Met de projectmodule kun je projecten aanmaken waarop gekoppelde medewerkers uren, uitgaven en ritten kunnen registreren. Heb je het Advanced pakket of hoger? Dan kun je ook budgetten instellen en kosten aan de klant factureren.

Om een project aan te maken, moeten we eerst de projectmodule activeren, zie je de projecten module niet staan? Klik op het tandwiel icoon rechtsboven, en selecteer vervolgens het app center. Daar kun je de projectmodule inschakelen.

Na het activeren van de projecten module kan je deze openen. Eerst kom je op het projectenoverzicht waar je projecten kan filteren, exporteren, aanmaken, bewerken en archiveren.

Om een nieuw project aan te maken klik je rechtsboven op '+ Project. Vervolgens krijg je een pop-up en vraagt TimeChimp je om de naam van het project, voor welke klant het project is en of het project gefactureerd moet worden. Is dit het geval, dan kan je meteen de juiste factuurmethode toevoegen. In dit artikel kan je meer lezen over de verschillende factuurmethodes in TimeChimp.

Deze instellingen kan je na het aanmaken van een project alsnog aanpassen door het project te openen en te bewerken.

Elk project heeft zijn eigen instellingen, hieronder leggen we uit welke dat zijn en wat het effect van de instellingen is.

Algemeen

Bij 'Algemeen' voer je de algemene gegevens van je project in, zoals de naam van het project, voor welke klant het project is en bijvoorbeeld een projectcode. Ook kan je een begin- en/of einddatum toevoegen zodat er pas geregistreerd kan worden vanaf de begindatum tot de einddatum.

Verder kan je vanuit dit scherm een factuurmethode toevoegen of bewerken. Gebruik hiervoor de knop 'Factuurmethode bewerken' rechts bovenin.

Activiteiten

Je kan per project instellen welke activiteiten beschikbaar zijn voor medewerkers wanneer zij uren registreren. Geef in dit tabblad aan welke activiteiten beschikbaar moeten zijn. Heb je gekozen voor de facturatiemethode 'activiteit uurtarief', dan kan je in dit tabblad ook aangeven wat de uurtarief is van de verschillende activiteiten. Hebben de activiteiten al een tarief in de algemene instellingen, dan wordt dit tarief automatisch overgenomen.

Medewerkers

Net als dat je per project kan aangeven welke activiteiten beschikbaar zijn, kan je ook medewerkers koppelen per project. Zo zorg je ervoor dat alleen medewerkers die aan een project werken die project zien tijdens het registreren van uren. Factureer je op basis van een medewerker uurtarief, dan kan je in dit tabblad het uurtarief van de verschillende medewerkers invullen. Zijn er contracten gekoppeld aan de medewerkers, dan worden het tarief uit het contract overgenomen.

Heb je het Advanced pakket of hoger en werk je met teams? Dan kun je teams aanmaken en het hele team in één keer aan het project toevoegen.

Budget

Wil je een budget bijhouden, dan kan je in het projecten dashboard een budget instellen.

Kies de budgetmethode die je wilt gebruiken en of je een herinnering te ontvangen als je een bepaald percentage van het budget verbruikt is, schuif dan de knop ‘Notificatie’ aan en vul een percentage in wanneer je een notificatie wenst te ontvangen. Meer informatie over project budget methode vind je hier.

Milestones

Milestones zijn belangrijke datums of gebeurtenissen die je kunt vastleggen om de voortgang van een project te markeren. Een milestone kun je gebruiken om een cruciale mijlpaal of leveringsdatum vast te leggen. Deze mijlpaal krijgt een naam die je eenvoudig terugvindt in het projectendashboard en in de export van je projecten. Naast de naam kun je ook een leveringsdatum, omschrijving en een bijbehorende activiteit koppelen.

Je kunt vervolgens aangeven of de milestone is afgerond of niet. Zolang een milestone niet is afgerond, blijft deze gemarkeerd met een rood bolletje. Zodra de milestone voltooid is, verandert het bolletje in groen. Op deze manier zie je in één oogopslag de status van belangrijke mijlpalen in je project.

Projecten archiveren of verwijderen

Als je een project archiveert, is het niet meer mogelijk om uren aan dit project toe te voegen of te bewerken. Medewerkers kunnen geen uren meer registreren op gearchiveerde projecten maar als beheerder heb jij nog wel inzichten in deze projecten.

Filter op 'Gearchiveerd' in plaats van 'Actief' en vind hier alle gearchiveerde projecten. Hier kun je projecten ook verwijderen door te klikken op de knop 'Acties' en vervolgens 'Verwijder'.