Mit dem Modul „Projekte“ kannst du Projekte erstellen, für die deine zugewiesenen Mitarbeiter Stunden, Ausgaben und Fahrten erfassen können. Du kannst auch Budgets festlegen und die Kosten dann dem Kunden in Rechnung stellen. Weitere Informationen zur Einrichtung von Projekten findest du hier.

Um ein Projekt zu erstellen, müssen wir zunächst das Projekt-Modul im App-Center aktivieren. Klicke auf das Zahnradsymbol oben rechts, dann auf App-Center. Unter „Portale“ kannst du dann das Projekt-Modul aktivieren. Anschließend kannst du auf „Projekte“ in der Menüleiste klicken und ein neues Projekt erstellen.

Jetzt siehst du eine Vielzahl von Einstellungen. Keine Panik, wir zeigen dir alles.

Unter „Allgemeines“ gibst du die allgemeinen Informationen zu deinem Projekt ein. Wähle hier einen Kunden aus und gib deinem Projekt einen Namen. Lege auch einen oder mehrere Projektmanager fest. Hier findest du mehr Informationen zu den unterschiedlichen Rollen. Du kannst auch einen Projektcode zu deinem Projekt hinzufügen, um eine alphabetische Sortierung der Projekte pro Kunde beizubehalten ([Code] – [Name] zum Beispiel: P003 - Website). Du kannst auch ein Unterprojekt daraus machen. Hier findest du weitere Informationen zu Unterprojekten.

Soll das Projekt abgerechnet werden? Dann aktiviere dies bei „Rechnungsstellung“, gib die Rechnungsmethode an und fülle die Rechnungsreferenz aus. Du kannst auch angeben, dass das Projekt mittels Selbstfakturierung (Gutschriftsverfahren) abgerechnet wird. Klicke hier für weitere Informationen zu den verschiedenen Projekt-Rechnungsmethoden und Selbstfakturierung.

Möchtest du ein Budget für dein Projekt festlegen? Aktiviere dies unter „Budget“, wähle die gewünschte Budgetmethode aus und gib (wenn nötig) einen Wert ein, der nicht überschritten werden soll. Erfahre mehr über die unterschiedlichen Budgetmethoden für Projekte.

Du willst eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn du einen bestimmten Prozentsatz des Budgets verbraucht hast? Aktiviere den Schalter „Nachricht“ und gib einen Prozentsatz ein, bei dem du eine Benachrichtigung erhalten möchtest.

Du kannst auch bestimmte Zuschläge für dein Projekt hinzufügen, z. B. für Nacht- oder Sonn- und Feiertagsarbeit. Wähle aus der Liste der bereits erstellten Zuschläge aus oder erstelle einen neuen Zuschlag.

Möchtest du, dass nur bestimmte Aktivitäten für dieses Projekt erfasst werden können? Unter „Aktivitäten“ wählst du nur Aktivitäten aus, die verwendet werden sollen. Du kannst zusätzlich auch den Stundensatz pro Aktivität eingeben.

Füge deine Mitarbeiter hinzu, damit sie Stunden für das Projekt erfassen können und erstelle bei Bedarf Teams. Gut zu wissen: Je nach Einstellungen kann es sein, dass bereits alle deine Mitarbeiter und Teams zum neuen Projekt hinzugefügt wurden. Klicke einfach auf das X in der Liste neben dem jeweiligen Namen, um ihn zu entfernen oder entfernte alle auf einmal direkt bei „Mitarbeiter“ bzw. „Teams“.

Die Übersicht im Projekt-Modul ermöglicht es dir, Projekte zu filtern, ein Projekt zu exportieren, Projekte zu bearbeiten und Projekte zu archivieren. Wenn du ein Projekt archivierst, besteht keine Möglichkeit mehr, auf diesem Projekt Zeiten zu erfassen oder es zu bearbeiten. Unter „Archiviert“ werden alle archivierten Projekte angezeigt. Über diesen Weg kannst du auch Projekte löschen, indem du auf die Schaltfläche Aktionen > Entfernen klickst.