Hoe je AFAS SB gemakkelijk koppelt aan TimeChimp en eenvoudig klanten importeert en facturen of verkoopboekingen aanmaakt.
Let op: de koppeling met AFAS SB is beschikbaar vanaf het Advanced pakket
Over AFAS SB
Met AFAS SB krijg je een helder overzicht van al je administraties en kun je profiteren van geautomatiseerde boekhoudtaken, wat tijd, kosten en moeite bespaart. Het standaardpakket omvat vijf administraties en twee gebruikers, hierdoor is dit een aantrekkelijke oplossing voor kleine en middelgrote bedrijven. Met de integratie tussen TimeChimp en AFAS SB kun je data zoals klanten, uren, facturen en verkoopboekingen synchroniseren tussen beide systemen. In dit artikel leggen we je uit hoe je de koppeling instelt en optimaal benut.
Koppeling activeren
Om de koppeling te activeren volg je deze stappen:
Ga in AFAS SB naar 'App Center' > TimeChimp > activeren
Vervolgens wordt je automatisch doorgestuurd naar TimeChimp
Accepteer hier vervolgens de koppeling.
Selecteer vervolgens een administratie die je wilt koppelen aan de TimeChimp omgeving.
Stel hier ook de grootboekrekening in.
Sla de wijzigingen op! Easy does it.
Artikelen
Je kunt in AFAS SB artikelen aanmaken, zodat de hieraan gelinkte factuurregels o.a. direct op de juiste omzetrekening terecht komen.
In TimeChimp kun je een standaard artikel kiezen bij de instellingen-pagina van AFAS SB. Alle boekingen vinden dan standaard plaats op deze code.
Daarnaast kun je ook aan een activiteit of een uitgave categorie een artikel koppelen (bij Beheer). Wanneer je nu uren registreert op deze activiteit en hier een factuur van maakt, zullen de factuurregels automatisch gekoppeld worden aan het juiste artikel.
Klanten importeren
Wanneer je een koppeling hebt met AFAS SB kun je bij Instellingen -> Importeren alle klanten uit AFAS SB importeren. Deze kun je daarna bekijken bij Relaties -> Klanten.
De koppeling wordt gemaakt op het klantnummer veld in TimeChimp, deze moet overeenkomen met het klantnummer in AFAS SB.
Er is ook een mogelijkheid om bij Instellingen > App Center > AFAS SB elke nacht een automatische import te laten draaien voor het importeren van je klanten.
Je kunt er ook voor kiezen eerst je klanten in TimeChimp aan te maken. Bij het aanmaken van een factuur in AFAS SB zal hij dan automatisch de klant in AFAS SB aanmaken wanneer deze niet bestaat.
Factuur aanmaken
Je kunt eenvoudig een factuur aanmaken van alle uren, uitgaven en ritten in AFAS SB. Ga hiervoor naar Overzichten -> Uren, selecteer de uren (of uitgaven/ritten) en kies voor Acties -> Factureren in AFAS SB.
ā
Ook kan je vanuit Financieel -> 'Ongefactureerd' je klanten of projecten via 'acties' factureren in AFAS SB. Dit kan handig zijn met projecten die bijvoorbeeld een abonnement of vaste prijs als factuurmethode hebben.
Verkoopboeking aanmaken
Wil je de factuurmodule van TimeChimp gebruiken? Maak dan hier je factuur aan en maak, na het verzenden van de factuur naar de klant, een verkoopboeking aan in AFAS SB.
Je kunt dit doen onder Financieel -> Facturen' (selecteer de facturen) of vanuit de factuur zelf. Kies dan Acties -> Verkoopboeking AFAS SB aanmaken.
ā