Hoe je makkelijk Nmbrs koppelt met TimeChimp om eenvoudig medewerkers te importeren en uren te exporteren.
Let op: de koppeling met Nmbrs is beschikbaar in het Professional pakket
Inhoudsopgave
Over Nmbrs
Nmbrs is een cloudgebaseerd softwareplatform voor salarisadministratie en HR-beheer. Het wordt voornamelijk gebruikt door werkgevers, accountants en salarisserviceproviders in Nederland om de salarisadministratie, HR en andere gerelateerde taken te beheren. Het platform biedt verschillende functies zoals automatische belastingberekening, integratie met andere boekhoudsoftware, tijdregistratie en rapportage. Het is ontworpen om het salarisadministratie- en HR-beheerproces te vereenvoudigen, fouten te verminderen en tijd te besparen.
Wat kun je importeren/ exporteren van en naar Nmbrs?
Het is door de koppeling mogelijk om geregistreerde uren eenvoudig vanuit TimeChimp te exporteren naar Nmbrs. Zodat een medewerker slechts op 1 plek zijn of haar tijd hoeft te registreren. Nmbrs wordt o.a. gebruikt voor verloning van medewerkers.
Koppeling activeren
Om de koppeling op te zetten ga je naar het App Center in TimeChimp. Klik op het tandwiel icoontje rechts bovenin en vervolgens op Integraties.
Scroll naar beneden en klik op de Nmbrs tegel. Er verschijnt nu een pop-up scherm. Klik op App activeren.
Ga vervolgens naar de instellingen pagina van Nmbrs in TimeChimp (Instellingen -> Nmbrs). Er zijn vier velden die ingevuld moeten worden.
Het email adres waarmee je inlogt in Nmbrs.
De Accesstoken. Lees hier hoe je het token verkrijgt. Vul deze vervolgens in.
Hierna moet je nog het domein invullen. De domein naam kan je onder anderen eenvoudig vinden in de url van je Nmbrs account. Dit is namelijk de naam die voor '.nmbrs.nl' staat als je ingelogd bent in Nmbrs. Zie onderstaande afbeelding als voorbeeld.
Selecteer de gewenste Nmbrs administratie.
Urencodes
In Nmbrs worden activiteiten gecategoriseerd op basis van een code. Deze vind je daar terug in jouw uren model. In de instellingen van TimeChimp kan je vervolgens de juiste code koppelen aan de juiste activiteit. Klik op het tandwiel icoontje, je komt dan meteen in de instellingen van de activiteiten.
Maak een nieuwe activiteit aan of bewerk een bestaande activiteit en selecteer in het dropdown menu bij 'Looncode' de juiste code. Bij het exporteren naar Nmbrs komen de uren nu de juiste plek terecht!
Als er looncodes ontbreken in het dropdown menu in TimeChimp, dan moet je deze aanpassen in Nmbrs.
Log in in Nmbrs, ga naar de instellingen > Urenmodule en klik hier op 'Urentypes bewerken'. Zorg dat de urencodes die geëxporteerd moeten worden aangevinkt zijn, alleen dan komen ze in TimeChimp terecht.
Welke rechten moet ik de api gebruiker geven?
Het makkelijkst is om als 'admin' in te loggen in Nmbrs, dan rechtsboven naar 'Gebruikersprofiel' te gaan en dan te klikken op 'Api Token'. Hier kan je een Api token ophalen met alle rechten. Wil je niet dat Api token alle rechten heeft? Dan kan je altijd een nieuwe user template aanmaken in Nmbrs (Instellingen -> Template Users) en deze minimaal de volgende rechten geven:
CompanyService
- List_GetAll
- HourModel_GetHourCodes
- HourModel2_GetHourCodes
EmployeeService
- Contract_GetAll_AllEmployeesByCompany
- PersonalInfo_GetAll_AllEmployeesByCompany
- HourComponentVar_Insert_Batch
- DaysVar_Set_Batch
- HourComponentVar_Get
Activiteiten koppelen
Zoals omschreven kan je een activiteit binnen TimeChimp koppelen aan Nmbrs door middel van een uur code. Ga bij Beheer naar de tab Activiteiten en open een activiteit om te bewerken. Je ziet onder de naam van de activiteit een (extra) veld, genaamd 'Salarispakket urencode'. Door op het veld te klikken verschijnen de beschikbare Nmbrs uur codes waaraan je de activiteit kan koppelen. Selecteer de gewenste code en klik op Opslaan.
