Let op: je kunt gebruik maken van het Klantportaal door middel van een add-on in je pakket
Inhoudsopgave
Wat is een klantenportaal
Het klantenportaal binnen TimeChimp kan gebruikt worden om klanten inzicht te geven zonder dat ze een licentie of wachtwoord nodig hebben. Dit kan handig zijn wanneer een klant uren wilt inzien en/of goedkeuren, facturen of budgetten wilt inzien.
Aanmaken van het portaal
Stap 1: Klik op het tandwieltje
Stap 2: Ga naar klantenportalen
Stap 3: Klik hier op +Nieuw klantenportaal
Per klantenportaal kan je verschillende instellingen toepassen, hieronder lees je welke dat zijn.
Let op: het klantenportaal is toegankelijk via een unieke link. Iedereen met deze unieke link kan het portaal openen en alle gegevens in het portaal bekijken.
Maak je een project aan met hierin alle medewerkers en maak je vervolgens het klantenportaal aan, dan zullen alle medewerkers zichtbaar zijn in de 'medewerker' filter het klantenportaal. Ook wanneer je achteraf medewerkers uit het project verwijderd blijven de medewerkers zichtbaar in de filter.
Instellingen van het portaal
Onder het kopje 'Algemeen' selecteer je de klant van het klantenportaal en kan je de taal hiervan instellen.
Bij 'Instellingen' kan je aangeven welke gegevens jouw klant kan zien in het klantenportaal. Je kan bijvoorbeeld kiezen dat alleen geschreven uren weergeven worden zonder de omschrijving. Werk je met een budget? Dan kan je dit ook delen met de klant door 'Budget' op 'Ja' te zetten.
Let op: Het budgettype 'Totale kosten' wordt niet weergeven in het klantenportaal omdat dit om interne kosten gaat. Alle andere budgettypes worden wel weergeven.
Geef bij 'Projecten' aan welke projecten die onder deze klant hangen zichtbaar moeten zijn in het portaal.
Bij 'Toegang' kan je contacten toevoegen aan dit klantenportaal. Zij zullen een link ontvangen waarmee ze het klantenportaal kunnen bekijken. Iedereen met deze link kan het klantenportaal openen en de informatie hierin bekijken. Let dus goed op met wie je deze link deelt.
Heb je bij een klant verschillende contactpersonen op verschillende projecten en is het niet gewenst dat deze verschillende contacten alle projecten in kunnen zien? Maak dan meerdere klantenportalen aan.
Let op! Wil je dat de klant de uren goedkeurt? Zorg en dan voor dat de app 'Goedkeuren' geactiveerd is en dat de 'goedkeuren workflow' op intern → extern, extern → intern of extern staat.
Het extern aanbieden van uren kan alleen door een Beheerder gedaan worden.
Enkel wanneer je de bovenstaande handelingen hebt voltooid verschijnt de instelling 'goedkeuren' in de instellingen van het klantenportaal.