In dit artikel lees je hoe je eenvoudig een offerte kunt omzetten in een project om dubbel werk te voorkomen.
Let op: de Offerte module is beschikbaar vanaf het Advanced pakket
Wanneer je klant een offerte heeft goedgekeurd, wil je zo snel mogelijk beginnen met het registreren van uren. Je kunt de goedgekeurde offerte in TimeChimp eenvoudig omzetten naar een project, zodat je direct aan de slag kunt.
Het is ook mogelijk om een project aan te maken van een offerte die nog niet is verstuurd is en nog geen offertenummer heeft.
Stappenplan: Van offerte naar project
Navigeer in het menu naar Financieel > Offertes.
Zoek en klik de offerte aan die je wilt omzetten.
Klik rechtsboven op de knop Acties.
Kies in het dropdown-menu de optie Project aanmaken.
Nadat je op 'Project aanmaken' hebt geklikt, word je automatisch doorgestuurd naar de projectinstellingen van het nieuw aangemaakte project. Het is belangrijk om deze instellingen direct te controleren en aan te vullen.
Pas de projectnaam aan (aanbevolen) De naam van het project wordt automatisch ingesteld als het offertenummer. Pas dit direct aan naar een duidelijke projectnaam die herkenbaar is voor jou en je medewerkers.
Controleer de instellingen In de projectinstellingen kun je de rest van het project direct correct inrichten:
Factuurmethode: Controleer de factuurmethode en bewerk deze indien nodig.
Medewerkers toevoegen: Voeg de medewerkers toe die uren mogen schrijven op dit project.
Activiteiten toevoegen: Koppel de specifieke activiteiten waarop de uren geschreven mogen worden.
Zodra je deze stappen hebt doorlopen, is het project klaar voor gebruik en kunnen medewerkers beginnen met het schrijven van uren.
Bij het aanmaken van de offerte heb je de factuurmethode al aangegeven en misschien ook al regels toegevoegd (zoals een X aantal uur per medewerker). Deze gegevens worden automatisch overgenomen. De factuurmethode staat direct goed, en de offerteregels vind je terug als budget in je nieuwe project.