Zodra een medewerker op deze activiteit uren schrijft en je exporteert deze uren, worden ze nu in Nmbrs op de juiste plek verwerkt.
Medewerkers importeren
De koppeling maakt het mogelijk om medewerkers vanuit Nmbrs naar TimeChimp te importeren. Hou rekening met onderstaand:
Let op!
De voornaam, achternaam en het email adres van de medewerker wordt vanuit Nmbrs in TimeChimp geimporteerd.
De medewerker wordt als eerste geïmporteerd op basis van het zakelijke (werk) e-mailadres zoals ingevuld in Nmbrs. Wanneer dit adres niet is ingevuld in Nmbrs, wordt er gekeken naar het privé e-mailadres. Als ook dat niet is ingevuld, zal de medewerker niet worden geïmporteerd.
De medewerker moet in Nmbrs een contract hebben. Heeft deze dat niet? Dan wordt de medewerker met importeren als een non-actieve gebruiker in TimeChimp verwerkt. De medewerker kan TimeChimp dan niet gebruiken.
Hoe importeer je medewerkers?
Ga naar je Algemene Instellingen (tandwieltje rechts bovenin) en klik op de tab Importeren. Daar zie je de tegel 'Nmbrs' staan. Er zijn 3 opties:
Selecteer de gewenste optie en klik op Start importeren.
Zodra de import geslaagd is kan je de nieuwe medewerker(s), of de wijziging van de medewerker(s), terug vinden in de tab Teams.
Let op!
Heb je een nieuwe medewerker geïmporteerd? Dan wordt deze ook automatisch aan je abonnement toegevoegd en meegenomen ter facturatie.
Uren exporteren
Je exporteert eenvoudig alle uren vanuit TimeChimp naar Nmbrs.
Ga in je Algemene Instellingen naar de tab Export. Klik op de tegel Nmbrs. Stel het jaartal en de maand in waarvan je de uren wilt exporteren. Klik vervolgens op Start exporteren. Als de export succesvol is gelukt, krijg je per medewerker het aantal (totaal) uur wat geëxporteerd is voor die periode.
Maar wat als er uren in TimeChimp bewerkt worden nadat ze exporteert zijn naar Nmbrs? Wanneer er na een export uren nog aangepast worden in TimeChimp, dan worden deze uren bij de volgende export ook bijgewerkt in Nmbrs. Selecteer de periode waarin de uren geregistreerd zijn en exporteer ze naar Nmbrs. Alleen de wijzigingen worden bijgewerkt
Hoe kan je TimeChimp en Nmbrs het beste inrichten voor inzicht in verlof saldo?
Het is ideaal voor een medewerker om één omgeving te hebben waarin hij/zij verlof kan registreren en het resterende saldo kan bekijken. Dit zorgt voor een eenvoudige en overzichtelijke administratie. Het is echter van belang voor de bedrijfsadministratie dat verlof in beide omgevingen wordt bijgehouden.
Zodra de medewerker is aangemaakt of geïmporteerd in TimeChimp, kan het verlofsaldo worden ingesteld. Lees hier hoe dat werkt. Stel in Nmbrs ook het verlofsaldo in voor de medewerker.
Zorg ervoor dat de activiteit Verlof de juiste Nmbrs-uurcode heeft ingesteld in TimeChimp. Wanneer de medewerker nu tijd gaat registreren voor de activiteit Verlof, wordt dit automatisch verrekend met zijn/haar saldo in TimeChimp. Zowel de medewerker als de beheerder(s) van TimeChimp kunnen dit zien in het dashboard van de medewerker. Door de uren te exporteren naar Nmbrs, wordt het verlofsaldo ook daar verrekend en kan het worden gebruikt voor onder andere de verloning.