Hoe je Xero makkelijk koppelt aan TimeChimp en eenvoudig klanten importeert en facturen / verkoopboekingen aanmaakt.
Let op: de koppeling met Xero is beschikbaar vanaf het Advanced pakket
Inhoudsopgave
Over Xero
Xero is een cloudgebaseerd boekhoudpakket ontworpen voor kleine en middelgrote bedrijven. Het biedt een scala aan functies en tools om financieel managementprocessen te stroomlijnen, waaronder facturering, het bijhouden van uitgaven, bankafstemming, voorraadbeheer, salarisadministratie en rapportage.
Xero staat bekend om zijn gebruiksvriendelijke interface, toegankelijkheid vanaf elke locatie met een internetverbinding en integraties met andere bedrijfssoftware en applicaties. Het heeft als doel boekhoudtaken te vereenvoudigen en real-time inzicht te bieden in de financiële gezondheid van een bedrijf.
Koppeling activeren
Om een koppeling te maken met Xero ga je naar Instellingen (tandwielicoontje) in het hoofdmenu > Integraties en klik je op de Xero app. Activeer hier gratis de koppeling.
Na het activeren word je automatisch doorgezet naar Xero om je inloggegevens in te vullen.
Na het activeren van de koppeling is het belangrijk dat je de juiste administratie kiest, het standaardproduct en de codes voor de grootboekrekening en dagboekverkoop invoert.
Let er ook op dat in Xero de valuta hetzelfde is als de gekozen valuta in TimeChimp (Instellingen -> Regionaal).
Klanten importeren
Wanneer je de koppeling hebt opgezet, is het mogelijk om je klanten vanuit Xero naar TimeChimp te importeren. Ga hiervoor naar je instellingen (via het tandwiel icoontje) en klik op importeren. Vervolgens importeer je gemakkelijk en snel je klanten vanuit Xero.
In de koppeling wordt er gekeken naar klantnummer. Bestaat je klant in Xero en in TimeChimp? Zorg dat ze hetzelfde klantnummer (accountnummer in Xero) hebben zodat het systeem de gerelateerde entiteiten kan koppelen.
Import geslaagd? Dan vind je de geïmporteerde klanten terug onder Relaties -> Klanten.
Wil je dat je klanten automatisch in TimeChimp komen? Geef dit aan onder Instellingen > Xero. Indien gewenst worden elke nacht je (nieuwe) klanten automatisch geïmporteerd in TimeChimp.
Factuur aanmaken
Je kunt eenvoudig een factuur aanmaken van alle uren, uitgaven en ritten in Xero. Ga hiervoor naar Overzichten -> Uren/uitgaven/ritten, selecteer de uren of uitgaven/ritten en kies voor Acties -> Factureren in Xero.
Ook kan je vanuit Financieel -> Ongefactureerd je klanten/projecten factureren in Xero. Dit kan handig zijn met projecten die bijvoorbeeld een abonnement of vaste prijs als factuurmethode hebben.
Verkoopboeking aanmaken
Wil je de factuurmodule van TimeChimp gebruiken? Maak dan hier je factuur aan en maak, na het verzenden van de factuur naar de klant, een verkoopboeking aan in Xero.
Je kunt dit doen onder Financieel -> Facturen (selecteer de facturen) of vanuit de factuur zelf. Kies dan Acties -> Verkoopboeking Xero aanmaken.
Let wel op dat de factuur verzonden moet zijn voordat deze knop zichtbaar is.
Als het goed is, kun je in Xero onder "Journals" de aangemaakte posten vinden.