Hoe je WeFact makkelijk koppelt aan TimeChimp en eenvoudig klanten importeert en facturen / verkoopboekingen aanmaakt.
Let op: de koppeling met WeFact is beschikbaar vanaf het Advanced pakket
Inhoudsopgave
Over WeFact
WeFact is een facturerings- en boekhoudsoftwarepakket dat bedrijven helpt bij het eenvoudig en efficiënt genereren van facturen, het beheren van klantgegevens en het bijhouden van financiële transacties. Het is ontworpen om het facturatieproces te stroomlijnen en de administratieve taken te vereenvoudigen.
WeFact biedt functionaliteiten zoals het opstellen en verzenden van professionele facturen, het beheren van debiteuren en crediteuren, het genereren van rapporten en het bijhouden van betalingen. Het is een veelzijdige oplossing die geschikt is voor zowel kleine ondernemingen als zelfstandige professionals.
Koppeling Activeren
Om een koppeling te maken met WeFact ga je naar Instellingen > Integraties en klik je op de WeFact App. Je kunt deze gratis activeren.
Bij het activeren word je doorgezet naar de instellingenpagina van WeFact in TimeChimp (Instellingen -> WeFact).
volg hier de volgende stappen:
Geef aan van welk abonnement je gebruik maakt: WeFact of HostFact
Ga naar WeFact -> Instellingen -> Api en activeer deze
Zet de volgende IP-adressen op je whitelist van WeFact:
91.233.83.169,
191.233.83.200,
191.233.80.134,
191.233.83.148
51.144.104.113
51.144.105.160
51.144.48.20
51.144.48.132
51.144.48.172
51.144.48.201
51.144.48.248
51.144.54.19
51.144.96.119
191.233.82.44
13.69.68.85
20.16.94.190
Deze werkwijze is omslachtig en hier wordt aan gewerkt door WeFact. In de toekomst wordt dit verbeterd
Kopieer de API key uit WeFact en plak deze in TimeChimp
Let op: bij HostFact moet je de url invullen waar je HostFact op draait. Dit moet de volledige url zijn alleen zonder /apiv2/api/php. Dus niet https://mijn.bedrijf.com/pro/apiv2/api.php, maar https://mijn.bedrijf.com/pro.
Producten
Je kunt in WeFact producten aanmaken, zodat de hieraan gelinkte factuurregels direct aan het juiste BTW-percentage en categorie (o.a. voor juiste grootboekrekening) worden gekoppeld.
In TimeChimp kun je een standaard product kiezen bij de instellingenpagina van WeFact. (zie bovenstaand screenshot) Daarnaast kun je ook aan een activiteit of een uitgave categorie een product koppelen (bij het bewerken van deze activiteit/categorie).
Wanneer je nu uren registreert op deze activiteit en hier een factuur van maakt zullen deze automatisch de juiste categorie en BTW-percentage hebben.
Klanten importeren
Wanneer je een koppeling hebt met WeFact kun je bij Instellingen -> Importeren alle klanten uit WeFact importeren. Deze kun je daarna terugvinden onder Beheer -> Klanten.
De koppeling wordt gemaakt op het klantnummer veld in TimeChimp, deze moet overeenkomen met het debiteurnummer in WeFact.
Je kunt er ook voor kiezen eerst je klanten in TimeChimp aan te maken. Bij het aanmaken van een factuur in WeFact zal hij dan automatisch de klant in WeFact aanmaken wanneer deze niet bestaat.
Factuur aanmaken
Je kunt eenvoudig een factuur aanmaken van alle uren, uitgaven en ritten in WeFact. Ga hiervoor naar Overzichten -> Uren, selecteer de uren (of uitgaven/ritten) en kies voor Acties -> Factureren in WeFact.
Ook kan je vanuit Overzichten -> Ongefactuurd je klanten/projecten factureren in WeFact. Dit kan handig zijn met projecten die bijvoorbeeld een abonnement of vaste prijs als factuurmethode hebben.
Let op: gebruik je de optie om te factureren in WeFact en dus de factuur via WeFact naar je klant te verzenden, dan zal er ook een factuur in TimeChimp aangemaakt worden. Deze factuur krijgt een factuurnummer en krijgt de status 'Betaald'.