Let op: De facturatie module is beschikbaar vanaf het Advanced pakket
Binnen deze module kun je jouw facturatieproces volledig instellen en uitvoeren, van lay-outs en e-mails tot het daadwerkelijk versturen van facturen. Alles begint bij de juiste instellingen.
Facturatie-instellingen
De facturatie-instellingen vind je via het tandwiel rechtsboven, onder het kopje 'Financieel'.
Hier kun je jouw verschillende factuur lay-outs beheren. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je facturen in meerdere talen wilt aanmaken. Je bepaalt hier ook de prefix van de factuurnummers, een vast element dat voorafgaat aan het nummer, bijvoorbeeld '2025-'. Het startnummer zorgt ervoor dat TimeChimp automatisch doortelt op basis van het laatst gebruikte nummer.
Daarnaast stel je hier de standaard betalingstermijn in. Let op: deze instellingen gelden alleen voor nieuwe klanten. Voor bestaande klanten pas je de betaaltermijn handmatig aan.
Ook kun je in dit scherm de factuur e-mail aanpassen. Hierbij gebruik je placeholders om e-mails te personaliseren om de naam van de klant of het factuurbedrag automatisch in te vullen in de e-mail.
Tot slot kun je aanvullende informatie instellen die onderaan de factuur wordt geplaatst en eventueel een standaard bijlage toevoegen die met elke factuur wordt meegestuurd.
Facturen aanmaken
In TimeChimp zijn er vier manieren om facturen op te stellen. Afhankelijk van je voorkeur of werkwijze kun je kiezen voor factureren via overzichten, projecten, financieel of het scherm 'Ongefactureerd'.
1. Via overzichten
Wanneer je facturen opstelt via de overzichtenmodule, vink je verschillende registraties aan uit uren-, ritten- en uitgavenmodules. TimeChimp onthoudt je selectie als je tussen de verschillende tabbladen wisselt.
Kies voor acties > facturatie.
Vervolgens kies je hoe de factuurregels worden opgebouwd. Je kunt hierbij kiezen voor een omschrijving per activiteit, medewerker of project. Wil je meer details, dan kies je voor een gedetailleerde omschrijving waarbij onder meer datum, start- en eindtijd, project en activiteit worden vermeld.
Klik vervolgens op aanmaken. Er ontstaat een conceptfactuur. Lees hier hoe je de factuur naar jouw klant verzend!
Je kunt eventueel alle bijlagen van de uitgaven toevoegen als zip-bestand. Ook is er de mogelijkheid om een urenspecificatie mee te sturen, waarbij je kiest tussen een staande of liggende weergave. Als je vaak dezelfde instellingen gebruikt, kun je deze opslaan als standaard voor toekomstige facturen.
2. Via projecten
Ga naar projecten en kies het project dat je wilt factureren.
Klik vervolgens rechts op de balk van facturen en kies '+nieuwe factuur'.
Hierbij kun je kiezen uit:
ongefactureerde uren, uitgaven of ritten
alleen uren, alleen uitgaven of alleen ritten
een vooraf ingestelde projectprijs
tarieven per activiteit, ingesteld via het tandwiel rechtsboven > Beheer of in de projectinstellingen
abonnementen die gekoppeld zijn aan het project (let op: dit moet ingesteld zijn op projectniveau)
een vrije factuur, waarbij je zelf regels opstelt: deze is niet gekoppeld aan registraties of andere zaken
Net als bij de andere methode bepaal je hoe de factuurregels eruitzien, welke periode je selecteert en of je alle of specifieke activiteiten opneemt.
3.Via financieel
Als je kiest voor deze optie, begin je met het selecteren van de klant. Je kunt vervolgens kiezen welke ongefactureerde gegevens je wilt opnemen, of juist een lege factuur opstellen.
Klik rechtsboven op + Nieuwe factuur.
Hier opent zich een pop up venster, hier:
kies je de klant;
selecteer je de gewenste factuurmethode (je kunt hier maximaal 1 factuurmethode kiezen):
op basis van nacalculatie van uren en/of uitgaven en/of ritten
op basis van vaste prijs: project of activiteit (let op: dit moet ingesteld zijn op projectniveau);
op basis van een terugkerend termijnbedrag / abonnement (let op: dit moet ingesteld zijn op projectniveau);
een vrije factuur: deze is niet gekoppeld aan registraties of andere zaken.
