Hoe je makkelijk Yuki koppelt aan TimeChimp, klanten importeert en facturen of een verkoopboeking aanmaakt.
Inhoudsopgave
Over Yuki
Yuki is een cloud-gebaseerd boekhoudsoftware voor het MKB in Nederland. Het biedt functies zoals facturatie, uitgaven bijhouden, bankafschriften reconciliëren en financiële rapportage. Gebruikers kunnen samenwerken met hun accountants en boekhouders in real-time. Yuki integreert ook met andere bedrijfssoftware om processen te stroomlijnen en efficiëntie te verbeteren.
Koppeling activeren
Om een koppeling te maken met Yuki ga je naar Instellingen (tandwielicoontje in het hoofdmenu) -> App Center en klik je op de Yuki app. Je kunt deze gratis activeren.
Let op: TimeChimp is alleen met de Nederlandse versie van Yuki te koppelen.
Na het activeren kom je op de instellingen-pagina. Stel hier je toegangscode in (kopieer deze vanuit Yuki bij Mijn domein -> Webservices). Vul daarna je domein in (bijvoorbeeld: mijnbedrijf.yukiworks.nl) en klik op 'Opslaan'.
Kies daarna de juiste administratie en klik dan nog een keer op 'Opslaan'.
Artikelen
Je kunt in Yuki verkoopartikelen aanmaken, zodat de hieraan gelinkte factuurregels o.a. direct op de juiste omzetrekening terecht komen.
In TimeChimp kun je een standaard artikel aangeven bij de instellingen pagina van Yuki. Ga naar Tandwiel -> Instellingen -> Yuki en vul het standaard artikel nummer in. Bij het niet expliciet invullen van een ander artikel wordt deze meegenomen.
Daarnaast kun je ook aan een activiteit of een uitgave categorie een artikel koppelen (bij Beheer). Wanneer je nu uren registreert op deze activiteit en hier een factuur van maakt, zullen de factuurregels automatisch gekoppeld worden aan het juiste artikel.
Klanten importeren
Wanneer je een koppeling hebt met Yuki kun je bij Instellingen -> Importeren alle klanten uit Yuki importeren. Deze kun je daarna bekijken bij Relaties -> Klanten.
De koppeling wordt gemaakt op het klantnummer veld in TimeChimp, deze moet overeenkomen met het code veld in Yuki.
Er is ook een mogelijkheid om bij Instellingen -> Yuki elke nacht een automatische import te laten draaien voor het importeren van je klanten.
Je kunt er ook voor kiezen eerst je klanten in TimeChimp aan te maken. Bij het aanmaken van een factuur in Yuki zal hij dan automatisch de klant in Yuki aanmaken wanneer deze niet bestaat.
Let hierbij wel op dat je dan altijd het klantnummer eerst vult van de klant in TimeChimp.
Bij zowel telefoonnummers als e-mailadressen worden de 'werk email' en 'werktelefoon' velden vanuit Yuki geïmporteerd.
Deze wordt dan overgezet naar Yuki en hierop wordt vervolgens de link gelegd.
Factuur aanmaken
Je kunt eenvoudig een factuur aanmaken van alle uren, uitgaven en ritten in Yuki. Ga hiervoor naar Overzichten -> Uren, selecteer de uren (of uitgaven/ritten) en kies voor Acties -> Factureren in Yuki.
Ook kan je vanuit Overzichten -> Ongefactureerd je klanten/projecten factureren in Yuki.
Dit kan handig zijn met projecten die bijvoorbeeld een abonnement of vaste prijs als factuurmethode hebben.
Verkoopboeking aanmaken
Wil je de factuurmodule van TimeChimp gebruiken? Maak dan hier je factuur aan en maak, na het verzenden van de factuur naar de klant, een verkoopboeking aan in Yuki.
Je kunt dit doen onder 'Finacieel' (selecteer de facturen) of vanuit de factuur zelf. Kies dan Acties -> Verkoopboeking Yuki aanmaken.
Let wel op dat de factuur verzonden moet zijn voordat deze knop zichtbaar is.
Daarnaast is het ook belangrijk om te weten dat de betalingstermijn die op de TimeChimp factuur staat automatisch overschreden wordt door de betalingstermijn die is ingevuld in Yuki.