In TimeChimp zijn er verschillende manieren hoe je een factuur kan aanmaken van de geregistreerde uren, activiteiten of ritten van je medewerkers. Hieronder beschrijven we welke manieren dit zijn.

Voordat je begint met facturen zijn er natuurlijk ook instellingen die je kan aanpassen, dit doe je in de instellingen van TimeChimp onder 'facturen'.

Eerst is het goed om even duidelijk te krijgen wat het standaard process is voor het aanmaken en versturen van facturen. Het maakt niet uit welke factuurmanier je kiest die, deze stappen zijn altijd hetzelfde.

Nadat uren, uitgaven of ritten zijn geregistreerd kan je hier een factuur van aanmaken. Het maakt niet uit welke manier je kies die hieronder beschreven staan, de factuur zal eerst een concept zijn. Dit concept kan je controleren of alles juist is en aanpassen waar nodig. Zo kan je de factuurregels of layout nog wijzigen.

Als registraties op een concept of verstuurde factuur staat zal de status van deze registraties ook wijzigen naar 'gefactureerd'. Zo kan je gemakkelijk zien welke registraties gefactureerd zijn.

Uren die al gefactureerd zijn, dus op een (concept)factuur staat, zullen daarnaast nooit nog een keer op een factuur worden gezet.

Is de concept factuur helemaal in order? Dan kan je deze versturen door de in de conceptfactuur op 'versturen' te klikken of meerdere concepten te selecteren in 'Financieel' en via 'bulk acties' deze in een keer te versturen.

Bij het versturen van een factuur heb je meerdere opties, hieronder zie je welke.

Alle concept en verstuurde facturen kan je terugvinden onder 'Financieel'. Wanneer een factuur verstuurd is krijgt deze automatisch het label 'Openstaand' en wanneer de vervaldatum van een factuur is geweest veranderd dit label naar 'Verlopen'. Handig om bij te houden wat de status is van je facturen.

Is een factuur betaald? Dan kan je status van de factuur wijzigen via acties > 'Betaling verwerken'. Dat ruimt lekker op!

Nu je de basis structuur weet van maken van facturen het zullen we de vier verschillende manieren om een factuur aan te maken beschrijven en aan je uitleggen.

De eerste manier om een factuur te maken is rechtstreeks vanuit 'Overzichten'. Selecteer de registraties die je wilt factureren en klik op 'acties' en vervolgens op 'factureren'. Als je zowel uren als ritten en/of uitgaven op je factuur wilt hebben kan je gewoon wisselen tussen de verschillende tabbladen, TimeChimp onthoudt wat je hebt geselecteerd.

Er opent een pop-up en hier geef je aan hoe je wilt dat de factuurregels omschreven worden en of je een bijlage wilt toevoegen. Klik dan op 'Aanmaken' en er wordt een concept factuur aangemaakt. Deze kan je controleren en wijzigen als dit nodig is. Staat alles goed? Dan kan je het concept versturen naar je klant!

De tweede manier om een factuur aan te maken is via een project. Open het project waar je een factuur voor wilt aanmaken, aan de rechterkant van je scherm zie je 'facturen', klik daar op '+ nieuw' om een factuur te maken voor dit project.

Kies vervolgens uit de juiste instellingen zoals de factuurregels en voor welke periode de factuur moet zijn. Klik vervolgens op 'Aanmaken', controleer de conceptfactuur en verstuur deze als alles correct is!

Een derde manier om facturen te maken is via 'Financieel', hier vind je ook het overzicht van alle (concept) facturen die ooit zijn aangemaakt, verzonden en of betaald.

Om een nieuwe factuur te maken klik je op '+ Nieuwe factuur' rechtsboven in je scherm. Net als bij de andere manieren van factureren krijg je een aantal instellingen te zien met als eerste de klant en op basis waarvan de factuur moet zijn.

Vervolgens kies je welke projecten voor deze klant gefactureerd moeten worden, hoe de factuurregels eruit moeten zien, eventuele bijlagen, en de periode. Klik op 'Aanmaken' als alle instellingen goed staan en je (concept)factuur staat klaar om verzonden te worden!

De vierde en laatste manier om een factuur aan te maken is ook weer via het tabblad 'Financieel' maar dit keer onder het kopje 'Ongefactureerd'.

Hier vind je een overzicht van al je klanten en projecten welke voor de ingestelde periode nog niet gefactureerd zijn en voor welk bedrag. Door op het vergrootglas te klikken kan je bekijken om welke uren, uitgaven en/of ritten het gaat.

Met de instellingen bovenin kan je selecteren of je alleen actieve en/of ongefactureerde klanten wilt zien. Rechtsboven in je scherm kan je de periode selecteren, bijvoorbeeld de vorige maand.

Selecteer de projecten die je wilt factureren en klik dan op 'Acties' > 'Factureren'. Er worden dan weer conceptfacturen aangemaakt die je kan controleren en vervolgens versturen naar je klant!