Volg de stappen van dit artikel om gemakkelijk klanten, projecten, uren en/of medewerkers te importeren! Fluitje van een cent.
Inhoudsopgave
Import optie vinden
Het is zeer eenvoudig om klanten, projecten, uren en/of medewerkers te importeren. Volg gewoon de onderstaande stappen en je bent er in een mum van tijd doorheen. Waar is de importfunctie te vinden? Je kunt importeren vinden in de algemene instellingen (bereikbaar via het tandwiel-icoontje naast je gebruikersnaam) in het hoofdmenu. Klik daarna onderaan de linker zijbalk op het item 'Importeren'. Hieronder lees je in 5 stappen hoe je gemakkelijk al jouw data kunt importeren!
Het stappen plan
Stap 1 Creëer in Excel een lijst voor de gewenste import, bijvoorbeeld klanten. Je mag kolomnamen gebruiken, maar dit is niet verplicht. Het toevoegen van kolomnamen vergemakkelijkt het verwerken van je bestand. Als je klaar bent, kies je voor 'Opslaan als' (of 'Save as') en vervolgens voor 'Comma Separated Values (.csv)'.
Let op: In TimeChimp geldt een limiet van 250 regels. Heb je meer dan 250 regels? Maak dan meerdere bestanden met elk maximaal 250 regels. Na stap 5 vind je enkele voorbeeld importbestanden, zodat je een duidelijk beeld krijgt van hoe het gemaakt moet worden.
Stap 2 Upload dit bestand in de CSV-importeerwizard. Kies daarna wat je wilt importeren en klik op 'Start upload'.
Stap 3 Koppel de gewenste kolommen uit je bestand aan de velden die je wilt invullen.
Als je een datumkolom kiest, geef dan het formaat van de datum op.
Uren mogen niet meer dan 24 uur zijn en moeten in het volgende formaat: 88.58, 58:30.
Stap 4 Nadat je alle kolommen hebt gekozen, druk je op 'Start importeren'. Je CSV-bestand wordt geïmporteerd.
Stap 5 Je ontvangt feedback over de status van je import. Als de import is geslaagd, krijg je een succesmelding. Als je bestand niet is geïmporteerd, ontvang je een bericht waarom het niet gelukt is. Je kunt dan teruggaan naar het vorige scherm om een ander bestand te uploaden of andere kolommen te kiezen.
Let op: zorg dat er geen lege regels in je CSV-bestand staan. Kom je er niet uit? Neem dan contact op met de support via de chat rechtsonder in.
Voorbeelden Import bestanden
Deze voorbeeld bestanden kan je gebruiker voor de import. Let op: nadat je jouw gegevens hebt ingevuld, sla het bestand op als CSV bestand.
Matching
Tijdens het importeren worden je gegevens uit je bestand (zoals klanten en/of projecten) gekoppeld aan specifieke velden.
Belangrijk: Bij het importeren worden gegevens 'gematcht', het verschilt per wat je importeert wat dit is. Bestaat dit veld al? Dan worden de gegevens zoals klanten of projecten bijgewerkt met de nieuwe informatie. Als deze velden nog niet bestaan in je huidige omgeving, worden deze klanten of projecten nieuw aangemaakt.
Bij het matchen wordt geen rekening gehouden met hoofdletters.
Klanten: Klanten worden gekoppeld op basis van klantnummer. Als je een bestand importeert met bestaande klanten zonder klantnummer, worden er nieuwe klanten aangemaakt.
Projecten: Projecten worden eerst gekoppeld op projectcode. Als er geen projectcode beschikbaar is (bij bestaande projecten en projecten uit de import), wordt het project gekoppeld op naam. Als er geen match is, wordt er een nieuw project aangemaakt.
Uren: Bij het importeren van uren wordt de registratie gekoppeld aan klant, project, activiteit en/of medewerker. Bij een import van uren moet er altijd een klant, medewerker en activiteit aanwezig zijn. Bestaan de klant/activiteit of medewerker nog niet? Maak deze dan eerst aan.
Let op: bij het importeren van uren kijkt TimeChimp ook naar welke velden verplicht zijn bij een normale registratie. Zorg dus dat je of de instellingen aanpast naar je document, of dat het document bij alle verplichte velden een waarde heeft.
Medewerkers: Medewerkers worden gekoppeld op basis van e-mailadres. Als er een bestaand e-mailadres wordt geïmporteerd, zal de import falen. Als het e-mailadres nog niet bestaat, wordt er een nieuwe medewerker aangemaakt.
Goed om te weten
Er zijn ook een paar handigheidjes die goed zijn om te weten als je data gaat importeren. Hieronder vind je een opsomming van deze handigheidjes:
Wanneer je projecten gaat importeren, worden alle actieve medewerkers en activiteiten toegevoegd.
Moeten alle projecten alle medewerkers bevatten? Dan kan het handig zijn om eerst de medewerkers te importeren. Is dit niet het geval en moet niet elke medewerker in de projecten die je wilt importeren, dan kan is het beter om eerst de projecten te importeren en hierna pas de medewerkers.
Wil je meerdere labels toevoegen aan bijvoorbeeld een medewerker of klant? Voeg dan een komma tussen de verschillende labels toe.
Als je medewerkers importeert zullen deze geen uitnodiging ontvangen om hun account te activeren. Dit moet handmatig door de medewerker(s) te selecteren > acties > verstuur uitnodiging.
Krijg je een foutmelding dat er "ongeldige tekens in je bestand gedetecteerd" zijn? Zorg dat dat je de aangegeven regel in het bestand aanpast en zo veel mogelijk speciale tekens zoals: " = + - _ en speciale characters zoals ®.