Factureren in TimeChimp

Binnen deze module kun je jouw facturatieproces volledig instellen en uitvoeren, van lay-outs en e-mails tot het daadwerkelijk versturen van facturen. Alles begint bij de juiste instellingen.

De facturatie-instellingen vind je via het tandwiel rechtsboven, onder het kopje 'Financieel'.

Hier kun je jouw verschillende factuur lay-outs beheren. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je facturen in meerdere talen wilt aanmaken. Je bepaalt hier ook de prefix van de factuurnummers, een vast element dat voorafgaat aan het nummer, bijvoorbeeld '2025-'. Het startnummer zorgt ervoor dat TimeChimp automatisch doortelt op basis van het laatst gebruikte nummer.

Daarnaast stel je hier de standaard betalingstermijn in. Let op: deze instellingen gelden alleen voor nieuwe klanten. Voor bestaande klanten pas je de betaaltermijn handmatig aan.

Ook kun je in dit scherm de factuur e-mail aanpassen. Hierbij gebruik je placeholders om e-mails te personaliseren om de naam van de klant of het factuurbedrag automatisch in te vullen in de e-mail.

Tot slot kun je aanvullende informatie instellen die onderaan de factuur wordt geplaatst en eventueel een standaard bijlage toevoegen die met elke factuur wordt meegestuurd.

In TimeChimp zijn er vier manieren om facturen op te stellen. Afhankelijk van je voorkeur of werkwijze kun je kiezen voor factureren via overzichten, projecten, financieel of het scherm 'Ongefactureerd'.

Wanneer je facturen opstelt via de overzichtenmodule, vink je verschillende registraties aan uit uren-, ritten- en uitgavenmodules. Vervolgens kies je hoe de factuurregels worden opgebouwd. Je kunt hierbij kiezen voor een omschrijving per activiteit, medewerker of project. Wil je meer details, dan kies je voor een gedetailleerde omschrijving waarbij onder meer datum, start- en eindtijd, project en activiteit worden vermeld.

Je kunt eventueel alle bijlagen van de uitgaven toevoegen als zip-bestand. Ook is er de mogelijkheid om een urenspecificatie mee te sturen, waarbij je kiest tussen een staande of liggende weergave. Als je vaak dezelfde instellingen gebruikt, kun je deze opslaan als standaard voor toekomstige facturen.

Je kunt ook rechtstreeks vanuit een project een factuur aanmaken. Hierbij kun je kiezen uit:

Net als bij de andere methode bepaal je hoe de factuurregels eruitzien, welke periode je selecteert en of je alle of specifieke activiteiten opneemt.

Als je kiest voor deze optie, begin je met het selecteren van de klant. Je kunt vervolgens kiezen welke ongefactureerde gegevens je wilt opnemen, of juist een lege factuur opstellen.

Daarna kun je projecten selecteren, of de selectie leeg laten als het om niet-projectgebonden registraties gaat. Ook hier heb je volledige controle over de opbouw van factuurregels en bijlagen.

In dit scherm zie je in één overzicht alle projecten met openstaande kosten. Het is vooral handig bij gebruik van abonnementen of gespreide betalingen.

Je filtert op project en factuurmethode, en kunt ervoor kiezen alleen actieve klanten of klanten met openstaande posten te tonen. Met de datumprikker pas je de getoonde periode aan. Via het vergrootglas kun je de details van uren, uitgaven en ritten bekijken.

Zodra je op een van deze vier manieren een conceptfactuur hebt aangemaakt, kom je in de editor. Hier zie je een voorvertoning van de factuur, gebaseerd op jouw instellingen. Wanneer facturen gekoppeld zijn aan projecten, zie je dit onder de regels terug.

Wil je weten hoe de BTW berekeningen op de factuur gedaan worden? Zie dit artikel.

Krijg je ondanks dat er registraties zijn gemaakt een lege factuur? Bekijk dit artikel om dit op te lossen.

Als de factuur klaar is, klik je rechtsboven op 'Versturen'. Je kunt dan kiezen voor een standaardfactuur, herinnering of aanmaning. Bij het verzenden per e-mail kun je gebruik maken van e-mailtracking.

Je hebt hierbij de mogelijkheid om de volgende onderdelen mee te sturen:

Tot slot kun je de e-mail personaliseren met placeholders. Zodra de factuur is verzonden, wordt er automatisch een uniek factuurnummer gegenereerd.

Alle aangemaakte en verzonden facturen vind je terug onder 'Financieel'. Facturen krijgen automatisch het label ‘Openstaand’. Wanneer de vervaldatum is verstreken, verandert dit label in ‘Verlopen’. Zo zie je snel welke facturen nog betaald moeten worden.

Is een factuur betaald? Dan wijzig je de status eenvoudig via de knop 'Acties' en vervolgens 'Betaling verwerken'. Zo houd je alles netjes en overzichtelijk.