Hoe koppel je AFAS Profit aan TimeChimp

AFAS Profit is een bedrijfssoftware pakket dat wordt gebruikt voor het automatiseren en integreren van verschillende bedrijfsprocessen, zoals financiën, HR, projectmanagement, CRM en logistiek. Het is een alles-in-één-oplossing die bedrijven helpt om efficiënter en effectiever te werken door het verminderen van handmatige taken en het verbeteren van de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen. AFAS Profit wordt voornamelijk gebruikt door middelgrote en grote organisaties in verschillende sectoren, waaronder de zakelijke dienstverlening, de zorg en de overheid.

Om een koppeling te maken met AFAS ga je naar Instellingen (tandwielicoontje) in het hoofdmenu > Koppelingen en klik je op de AFAS app. Je kunt deze gratis activeren.

Na het activeren van de AFAS Profit koppeling kom je terecht op de instellingenpagina van de koppeling. Vul hier eerst je deelnemer-nummer in. Je deelnemer-nummer vind je rechtsboven in je AFAS Profit omgeving en begint altijd met een “O”. Het deelnemernummer bestaat uit 5 cijfers. De “O” hoef je niet mee te nemen in TimeChimp. Zie je bijvoorbeeld “O12345AA”, dan vul je alleen “12345” in.

Daarna maak je in AFAS Profit een gebruikerstoken aan. Dit token gebruik je om de koppeling tussen AFAS Profit en TimeChimp tot stand te brengen.

Als je toegang hebt gegeven tot de bovenstaande connectoren, klik je op ‘Voltooien’. Vervolgens wordt de gebruikerstoken op het scherm weergegeven. De token wordt eenmalig verstrekt, dus zorg ervoor dat je deze volledig kopieert inclusief <token></token> en plak deze daarna in de instellingen van TimeChimp.

De code hoort er ongeveer zo uit te zien:

Als je de gebruikerstoken hebt gekopieerd en geplakt in de instellingenpagina van de koppeling, klik je vervolgens op ‘Opslaan’. Selecteer daarna de juiste administratie en klik opnieuw op ‘Opslaan’ om de instellingen definitief op te slaan.

(ik zou beginnen met klanten automatisch importeren en dan handmatig)

Wanneer je een koppeling hebt met AFAS kun je bij Instellingen -> Import/export -> Importeren -> Importeren vanuit AFAS -> Acties -> Nieuwe toevoegen of nieuwe toevoegen en bestaande bijwerken. Deze kun je daarna bekijken bij Relaties -> Klanten.

Er is ook een mogelijkheid om via Instellingen > Koppelingen > AFAS de toggle ‘Automatisch importeren’ aan te zetten. Wanneer deze optie is ingeschakeld, wordt er iedere nacht automatisch een import uitgevoerd voor het importeren van klanten.

Je kunt er ook voor kiezen eerst je klanten in TimeChimp aan te maken. Bij het aanmaken van een factuur in AFAS zal hij dan automatisch de klant in AFAS aanmaken wanneer deze niet bestaat.

(ik zal de titel 'activiteiten' koppelen oid)

Daarnaast is het ook mogelijk om een artikel te koppelen aan een activiteit of uitgavencategorie. Hiervoor kun je eerst een werksoort aanmaken in AFAS.

De werksoorten in AFAS vind je via: Projecten > Werksoort. Hier kun je een nieuwe werksoort toevoegen of een bestaande werksoort gebruiken.

Nadat je de werksoort hebt aangemaakt, ga je in TimeChimp naar Instellingen > Activiteiten > + Nieuwe activiteit. Vul hier de naam van de activiteit in en voer bij de code de werksoortcode in die je in AFAS hebt aangemaakt.
​
(Dit screenshot is oud, tegenwoordig ziet dit scherm er anders uit. )

Wanneer je vervolgens uren registreert op deze activiteit en hier een factuur van maakt, worden de factuurregels automatisch gekoppeld aan het juiste artikel in AFAS.

(waarom staat dit er nog?)

Je kunt in AFAS artikelen aanmaken, zodat de hieraan gelinkte factuurregels o.a. direct op de juiste omzetrekening terecht komen.

In TimeChimp kun je een standaard artikel kiezen bij de instellingen-pagina van AFAS. Alle boekingen vinden dan standaard plaats op deze code. (zin kan beter)

Factuur aanmaken
(ik zou het korter houden, je kan je op verschillende methodes factureren naar afas, via X & X & X)

Je kunt eenvoudig een factuur aanmaken van alle uren, uitgaven en ritten in TimeChimp en deze factureren naar AFAS. Ga hiervoor naar Overzichten > Uren, selecteer de uren (of uitgaven/ritten) en kies vervolgens voor Acties > Factureren in AFAS.

Daarnaast kun je ook facturen aanmaken via Overzichten > Ongefactureerd. Vanuit hier kun je klanten of projecten factureren in AFAS. Dit is bijvoorbeeld handig voor projecten met een abonnement of een vaste prijs als factuurmethode.

Bij beide methodes worden de facturen doorgestuurd naar AFAS. Om de facturen in AFAS in te zien, ga je naar Financieel > Facturatiecockpit > Alle facturen. Hier kun je vervolgens filteren op bijvoorbeeld datum, verkooprelatie of andere gegevens om de factuur in te zien.

Wil je de factuurmodule van TimeChimp gebruiken? Maak dan eerst je factuur aan in TimeChimp. Nadat je de factuur naar de klant hebt verzonden, kun je een verkoopboeking aanmaken in AFAS. Dit kun je doen via Financieel > Facturen door de facturen te selecteren of direct vanuit de factuur zelf. Kies vervolgens voor Acties > Verkoopboeking AFAS aanmaken.

Nadat de verkoopboeking is aangemaakt, kun je deze terugvinden in AFAS via Financieel > Grootboek > Dagboek. Hier kun je filteren op bijvoorbeeld codedagboek, dagboek of soort. Open vervolgens het juiste dagboek. Je komt dan terecht in het verkoopboek van Ordermanagement. Klik hier op Mutaties om de aangemaakte verkoopboekingen in te zien.

Deze infographic geeft inzicht in de datastromen tussen AFAS Profit en TimeChimp.