Hoe je Exact online makkelijk koppelt aan TimeChimp en eenvoudig klanten importeert en facturen / verkoopboekingen aanmaakt.
Let op: de koppeling met Exact Online is beschikbaar vanaf het Advanced pakket
Inhoudsopgave
Over Exact online
Exact Online is een alles-in-één online bedrijfssoftwareplatform dat bedrijven helpt bij het beheren van financiën, voorraad, projecten en meer. Het biedt efficiënte tools voor facturering, boekhouding, voorraadbeheer en verkoop. Met real-time inzicht en integratiemogelijkheden maakt Exact Online het beheer van bedrijfsactiviteiten eenvoudig en effectief.
Koppeling activeren
Om een koppeling te maken met Exact Online ga je naar Instellingen (tandwielicoontje) in het hoofdmenu -> Integraties en klik je op de Exact app. Je kunt deze gratis activeren.
Bij het activeren word je doorgezet naar Exact om je inloggegevens in te vullen en TimeChimp toegang te verlenen.
Wanneer je dit succesvol volbracht hebt word je doorgezet naar de instellingen pagina van Exact in TimeChimp (Instellingen -> Exact). Vul hier alle instellingen zo compleet mogelijk in.
Artikelen
Je kunt in Exact artikelen aanmaken, zodat de hieraan gelinkte factuurregels o.a. direct op de juiste omzetrekening terecht komen. In TimeChimp kun je een standaard artikel kiezen bij de instellingen-pagina van Exact.
Let op! Alleen artikelen die in Exact op deelbaar zijn gezet worden hier getoond.
Daarnaast kun je ook aan een activiteit of een uitgave categorie een artikel koppelen (bij Beheer). Wanneer je nu uren registreert op deze activiteit en hier een factuur van maakt, zullen de factuurregels automatisch gekoppeld worden aan het juiste artikel.
Je kunt bij Instellingen -> Exact een standaard artikel uit Exact Online instellen. Ook kan dit per activiteit en/of uitgave categorie. Bij het aanmaken van een factuur en verkoopboeking worden hier de regels aangekoppeld. Op het artikel (welke moet ingesteld zijn in Exact op deelbaar) kan je vervolgens weer de grootboekrekening en btw percentage koppelen.
Klanten importeren
Wanneer je een koppeling hebt met Exact Online kun je bij Instellingen -> Importeren alle klanten uit Exact importeren. Deze kun je daarna bekijken bij relaties -> Klanten.
De koppeling wordt gemaakt op het klantnummer veld in TimeChimp, deze moet overeenkomen met het klantnummer in Exact.
Er is ook een mogelijkheid om bij Instellingen -> Exact elke nacht een automatische import te laten draaien voor het importeren van je klanten.
De volgende velden worden geïmporteerd:
Je kunt er ook voor kiezen eerst je klanten in TimeChimp aan te maken. Bij het aanmaken van een factuur in Exact Online zal hij dan automatisch de klant in Exact aanmaken wanneer deze niet bestaat.
De volgende velden worden geëxporteerd:
Factuur aanmaken
Je kunt eenvoudig een factuur aanmaken van alle uren, uitgaven en ritten in Exact. Ga hiervoor naar Overzichten -> Uren, selecteer de uren (of uitgaven/ritten) en kies voor Acties -> Factureren in Exact.
Ook kun je vanuit Overzichten -> Ongefactureerd je klanten/projecten factureren in Exact Online.
Dit kan handig zijn met projecten die bijvoorbeeld een abonnement of vaste prijs als factuurmethode hebben.
De volgende velden worden doorgezet:
Verkoopboeking aanmaken
Wil je de factuurmodule van TimeChimp gebruiken? Maak dan hier je factuur aan en maak, na het verzenden van de factuur naar de klant, een verkoopboeking aan in Exact.
Je kunt dit doen onder 'Facturen' (selecteer de facturen) of vanuit de factuur zelf. Kies dan Acties -> Verkoopboeking Exact aanmaken.
Let wel op dat de factuur verzonden moet zijn voordat deze knop zichtbaar is.
De volgende velden worden doorgezet:
Foutmeldingen
Soms komt het voor dat je een foutmelding. Hieronder staat een lijstje met de meest voorkomende foutmeldingen en oplossingen ervoor:
Grootboekrekening verplicht
Deze foutmelding krijg je wanneer je een verkoopboeking wilt aanmaken. Een van de activiteiten op de factuur heeft geen product/artikel gekoppeld. Controleer welke activiteiten op de factuur staan en ga vervolgens naar de instellingen (tandwiel icoon) > beheer > activiteiten. Bewerk de activiteiten die op de factuur staan en zorg dat er een boekhoudartikel gekoppeld is.
Een andere oorzaak kan zijn dat het artikel in Exact geen grootboekrekening heeft. Ga hiervoor naar het betreffende artikel in Exact, bewerk deze en stel (rechts onderin) de grootboekrekening voor omzet.
Vul een (standaard) artikel in bij Instellingen -> Exact. Let op: deze moet op deelbaar staan en een omzetrekening bevatten.
In de instellingen van de koppeling in TimeChimp is of geen standaard artikel geselecteerd of is het geselecteerde standaard artikel in Exact niet deelbaar. Controleer eerst de instellingen van de koppeling in TimeChimp of er een standaard artikel geselecteerd is. Bekijk ook in Exact de instellingen of dit artikel deelbaar is en een omzetrekening bevat.
Klik vervolgens in TimeChimp op 'Opnieuw aanmeldingen' in de instellingen van de Exact koppeling.
Krijg je de foutmelding nog steeds, bekijk dan de facturen waarbij het exporteren niet lukt. Bewerk deze factuur en controleer of de ingevulde code in het veld 'code' klopt.
Forbidden
Mocht je de foutcode 'Forbidden' krijgen met het aanmaken van een verkoopboeking dan heeft de gebruiker met wie je TimeChimp hebt aangemeld te weinig rechten.
Maak in dit geval de koppeling met Exact nog een keer door deze eerst uit te schakelen en vervolgens opnieuw aan te maken. Log dit keer in met de Exact gebruiker die de juiste rechten heeft.