Hoe je Twinfield makkelijk koppelt aan TimeChimp en eenvoudig klanten importeert en facturen / verkoopboekingen aanmaakt.
Let op: de koppeling met Twinfield is beschikbaar vanaf het Advanced pakket
Inhoudsopgave
Over Twinfield
Twinfield is een online boekhoudprogramma dat bedrijven helpt bij het bijhouden van hun financiële administratie. Het biedt functies zoals het registreren van inkomsten en uitgaven, het opstellen van facturen, het bijhouden van debiteuren en crediteuren, en het genereren van rapporten en analyses. Twinfield is ontwikkeld door Wolters Kluwer en wordt gebruikt door kleine en middelgrote bedrijven, accountants en boekhouders over de hele wereld.
Wat kun je importeren/ exporteren van en naar Twinfield?
Met de Twinfield koppeling van TimeChimp kun je de volgende gegevens importeren of exporteren naar Twinfield:
Klanten: je kunt klantgegevens importeren vanuit Twinfield naar TimeChimp en vice versa.
Facturen: je kunt vanuit TimeChimp facturen aanmaken in Twinfield. Deze facturen komen dan als conceptfacturen in Twinfield te staan.
Verkoopboekingen: als je de factuurmodule van TimeChimp niet gebruikt, kun je verkoopboekingen aanmaken in Twinfield vanuit TimeChimp.
BTW tarieven: je kunt BTW tarieven vanuit Twinfield importeren in TimeChimp en vice versa.
Hoe zet ik de koppeling op?
Om een koppeling te maken met Twinfield ga je naar de instellingen (tandwielicoontje) > Koppelingen en klik je op de Twinfield app. Je kunt deze gratis activeren.
Let op! Voor het maken van een koppeling met Twinfield heb je minimaal level 3 nodig.
Bij het activeren van de koppeling word je automatisch doorgestuurd naar Twinfield om je inloggegevens in te voeren en TimeChimp toegang te verlenen. Nadat dit succesvol is afgerond, vind je de instellingen van de koppeling onder het tandwiel icoontje > koppelingen > Twinfield.
Bij het instellen van de winst- en verliesrekening wordt deze als standaard gebruikt bij het aanmaken van een factuur in Twinfield of het doorzetten van een verkoopboeking naar Twinfield.
Het is mogelijk om een andere winst- en verliesrekening te koppelen aan een activiteit, waardoor deze kan afwijken van de standaard. Kies eenvoudig een ander product/ artikel, zie onderstaand scherm.
Let op! Het kan zijn dat je in je Twinfield omgeving blauwe en oranje tegels ziet. De koppeling tussen TimeChimp en Twinfield werkt alleen met de codes die je vindt in de oranje tegels.
Klanten importeren
Bij Instellingen > Importeren kan je alle klanten uit Twinfield importeren. Deze klanten kun je vervolgens bekijken bij Beheer > Klanten.
Let erop dat de koppeling wordt gemaakt op basis van het klantnummer veld in TimeChimp, dat moet overeenkomen met het klantnummer in Twinfield.
Je kunt er ook voor kiezen om een automatische import elke nacht te laten draaien om je klanten te importeren en bestaande klantgegevens bij te werken in TimeChimp. Bij het bijwerken van bestaande klanten wordt er gekeken naar het klantnummer. Als de klantnummers in Twinfield en TimeChimp niet overeenkomen, wordt er een nieuwe klant aangemaakt.
De volgende velden worden geïmporteerd:
Je kunt er ook voor kiezen eerst je klanten in TimeChimp aan te maken. Bij het aanmaken van een factuur in Twinfield zal hij dan automatisch de klant in Twinfield aanmaken wanneer deze niet bestaat.
De volgende velden worden dan geëxporteerd:
Factuur aanmaken
Je kunt eenvoudig een factuur aanmaken van alle uren, uitgaven en ritten in Twinfield. Ga hiervoor naar Overzichten > Uren, selecteer de uren (of uitgaven/ritten) en kies voor Acties > Factureren in Twinfield. Deze factuur komt als concept in Twinfield te staan.
Ook kan je vanuit Financieel > Ongefactureerd je klanten/projecten factureren in Twinfield.
Dit kan handig zijn met projecten die bijvoorbeeld een abonnement of vaste prijs als factuurmethode hebben.
De volgende velden worden doorgezet voor de factuur in Twinfield:
Verkoopboeking aanmaken
Wil je de factuurmodule van TimeChimp gebruiken? Maak dan hier je factuur aan en maak, na het verzenden van de factuur naar de klant, een verkoopboeking aan in Twinfield. De verkoopboeking kan in Twinfield nog bewerkt worden.
Je kunt dit doen onder 'financieel > facturen' (selecteer de facturen) of vanuit de factuur zelf. Kies dan Acties > Verkoopboeking Twinfield aanmaken.
Let wel op dat de factuur verzonden moet zijn voordat deze knop zichtbaar is.
Standaard wordt 8020 gebruikt als de winst- en verliesrekening voor de verkoopboekingsregels. Wil je deze aanpassen? Dan kun je bij het bewerken van de activiteit in het veld 'Code' een andere code opgeven. Verder kan dit ook bij het bewerken van de factuur zelf (laatste kolom 'Code').
Hierbij worden de volgende velden worden geëxporteerd
BTW tarieven
Als je aparte BTW-tarieven hebt ingesteld in Twinfield kan je deze ingeven in TimeChimp bij Instellingen > Algemeen. Bij het toevoegen/bewerken van een BTW tarief kan je bij het veld code de BTW code invullen van Twinfield, zodat de regel direct gekoppeld wordt aan het juiste BTW-tarief. Je kunt de BTW ook laten lopen via het artikel/product.
Foutmeldingen
Krijg je deze foutmelding bij het opzetten van de koppeling met Twinfield?
Verwijder je cookies en cache en ververs de pagina met CTRL + F5 en probeer het nogmaals.
De artikelcode is niet gevonden.
Deze foutmelding krijg je wanneer de code die toegevoegd is aan de activiteit niet kan worden gevonden in jouw Twinfield omgeving. Controleer het volgende:
Of de juiste administratie is geselecteerd in de Twinfield instellingen onder 'App Center'
Of de juiste code gekoppeld is aan de activiteit door de activiteit te bewerken. Ga naar de instellingen (tandwiel icoontje) > beheer > activiteiten > bewerk de activiteit van de factuur die je probeert te exporteren.
Of de ingevulde code bij de activiteit de code is uit de oranje tegel in Twinfield is. De koppeling met TimeChimp werkt alleen met de oranje tegels.
Ongeldige btw-code.
Deze foutmelding krijg je wanneer de code die toegevoegd is aan het btw-tarief niet kan worden gevonden in jouw Twinfield omgeving. Controleer het volgende:
Of de juiste administratie is geselecteerd in de Twinfield instellingen onder 'App Center'
Of de juiste code gekoppeld is aan het btw-percentage door het btw-tarief te bewerken. Ga naar de instellingen (tandwiel icoontje) > beheer > btw-tarieven > bewerk het percentage van de factuur die je probeert te exporteren.
Of de ingevulde code bij het btw-percentage de code is uit de oranje tegel in Twinfield is. De koppeling met TimeChimp werkt alleen met de oranje tegels.
Lukt het nog steeds niet? Neem dan contact op met onze support via de chat-button rechts onderin je scherm. Maak ook alvast een screenshot van de foutmelding die je krijgt, zo kan ons support team snel zien wat de mogelijke oorzaak is!