Klik op volgende stap
Selecteer het gewenste project waarvoor je de factuur aanmaakt. Kies je geen project? Dan is de factuur niet gekoppeld aan een project. (let op: kies je een vrije factuur, dan kom je direct uit bij de conceptfactuur. Klik hier om verder te gaan naar de conceptfactuur).
Kies je de gewenste omschrijvingswijze.
Bepaal je over er een specificatie direct moet worden aangemaakt.
Geef de gewenste periode in waarover je wilt factureren.
Klik vervolgens op aanmaken. Er ontstaat een conceptfactuur.
4. Via financieel > Ongefactureerd
In dit scherm zie je in één overzicht alle projecten met openstaande kosten. Het is vooral handig bij gebruik van abonnementen of gespreide betalingen. Om alleen de actieve en ongefactureerde klanten weer te geven, kies rechtsboven voor 'toon ongefactureerde klanten' en 'toon actieve klanten'.
Je filtert op project en factuurmethode, en kunt ervoor kiezen alleen actieve klanten of klanten met openstaande posten te tonen. Met de datumprikker pas je de getoonde periode aan. Via het vergrootglas kun je de details van uren, uitgaven en ritten bekijken.
Let op: de periode filter in 'ongefactureerd' kijkt bij abonnementen niet naar de periode en welke abonnementen nog gefactureerd moeten worden maar kijkt naar welke periodeabonnementen nog gefactureerd moeten worden. Dus, zet je de periode op maand dan krijg je alle maandabonnementen.
Zet je de periode op kwartaal, dan krijg je alleen kwartaal abonnementen en niet 3 keer een maandabonnement
Conceptfactuur bewerken
Zodra je op een van deze vier manieren een conceptfactuur hebt aangemaakt, kom je in de editor. Hier zie je een voorvertoning van de factuur, gebaseerd op jouw instellingen. Wanneer facturen gekoppeld zijn aan projecten, zie je dit onder de regels terug.
Wil je weten hoe de BTW berekeningen op de factuur gedaan worden? Zie dit artikel.
Krijg je ondanks dat er registraties zijn gemaakt een lege factuur? Bekijk dit artikel om dit op te lossen.
Factuur versturen
Als de factuur klaar is, klik je rechtsboven op 'Versturen'. Je kunt dan kiezen voor een standaardfactuur, herinnering of aanmaning. Bij het verzenden per e-mail kun je gebruik maken van e-mailtracking, je hebt hierdoor rechts een verzendgeschiedenis. Je weet precies of jouw klant de factuur heeft ontvangen.
Je hebt hierbij de mogelijkheid om de volgende onderdelen mee te sturen:
een PDF-versie van de factuur
een UBL-bestand voor elektronische verwerking (XML)
een webversie van de factuur
een zip-bestand met alle bijlagen - voeg losse pdf's en de pdf factuur samen
een kopie voor jezelf (die wordt verstuurd naar het e-mailadres waarmee je bent ingelogd)
In het volgende venster staat het aan-veld vooraf ingevuld mits je een facturatie contactpersoon hebt aangemaakt onder relaties. Geef vervolgens een bcc in en geef een gewenste begeleidende tekst mee.
Tot slot kun je de e-mail personaliseren met placeholders. Zodra de factuur is verzonden, wordt er automatisch een uniek factuurnummer gegenereerd.
Status van facturen
Alle aangemaakte en verzonden facturen vind je terug onder 'Financieel'. Facturen krijgen automatisch het label ‘Openstaand’. Wanneer de vervaldatum is verstreken, verandert dit label in ‘Verlopen’. Zo zie je snel welke facturen nog betaald moeten worden.
Is een factuur betaald? Dan wijzig je de status eenvoudig via de knop 'Acties' en vervolgens 'Betaling verwerken'. Zo houd je alles netjes en overzichtelijk.
Links naar relevante artikelen: