In dit artikel leggen we uit hoe het gebruik van contracten bijdraagt aan de berekening van overuren, medewerker beheer en bevat handige tips voor het opstellen van een nieuw contract.
Inhoudsopgave
Wat zijn contracten?
In TimeChimp is het mogelijk om een medewerker een contract mee te geven. Dit helpt je o.a. met het beheren van de overuren en geeft je inzicht of je medewerkers voldoende uren registeren! Belangrijk om te weten is dat een contract in TimeChimp is niet bedoeld als een werknemer-werkgever contract. Dit houdt in dat het niet gaat over de periode wanneer iemand in dienst is gekomen, maar vanaf wanneer iemand tijd moet registreren in TimeChimp.
We hebben twee contracttypes:
Weekcontracten.
Een weekcontract is een contract waarbij de uren op weekbasis worden berekend.
Dagcontracten.
Een dagcontract is een contract waarbij de uren op dagbasis worden berekend.
Hoe richt ik een weekcontract in?
Het inrichten van een contract doe je onder het tabblad HRM:
Ga naar HRM.
Zoek de medewerker op waarbij je een contract wilt invoeren.
Klik op de drie puntjes aan het eind van de medewerker regel en kies 'bewerken'.
Ga naar contract.
Kies + nieuw contract. Er opent zich een pop up scherm.
Kies het juiste contracttype. Lees hier meer over contracttypes.
Geef eventueel een contractnummer mee.
Geef een startdatum in. Dit is de dag dat de medewerker begint met uren registreren in TimeChimp. Let op! Dat moet een maandag zijn. Begint een medewerker met registreren op een andere dag, bijvoorbeeld op de woensdag. Zorg dan dat er voor de medewerker ook een volledige werkdag is geregistreerd op maandag en dinsdag.
Geef eventueel een einddatum in. Is deze niet bekend? Dan laat je dit veld gewoon leeg.
Kies bij contracturen berekenen 'week'.
Geef in hoeveel uur iemand per week werkt.
Voer eventueel een verkoopuurtarief in. Als je factureert op basis van medewerker uurtarief, wordt dit tarief standaard vooraf ingevuld op projectniveau.
Voer eventueel een medewerker inkoopuurtarief in. Deze zie je terug als kosten op een project.
Wil je het verkooptarief bij al je projecten op medewerker uurbasis updaten? Vink dan als laatste stap deze optie aan.
Klik op toevoegen/opslaan! Je contract is aangemaakt. 🥳
Sommige werknemers maken gebruik van een even en oneven werkweek. Ook dit kun je instellen in TimeChimp.
Neem als voorbeeld Jan, Jan werkt week A 40 uur per week en week B 36 uur per week. Neem voor het aantal contracturen dan het gemiddelde van de twee werkweken en vul dit in bij het aantal uren per week. Op deze manier worden de uren van de twee weken gelijk getrokken.
Let hierbij wel op dat medewerkers eventueel minder uren registreren dan hun contracturen en daarom de instelling 'voldoen aan contracturen' indien je de goedkeurflow gebruikt uit moet staan.
Hoe richt ik een dagcontract in?
Het inrichten van een contract doe je onder het tabblad HRM:
Ga naar HRM.
Zoek de medewerker op waarbij je een contract wilt invoeren.
Klik op de drie puntjes aan het eind van de medewerker regel en kies 'bewerken'.
Ga naar contract.
Kies + nieuw contract. Er opent zich een pop up scherm.
Kies het juiste contracttype. Lees hier meer over contracttypes.
Geef eventueel een contractnummer mee.
Geef een startdatum in. (n.b. In tegenstelling tot een weekcontract mag dit elke dag van de week zijn).
Geef eventueel een einddatum in. Is deze niet bekend? Dan laat je dit veld gewoon leeg.
Kies bij contracturen berekenen 'dag'.
Voer het aantal uren in wat de medewerker per dag werkt. Verschilt dit tussen de even en oneven weken? Voeg dan een extra weekregel toe.
Voer eventueel een verkoopuurtarief in. Als je factureert op basis van medewerker uurtarief, wordt dit tarief standaard vooraf ingevuld op projectniveau.
Voer eventueel een medewerker inkoopuurtarief in. Deze zie je terug als kosten op een project.
Wil je het verkooptarief bij al je projecten op medewerker uurbasis updaten? Vink dan als laatste stap deze optie aan.
Klik op toevoegen/opslaan! Je contract is aangemaakt. 🎊
Weekcontract starten op een doordeweekse dag
De dag dat iemand begint met werken is natuurlijk niet altijd een maandag. Hoe richt je in zo'n geval een weekcontract in? Dit laat zich het makkelijkste uitleggen aan de hand van een voorbeeld:
Jan begint met werken bij TimeChimp op 1 juni en gaat 40 uur per week werken. 1 juni is een woensdag. Je maakt in dit geval twee contracten aan:
Het eerste contract begint op maandag 30 mei. Het aantal contracturen voor die week is 24 uur. Jan werkt namelijk woensdag, donderdag en vrijdag elke dag 8 uur. Zijn weektotaal is daarmee dan 24 uur. Je geeft het contract de einddatum mee van zondag 5 juni.
Het tweede contract begint maandag 6 juni. Het contracturen voor die week is 40 uur. Jan werkt namelijk die week een normale werkweek. Je hoeft geen einddatum mee te geven.
Met deze inrichting zorg je er voor dat de overuren van Jan op de juiste manier worden berekend.
Hoe worden overuren berekend?
Wanneer je een contract hebt ingevoerd voor een medewerker zal TimeChimp automatisch overuren berekenen op basis van de contracturen. Ook zal er rekening gehouden worden met een dag of week contract.
Weekcontract
Bij een weekcontract kijkt TimeChimp aan het eind van de week naar hoeveel uur een medewerker heeft ingevuld. Heeft de medewerker meer dan zijn of haar contract ingevuld, ongeacht of dit facturabele of niet-facturabele uren zijn, dan worden de uren boven het contract als plusuren toegevoegd.
Werkt de medewerker minder dan het aantal contracturen, dan worden de uren die niet zijn gewerkt als minuren ingevuld. Het saldo van de overuren wordt aan het einde van de week bijgewerkt in het dashboard van de medewerker.
Een voorbeeld: Stel jouw medewerker werkt 40 uur per week. Registreert deze medewerker 42 uur? Dan krijgt deze persoon 2 overuren voor deze week. Registreert deze medewerker 35 uur, dan worden er 5 minuren toegevoegd aan het saldo.
Belangrijk: activiteiten die verbonden zijn aan 'afwezigheidstypes', zoals verlof, verzuim of eigen gemaakte afwezigheidstypes, tellen niet mee aan de berekening van het aantal overuren.
Heb je bijvoorbeeld een contract van 36 uur per week en schrijf je 40 uur verlof in een bepaalde week, dan krijg je 0 overuren in die week.
Dagcontract
Bij een dagcontract kijkt TimeChimp niet naar het totale aantal geregistreerde uren per week, maar per dag. In het dagcontract heb je per dag aangegeven hoeveel uur een medewerker hoort te werken. Voert de medewerker meer uren in dan is aangegeven in het dagcontract, dan worden de extra uren als plusuren toegevoegd.
Bij een dagcontract worden minuren niet berekend. Voert een medewerker 4 uur in een dag dat hij of zij 8 uur moet werken. Dan zal dit niet worden verwerkt.
Let op: over- of minuren worden niet als aparte registratie ingevoerd die terug te vinden is in Overzichten. Deze komen uitsluitend in het overuren dashboard van een medewerker te staan.
Contracttypes
Met contracttypes heb je nog meer mogelijkheden voor het berekenen van overuren. Zo kan je per contracttype aangeven of er wel of niet overuren gerekend moeten worden. Ook kan je een percentage instellen waarmee overuren berekend moeten worden.
Wat moet ik doen als mijn overuren niet kloppen?
Als het lijkt alsof jou of het overurensaldo van een medewerker niet klopt kan dit verschillende oorzaken hebben. Controleer dan de volgende punten:
Het contract van de medewerker. Start dit op een maandag en op de juiste datum? Als het contract een einddatum heeft worden er na deze einddatum ook geen over- of minuren meer berekend.
Het contracttype, is er iets aangepast aan het percentage waarmee overuren worden berekend?
Overuren van vorige jaren. TimeChimp neemt bij het nieuwe jaar altijd het saldo mee van het vorige jaar. In het dashboard van een medewerker > overuren, zie je per week hoeveel uren zijn afgetrokken of bijgekomen.
Het dashboard van de medewerker. Hier kan je per week zien hoeveel overuren zijn toegevoegd of afgetrokken. Zo kan je ook zien in welke week er misschien te veel of te weinig uren zijn toegevoegd. Controleer vervolgens deze week in 'Overzichten' van deze medewerker.