In dit artikel leggen we je uit wat je kunt doen in Relaties en leiden we je door het proces van het aanmaken van klanten en contactpersonen in TimeChimp. Het importeren van klanten vanuit je boekhoudprogramma komt ook aan bod en we schenken aandacht aan de gevolgen van het archiveren en verwijderen van een klant.

In het relatieoverzicht krijg je een overzicht van alle klanten die op dit moment in TimeChimp staan. Je kunt hier zoeken op klantnaam of klantnummer in de zoekbalk, gebruik maken van de filters voor actieve of gearchiveerde klanten. Daarnaast kun je rechts bij het tandwiel icoon de omzet per klant zichtbaar maken.

Linksboven zie je de exporteer knop. Hier kun je een Export maken van de klanten uit jouw TimeChimp omgeving.

Om een nieuwe klant toe te voegen, klik je op de knop + nieuwe klant in de rechterbovenhoek van het scherm Klanten of klik je op de + in de rechterbovenhoek en selecteer je: klant. Dit opent een formulier "Nieuwe klant" dat je kunt invullen met de nodige informatie.

Algemeen

Vul het formulier "Nieuwe klant" in door de naam, het adres, de contactgegevens en de referentienummers van jouw klant in te vullen. Zorg ervoor dat je correcte informatie verstrekt om een naadloze communicatie en facturering te garanderen. Je kunt ook de zoekmachine van KvK of KbO gebruiken om automatisch klantinformatie toe te voegen. Bovendien kun je Relatie labels toevoegen waarmee je gemakkelijker door jouw relaties kunt filteren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een label waarin je de facturatie methode bij de klant aangeeft.

Contactpersonen

Indien van toepassing voeg je contactpersonen toe aan jou relatie door op + Nieuw contact te klikken. Je vult de gegevens in en geeft aan of deze persoon ook de contactpersoon is voor de facturatie.

Financieel

In de volgende stap kun je klantspecifieke instellingen definiëren zoals het standaard uurtarief, BTW percentages & aanvullende financiële details. TimeChimp slaat deze instellingen op voor toekomstig gebruik, waardoor jouw workflow wordt gestroomlijnd. Je kunt hier ook aangeven of er bij deze klanten een standaard factuur lay-out gebruikt moet worden, deze kun je hier gelijk selecteren.

Als alle gegevens juist zijn ingevuld kun je de klant opslaan. Dit zal de nieuwe klant toevoegen aan jouw TimeChimp account en deze beschikbaar maken voor toekomstige projecten en facturatie.

Bestaande relaties bewerken

Als je wijzigingen moet aanbrengen in de informatie of instellingen van een bestaande klant, zoek je gewoon de klant op in het overzicht Klanten, klik je op de drie puntjes rechts > bewerken, en breng je de nodige wijzigingen aan. Vergeet niet op "Opslaan" te klikken om de informatie bij te werken.

Nog makkelijker is natuurlijk een integratie met jouw Boekhoudprogramma. Vanuit hier kun je je relaties allemaal met een knop importeren. Deze optie kun je vinden bij het tandwiel rechtsboven > import/export > kies voor de tegel van jouw boekhoudprogramma.

Kies je hier voor 'Nieuwe toevoegen' wordt er gekeken welke klanten er nog niet in TimeChimp staan en deze zullen toegevoegd worden.

Kies je hier voor 'Nieuwe toevoegen en bestaande bijwerken' zal er gekeken worden naar alle klanten die nieuw toegevoegd kunnen worden op basis van het klantnummer en worden gegevens bijgewerkt vanuit het boekhoudprogramma als deze verschillen in TimeChimp.

Let er hier op dat klanten gekoppeld worden op basis van het klantnummer. Als de klant in TimeChimp bestaat zonder klantnummer en in het boekhoudpakket mèt klantnummer, zal er een nieuwe klant aangemaakt worden. Als er geen gebruik gemaakt wordt van klantnummers wordt er gematcht op de klantnaam.

Als de werkzaamheden voor deze klant afgerond zijn en je hier geen uren meer voor hoeft te registreren kun je een klant archiveren. Hier vind je een overzicht welke gevolgen het archiveren van een klant heeft. Je kunt klanten niet in Bulk archiveren.

Zodra een klant gearchiveerd is kun je de klant vervolgens verwijderen. Als je de klant definitief uit de omgeving wilt verwijderen zijn er een aantal gegevens die daarmee óók verwijderd zullen worden. Lees onderstaand overzicht dus goed door voordat je deze wijziging doorvoert. Dit overzicht laat zien welke gevolgen het verwijderen van een klant heeft.