlid toe aan alle projecten waaraan de andere teamleden al deelnemen.
Teamleden aanpassen: Wijzig de samenstelling van het team door medewerkers toe te voegen of te verwijderen.
HRM Inzichten-tab
De HRM Inzichten-tab biedt uitgebreide inzichten per medewerker over een geselecteerde periode.
Overzicht en filters
Kies bovenaan de pagina een bepaalde periode om HR-gegevens te bekijken.
Pas filters toe om de gewenste gegevens te tonen.
Gebruik de kolomspecifieke filters en sorteeropties om de weergave aan te passen.
De ingestelde filters en (on)zichtbare kolommen worden onthouden bij het opslaan van een weergave.
Kolommen aanpassen kan door een kolom te verslepen of via de optie Kolommen aan de rechterkant van de pagina.
Informatie over de zichtbare kolommen
Rol: De rol van de medewerker binnen het bedrijf
Email: Het email adres van de medewerker waarmee ze inloggen in TimeChimp. Dit email adres wordt ook gebruikt voor email communicatie vanuit TimeChimp.
Totaal: Het totaal aantal uren die zijn geschreven in de aangegeven periode.
Bezetting: Het percentage van hoeveel uren de medewerker heeft geregistreerd tegenover het totaal aantal contract uren voor de ingestelde periode. De voortgangsbalk veranderd van kleur wanneer een medewerker meer of minder dan het totale aantal uren heeft geregistreerd
Contract: Het totale aantal uren dat deze medewerker volgens zijn/haar contract moet werken.
Facturabel: Het aantal facturabele uren dat die de medewerker heeft geregistreerd.
Niet facturabele: Het aantal niet-facturabele uren die de medewerker heeft geregistreerd.
Verlof: Het aantal verlofuren die de medewerker heeft geregistreerd. Als je met verschillende afwezigheidstypes werkt zal dit cijfer een totaal zijn van de verschillende afwezigheidstypes.
Ziek: Het aantal ziekte uren die de medewerker heeft geregistreerd.
Uitgaven: Het totale bedrag van uitgaven die de medewerker heeft geregistreerd.
Ritten: Het totale aantal kilometers die deze medewerker heeft geregistreerd.
Opbrengsten: Dit bedrag is het totaal van alle activiteiten * het uurtarief van deze activiteiten. Het uurtarief van de activiteiten weerspiegeld de facturatie instellingen van de projecten waarop de medewerker heeft geregistreerd.
Kosten: Dit bedrag is een optelling van de ingestelde inkoopprijs in het contract van de medewerker maal het aantal geregistreerde uren.
Marge: De opbrengsten van de medewerker min de kosten van de medewerker. Dit weergeeft de winst per medewerker over de gewerkte uren.
Declarabiliteit: Het percentage van de geregistreerde uren dat declarabel is.
Personeelsnummer: Het personeelsnummer van de medewerker.
Labels: De medewerker labels.
Groeperen op teams
Groeperen kan via de drie puntjes in de kolom 'Teams'.
Let op: Bij gegroepeerde weergaven zijn de selectie- en exportopties niet beschikbaar. Als je een export wilt maken, zet de groepering dan uit. Exporteren met filters actief is natuurlijk wel mogelijk.
Door te groeperen op teams ontstaat een overzicht van de totale waarden per team. In deze weergave zijn geen verdere acties mogelijk.
Totale waarden en aanpassingen
Totaalwaarden worden nu onderaan de tabel weergegeven in de gewenste kolom.
Weergaven opslaan
Ook in het Inzichten tabblad kan je eigen weergaves aanmaken en opslaan. Heb je elke maand specifieke kolommen en informatie die je moet controleren? Pas dan de juiste filters toe, selecteer de kolommen die je wilt zien en sla de weergave op!