Hoe je eAccounting makkelijk koppelt aan TimeChimp en eenvoudig klanten importeert en facturen of verkoopboekingen aanmaakt.
Let op: de koppeling met eAccounting is beschikbaar in het Advanced en Professional pakket.
Over eAccounting
eAccounting is een online boekhoudsoftware pakket dat is ontwikkeld om kleine en middelgrote bedrijven te helpen bij het beheren van hun boekhouding en financiële processen. Het wordt aangeboden door Visma, een toonaangevend bedrijf op het gebied van zakelijke cloud oplossingen.
eAccounting biedt verschillende functionaliteiten, zoals het opstellen van facturen, het beheren van debiteuren en crediteuren, het bijhouden van financiële gegevens, het genereren van financiële rapporten en het verwerken van banktransacties. Het is ontworpen om het boekhoudproces te vereenvoudigen en efficiënter te maken voor ondernemers.
Koppeling activeren
Om een koppeling te maken met eAccounting ga je naar Instellingen (tandwielicoontje) in het hoofdmenu > Koppelingen en klik je op de eAccounting app.
Bij het activeren zal eAccounting je vragen waar je toegang toe wilt geven, het is belangrijk dat je TimeChimp toegang geeft tot alle gegevens, anders zal de koppeling niet werken. TimeChimp zal natuurlijk alleen maar relevante data omtrent klanten en facturen importeren.
Integratie-instellingen
Wanneer je dit succesvol volbracht hebt word je doorgezet naar de instellingenpagina van eAccounting in TimeChimp (App Center).
Je kunt de koppeling op twee niveaus instellen: centraal als standaard of specifiek per onderdeel.
1. Standaardinstellingen
Te vinden via: Tandwiel → Koppelingen → eAccounting
Bankrekening koppelen
Koppel de juiste zakelijke bankrekening zodat financiële transacties direct correct worden verwerkt in eAccounting.
Standaard artikel instellen
Gebruik een standaard artikel voor facturatie. TimeChimp past dit automatisch toe op geregistreerde uren, uitgaven en ritten op verkoopfacturen.
Standaard grootboekrekeningen
Selecteer de juiste grootboekrekeningen voor:
Debiteuren (openstaande klantfacturen)
Crediteuren (te betalen kosten)
Deze instellingen zorgen ervoor dat boekstukken automatisch op de juiste rekeningen worden geboekt.
2. Specifieke instellingen
Wil je afwijken van de standaardinstellingen? Dan kun je dit per onderdeel instellen.
Artikel / code → Te gebruiken voor facturatie in eAccounting (koppelt factuurregels aan de juiste artikelen). Laat je dit veld leeg, dan wordt de standaard uit Tandwiel > Koppelingen > eAccounting gebruikt.
Grootboekrekening → Te gebruiken wanneer je factureert in TimeChimp en daarna een boekstuk aanmaakt in eAccounting. Laat je dit veld leeg, dan wordt de standaard uit Tandwiel > Koppelingen > eAccounting gebruikt.
Vul specifieke artikelcodes of grootboekrekeningen in bij:
Activiteiten
Tandwiel → Beheer → Activiteiten
Producten
Tandwiel → Beheer → Producten
Projecten op basis van een abonnement
Projecten → Bewerken
Btw-instellingen
Via Tandwiel → Btw tarieven kun je per btw-type eenvoudig de juiste eAccounting btw-code selecteren via de dropdown.
Klanten importeren
Wanneer je een koppeling hebt met eAccounting kan je bij Instellingen -> Importeren alle klanten importeren. Deze kan je daarna bekijken bij Beheer -> Klanten. De koppeling wordt gemaakt op het klantnummer veld in TimeChimp, deze moet overeenkomen met het klantnummer in eAccounting
Er is ook een mogelijkheid om bij instellingen elke nacht een automatische import te laten draaien voor het importeren van je klanten.
Je kunt er ook voor kiezen eerst je klanten in TimeChimp aan te maken. Bij het aanmaken van een factuur in eAccounting wordt dan automatisch de klant in eAccounting aangemaakt wanneer deze niet bestaat.
Factuur aanmaken
Let goed op:
Het factuurnummer mag uitsluitend uit cijfers bestaan. Verwijder daarom het ‘-’ teken uit de prefix via: Tandwiel → Instellingen → Facturen → Prefix.
eAccounting accepteert maximaal 2 decimalen. Als er in TimeChimp meer decimalen op de factuur staan, kunnen kleine afrondingsverschillen ontstaan bij het doorsturen.
De omschrijvingen van de factuurregels worden momenteel niet doorgestuurd naar eAccounting.
Je kunt eenvoudig een factuur aanmaken van alle uren, uitgaven en ritten. Ga hiervoor naar Overzichten -> Uren, selecteer de uren (of uitgaven/ritten) en kies voor Acties -> Factureren in eAccounting.
Ook kun je vanuit Financieel -> Ongefactureerd je klanten/projecten factureren in eAccounting.
Dit kan handig zijn met projecten die bijvoorbeeld een abonnement of vaste prijs als factuurmethode hebben.
Verkoopboeking aanmaken
Wil je de factuurmodule van TimeChimp gebruiken? Maak dan hier je factuur aan en maak, na het verzenden van de factuur naar de klant, een verkoopboeking aan in eAccounting.
Je kunt dit doen via 'Facturen' (selecteer de facturen) of vanuit de factuur zelf. Kies daarvoor Acties -> Verkoopboeking eAccounting aanmaken.
Let wel op dat de factuur verzonden moet zijn voordat deze knop zichtbaar is.
Zie je in je TimeChimp factuur een code staan zoals 9f2d716f-f1db-4c4c-8f48-206d7c920fea? Dat komt omdat we de id van dat artikel gebruiken vanuit eAccounting.
Foutmeldingen
ValidationException
Zorg dat de debiteurenrekening correct is ingesteld. Deze moet gekoppeld zijn aan een geldige debiteurenrekening, zoals bijvoorbeeld grootboekrekening 1200 (Debiteuren).
Als dit niet juist is ingericht, kan de volgende foutmelding optreden:
“2000 - ValidationException - At least one account number must be account receivable (1200) or account payable (1500)”.