Hoe je Afas Profit makkelijk koppelt aan TimeChimp en eenvoudig klanten importeert en facturen / verkoopboekingen aanmaakt.
Inhoudsopgave
Over AFAS Profit
AFAS Profit is een bedrijfssoftwarepakket dat wordt gebruikt voor het automatiseren en integreren van verschillende bedrijfsprocessen, zoals financiën, HR, projectmanagement, CRM en logistiek. Het is een alles-in-één-oplossing die bedrijven helpt om efficiënter en effectiever te werken door het verminderen van handmatige taken en het verbeteren van de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen. AFAS Profit wordt voornamelijk gebruikt door middelgrote en grote organisaties in verschillende sectoren, waaronder de zakelijke dienstverlening, de zorg en de overheid.
Koppeling activeren
Om een koppeling te maken met AFAS ga je naar Instellingen (tandwielicoontje) in het hoofdmenu -> App Center en klik je op de AFAS app. Je kunt deze gratis activeren.
Let op: TimeChimp heeft op dit moment alleen een koppeling met AFAS Profit en niet met andere AFAS applicaties zoals AFAS SB.
Na het activeren kom je op de instellingen pagina. Stel daar je deelnemer-nummer en gebruikers-token in. (deze haal je uit AFAS) Druk op 'Opslaan', kies daarna de juiste administratie en klik dan nog een keer op 'Opslaan'.
Notitie: in AFAS kan je bij Beheer -> App connector een connector aanmaken voor een gebruikerstoken. Let hierbij op dat je in ieder geval toegang geeft tot de volgende connectoren:
ProfitDebtor (GET)
DDI_Profit_Administraties (GET)
KnSalesrelationOrg (UPDATE)
FbDirectInvoice (UPDATE)
FiEntries (UPDATE)
Verder kan je in AFAS in de app connector bij het tabblad Gebruikerstoken een nieuwe token aanmaken. Kopieer hier de volledige token (inclusief <token></token> en plak deze in de TimeChimp instellingen.
Artikelen
Je kunt in AFAS artikelen aanmaken, zodat de hieraan gelinkte factuurregels o.a. direct op de juiste omzetrekening terecht komen.
In TimeChimp kun je een standaard artikel kiezen bij de instellingen-pagina van AFAS. Alle boekingen vinden dan standaard plaats op deze code.
Daarnaast kun je ook aan een activiteit of een uitgave categorie een artikel koppelen (bij Beheer). Wanneer je nu uren registreert op deze activiteit en hier een factuur van maakt, zullen de factuurregels automatisch gekoppeld worden aan het juiste artikel.
Klanten importeren
Wanneer je een koppeling hebt met AFAS kun je bij Instellingen -> Importeren alle klanten uit AFAS importeren. Deze kun je daarna bekijken bij Relaties -> Klanten.
De koppeling wordt gemaakt op het klantnummer veld in TimeChimp, deze moet overeenkomen met het klantnummer in AFAS.
Er is ook een mogelijkheid om bij Instellingen > App Center > AFAS elke nacht een automatische import te laten draaien voor het importeren van je klanten.
Je kunt er ook voor kiezen eerst je klanten in TimeChimp aan te maken. Bij het aanmaken van een factuur in AFAS zal hij dan automatisch de klant in AFAS aanmaken wanneer deze niet bestaat.
Factuur aanmaken
Je kunt eenvoudig een factuur aanmaken van alle uren, uitgaven en ritten in AFAS. Ga hiervoor naar Overzichten -> Uren, selecteer de uren (of uitgaven/ritten) en kies voor Acties -> Factureren in AFAS.
Ook kan je vanuit Overzichten -> Ongefactureerd je klanten/projecten factureren in AFAS. Dit kan handig zijn met projecten die bijvoorbeeld een abonnement of vaste prijs als factuurmethode hebben.
Verkoopboeking aanmaken
Wil je de factuurmodule van TimeChimp gebruiken? Maak dan hier je factuur aan en maak, na het verzenden van de factuur naar de klant, een verkoopboeking aan in AFAS.
Je kunt dit doen onder Financieel -> Facturen' (selecteer de facturen) of vanuit de factuur zelf. Kies dan Acties -> Verkoopboeking AFAS aanmaken.
Let wel op dat de factuur verzonden moet zijn voordat deze knop zichtbaar is.