Maak een factuur met TimeChimp | TimeChimp Kennisbank

In dit artikel zullen we uitleggen hoe je een factuur kunt maken op verschillende manieren. Bekijk de verschillende opties of kies gewoon de methode die bij jou past.

Let op: de Facturatie module is beschikbaar vanaf het Advanced pakket

Inhoudsopgave

Factuur creëren vanuit Overzichten
Factuur creëren vanuit Financieel > Facturen
Factuur creëren vanuit Ongefactureerd
Factuur creëren vanuit Project
Finaliseren van de factuur

Factuur creëren vanuit Overzichten

In Overzichten heb je een totaal overzicht van alle geschreven uren, uitgaven en ritten. Hier selecteer je zelf eenvoudig welke regels jij op jouw factuur wilt.

Selecteer de gewenste regels uit je uren, uitgaven en/of ritten tabblad. TimeChimp onthoudt je selectie als je tussen de verschillende registratiesoorten wisselt!
Klik rechts bovenin op acties > factureren.
Hier opent zich een pop up venster, hier:
1. zie je welke klant(en) je hebt geselecteerd;
2. kies je de gewenste omschrijvingswijze
3. bepaal je over er een specificatie direct moet worden aangemaakt.
Klik vervolgens op aanmaken. Er ontstaat een conceptfactuur.
Klik hier om vervolgens te leren hoe je de factuur naar jouw klant verzend!

Factuur creëren vanuit Financieel > Facturen

In Facturen heb je de mogelijkheid om een factuur aan te maken op de door jou gewenste voorkeursmethode.

Klik rechtsboven op + Nieuwe factuur.
Hier opent zich een pop up venster, hier:
1. kies je de klant;
2. selecteer je de gewenste factuurmethode:
  1. op basis van nacalculatie van uren en/of uitgaven en/of ritten
  2. op basis van vaste prijs: project of activiteit (let op: dit moet ingesteld zijn op projectniveau);
  3. op basis van een terugkerend termijnbedrag / abonnement (let op: dit moet ingesteld zijn op projectniveau);
  4. een vrije factuur: deze is niet gekoppeld aan registraties of andere zaken.
Klik op volgende stap
Selecteer het gewenste project waarvoor je de factuur aanmaakt. Kies je geen project? Dan is de factuur niet gekoppeld aan een project. (let op: kies je een vrije factuur, dan kom je direct uit bij de conceptfactuur. Klik hier om verder te gaan naar de conceptfactuur).
Kies je de gewenste omschrijvingswijze.
Bepaal je over er een specificatie direct moet worden aangemaakt.
Geef de gewenste periode in waarover je wilt factureren.
Klik vervolgens op aanmaken. Er ontstaat een conceptfactuur.
Klik hier om vervolgens te leren hoe je de factuur naar jouw klant verzend.

Factuur creëren vanuit Ongefactureerd

Naast factureren vanuit Facturen is er ook de mogelijkheid te factureren vanuit Ongefactureerd. Hier zie je alle regels staan die te factureren zijn in de gekozen periode. Dit betreft dus niet alleen uren, maar ook termijnen of abonnementen. Hier heb je dus alles overzichtelijk op één plek.

Ga naar ongefactureerd
Kies de gewenste periode (rechtsboven aan);
Kies de gewenste registraties, termijnen of abonnementen die je wilt factureren.
Klik rechts bovenaan op acties en kies factureren.
Er ontstaat een conceptfactuur.
Klik hier om vervolgens te leren hoe je de factuur naar jouw klant verzend.

Factuur creëren vanuit Projecten

Naast Overzichten en Financieel maak je ook eenvoudig een factuur aan vanuit jouw projectendashboard.

Ga naar projecten;
Kies het project dat je wilt factureren;
Klik rechts op nieuw in de balk van facturen en kies factuur
Selecteer in het nieuwe pop up scherm:
1. je de gewenste factuurmethode:
  1. op basis van nacalculatie van uren en/of uitgaven en/of ritten
  2. op basis van vaste prijs: project of activiteit (let op: dit moet ingesteld zijn op projectniveau);
  3. op basis van een terugkerend termijnbedrag / abonnement (let op: dit moet ingesteld zijn op projectniveau);
  4. een vrije factuur: deze is niet gekoppeld aan registraties of andere zaken.
2. Kies je de gewenste omschrijvingswijze.
3. Geef de gewenste periode in waarover je wilt factureren.
4. Geef aan of het alleen specifieke activiteiten betreft
Klik op aanmaken en er ontstaat een conceptfactuur.
Klik hier om vervolgens te leren hoe je de factuur naar jouw klant verzend.

Finaliseren van de factuur

Tijd om het definitief te maken! De factuur is nu nog een concept factuur. Het grote voordeel hiervan is dat je nog aanpassingen kan aanbrengen op de factuur. Je voegt hier eenvoudig een korting toe, wijzigt de aantallen of kiest een andere factuurlay-out.

Klik vervolgens om rechts bovenin op verzenden om de factuur te verzenden naar de klant. Hier opent zicht wederom een pop up venster;

Kies de gewenste factuursoort:
1. Standaard
2. Herinnering
3. Aanmaning
Kies de verzendmethode
1. Verzenden per e-mail: Je verstuurt de factuur vanuit TimeChimp
2. Handmatig verzenden: Je ontvangt een pdf factuur in jouw e-mail.
Selecteer de gewenste opties
1. Voeg PDF versie van de factuur toe.
2. Voeg één PDF toe met factuur en bijlagen - voeg losse pdf's en de pdf factuur samen.
3. Voeg UBL factuur toe (XML).
4. Voeg web factuur toe.
5. Voeg bijlagen toe - De bijlagen worden anders niet automatisch mee verzonden
6. Email tracking - Je hebt hierdoor rechts een verzendgeschiedenis. Je weet precies of jouw klant de factuur heeft ontvangen.
7. Stuur mij een kopie - Ontvang een kopie van de factuur in jouw email
Klik op volgende stap. In het volgende venster
1. Staat het aan-veld vooraf ingevuld mits je een facturatie contactpersoon hebt aangemaakt onder relaties. Lees hier hoe.
2. Geef een bcc in
3. Geef een gewenste begeleidende tekst mee.
4. Klik op versturen.
Je factuur heeft nu een factuurnummer!