Met de Billit-integratie in TimeChimp synchroniseer je eenvoudig klanten, registraties en facturen tussen beide systemen. Daarnaast kun je via Billit facturen verzenden via het PEPPOL-netwerk, een standaard voor elektronische facturatie binnen Europa. In dit artikel lees je hoe je de koppeling opzet en gebruikt.
De koppeling activeren
Om te starten heb je een actief Billit-account nodig. Volg daarna deze stappen om de integratie in TimeChimp te activeren:
Ga in TimeChimp naar de integratiepagina van Billit.
Klik op de knop ‘Activeer Billit’
Je wordt doorgestuurd naar Billit om in te loggen en TimeChimp toegang te geven.
Na succesvolle koppeling keer je terug naar TimeChimp en stel je de integratie in.
Je kunt hier de volgende voorkeuren instellen:
De administratie waarmee je wilt koppelen.
Of je de betalingsstatus van facturen automatisch wilt synchroniseren.
Of je klanten elke nacht automatisch wilt laten synchroniseren.
Na het opslaan van deze instellingen is je koppeling actief.
Klanten importeren
Heb je klanten in Billit die je ook in TimeChimp wilt gebruiken? Dat kan via het importproces:
Ga in TimeChimp naar het tandwiel rechtsboven > Import/Export. Kies hier voor importeren.
Selecteer de tegel Billit als bron en kies of je:
alleen nieuwe klanten wilt toevoegen, of ook bestaande klanten wilt bijwerken.
Klik op ‘Start importeren’ om het proces te starten.
Klanten worden gekoppeld via klantnummer of naam (niet hoofdletter gevoelig).
Je klanten worden nu direct overgenomen in TimeChimp.
Factureren in Billit
Als je uren, uitgaven of ritten hebt geregistreerd in TimeChimp, kun je deze op drie manieren exporteren naar Billit om te factureren:
Ga naar Overzichten en selecteer de items die je wilt factureren. Kies bij acties voor 'factureren in Billit'.
Ga naar Projecten en kies hier voor '+ nieuwe factuur' in het project dashboard en kies voor 'factureren in Billit'.
Ga naar Ongefactureerd, klik op 'Acties' en kies voor 'factureren in Billit'.
Als er een factuurkenmerk aan de factuur is toegevoegd, wordt deze automatisch meegenomen naar Billit.
Zodra de factuur is aangemaakt:
Wordt deze zichtbaar in je Billit-account, inclusief orderlijnen.
Komt er een kopie beschikbaar in TimeChimp, onder Financieel > Facturen.
Bijlagen van uitgaven worden ook doorgestuurd naar Billit op het moment dat deze gefactureerd worden.
Bestaande facturen in TimeChimp doorzetten naar Billit
Op het moment dat je een factuur in TimeChimp hebt aangemaakt, kun je deze regel(s) selecteren en via bulk acties "Verwerken in Billit" waardoor een soortgelijke factuur in Billit word aangemaakt. Deze kun je vervolgens in Billit via het PEPPOL netwerk versturen.
Betalingsstatus synchroniseren
De status van facturen in TimeChimp kan automatisch worden bijgewerkt op basis van de status in Billit.
Deze instelling kun je wijzigen in de koppeling instellingen via het tandwiel rechtsboven > koppelingen.
Met synchronisatie ingeschakeld: Zodra de factuur verstuurd wordt komt deze met status 'open' in je facturatieoverzicht te staan in TimeChimp. Zodra een factuur in Billit is betaald, wordt deze ook als betaald gemarkeerd in TimeChimp.
Zonder synchronisatie: Wordt de factuur in TimeChimp automatisch op betaald gezet, ongeacht de status in Billit.
Facturen versturen via het PEPPOL-netwerk
Billit biedt de mogelijkheid om facturen elektronisch te verzenden via het PEPPOL-netwerk, bijvoorbeeld naar overheden.
Nadat je een factuur vanuit TimeChimp hebt doorgestuurd naar Billit, kun je deze via PEPPOL verzenden, mits je klant over een geldig PEPPOL-ID beschikt. De verzending en aflevering verloopt volledig via Billit, maar de factuur blijft zichtbaar in TimeChimp als kopie.
Productcodes toevoegen aan activiteiten
In Billit kun je producten aanmaken met een unieke referentiecode. Deze code kun je in TimeChimp koppelen aan een activiteit.
Hulp nodig?
Heb je vragen over de koppeling met Billit of werkt iets niet zoals verwacht? Neem dan contact op met ons supportteam via support@timechimp.com.