Verschillende Planning-weergaves
Bovenaan de planning switch je tussen twee perspectieven via de tabbladen:
Medewerkersweergave (Resource/Capaciteit):
Hier zie je de bezetting van je teamleden en wie er nog ruimte heeft voor nieuwe opdrachten.
Projectenweergave (Project- & Milestone-overzicht):
Hier zie je welke medewerkers op een project staan ingezet en bewaak je de voortgang en deadlines.
Om het overzicht rustig te houden, worden rijen zonder geplande uren standaard ingeklapt.
Gebruik de pijl-iconen naast een naam of project om de details te bekijken.
Planning maken en bewerken
Er zijn drie manieren om een planning (toewijzing) aan te maken:
Slepen (Drag to Create): Klik in een leeg gebied op de tijdlijn en sleep over de gewenste periode. Laat los om het formulier te openen met de datums al ingevuld.
Add-knop: Gebruik de knop '+ Voeg een project toe' rechtsboven om een nieuw item aan te maken voor een specifieke medewerker of voeg alleen een project toe.
Activiteit-regel: Klik op de '+' naast je medewerkers naam om een activiteit-specifieke regel toe te voegen.
Flexibel plannen & Aanpassen
Meerdere activiteiten: Je kunt meerdere activiteiten op één dag plannen voor dezelfde medewerker (bijv. 4u consultancy en 4u administratie). Deze worden onder elkaar getoond.
Formaat wijzigen: Houd je muis boven de linker- of rechterkant van een planningsblok en sleep om de duur te verlengen of te verkorten.
Verplaatsen: Klik en sleep een blok horizontaal om het naar andere datums te verplaatsen.
Bewerken: Klik op een blok om het zijmenu te openen en uren, activiteiten of opmerkingen te wijzigen.
Hover: zweef met je muis over de blokken om snel te zien wat er is gepland
Slimme reeksen en herhalingen
Moet een taak wekelijks terugkomen?
Instellen: Vink 'Wekelijks herhalen' aan in het formulier (tot maximaal 51 weken).
Herkenbaarheid: Herhalende items zijn direct herkenbaar aan het
herhaal-icoon 🔁
Slim wijzigen : Je kunt één item uit een reeks verwijderen of wijzigen zonder de rest van de reeks te beïnvloeden.
Budgeturen
De grijze getallen vertegenwoordigen de resterende budgeturen.
In de zijbalk betekent dit:
Zwarte tekst = Totaal aantal ingeplande uren voor het project.
Grijze tekst = Resterend projectbudget
Voor elke medewerker geldt:
Zwarte tekst = De uren die zij zijn ingepland op dit project.
Grijze tekst = Hun individuele resterende budget voor dit project.
Capaciteit-indicatoren
In de medewerkersweergave zie je indicators die de werkdruk aangeven:
🟢 Volledig gepland: De medewerker zit precies aan zijn/haar uren.
🟠 Onderbezet: Er is nog ruimte beschikbaar voor extra werk.
🔴 Overbezet: De medewerker is voor meer uren ingepland dan beschikbaar.
⚫ Niet beschikbaar: De medewerker is afwezig
Navigatie en Filters
Zoeken: Gebruik de zoekbalk in de zijlijn om direct specifieke projecten of medewerkers te vinden.
Periode kiezen: Navigeer door de tijd met de week-kiezer of de pijltjes.
Gericht filteren: Filter op teams, labels, specifieke klanten of medewerkers om je focus te bepalen.
Weergave-opties: Klik op 'Weergave-opties' om de zichtbaarheid van feestdagen, verlof, lege projecten of het totaal aantal geplande uren aan of uit te zetten.
Ophalen planning door medewerker
Niet geheel onbelangrijk: hoe zit de medewerker dan de planning? Dat kan op verschillende manieren:
Mobiele app: De medewerker ziet de suggestie op de betreffende dag staan.
Webapplicatie: De medewerker kan de planning bekijken via Mijn profiel, dashboard en vervolgens Mijn planning.
Webapplicatie: In een lege week kan de medewerker de planning ophalen. De registraties worden dan vooraf ingevuld. Ook wanneer er suggesties zijn, is het mogelijk om de planning op te halen.
Als alternatief kun je de medewerker een unieke rol geven met rechten om de planning in de webapplicatie te bekijken. De medewerker ziet dan alleen de projecten waarop de medewerker is ingepland. Het aanmaken van een unieke rol kan in de Rollen-module, deze is ook beschikbaar in het Professional abonnement. In deze documentatie lees je hoe je dit instelt.
Beheer en Tips
Milestones: Klik op de tijdlijn-header om project-milestones toe te voegen (deadlines of oplevermomenten), deze zijn ook zichtbaar in je projectendashboard.
Projecten/Medewerkers beheren: Klik op het potlood-icoon bij een project om details zoals kleur of labels te wijzigen. Bij medewerkers kun je hier de beschikbaarheid aanpassen.
Export: Gebruik de 'Export'-knop om de gehele planning naar Excel te downloaden.
⚠️ Belangrijke melding: Terugschakelen
Gebruik je de nieuwe functie voor meerdere activiteiten per dag? Als je terugschakelt naar de oude versie van de planning, kunnen deze activiteiten over elkaar heen vallen, omdat de oude versie deze weergave niet ondersteunt.