Hier erfährst du alles über Self-Billing (auch Selbstfakturierung oder Gutschriftsverfahren genannt) in TimeChimp: Was ist Self-Billing? Wie stellst du das Portal in TimeChimp ein? Wie kannst du Self-Billing in deinem Unternehmen nutzen? Und wie erstellt man eine Selbstfakturierung? Hier findest du die Antworten.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Self-Billing?
Self-Billing (auch bekannt als Gutschriftsverfahren oder Selbstfakturierung) ist ein Rechnungsstellungsprozess, bei dem nicht der Lieferant (oder Auftragnehmer), sondern der Kunde (oder Abnehmer) von Waren und Dienstleistungen eine Rechnung im Namen des Auftragnehmers ausstellt. Der Kunde stellt sich also faktisch selbst eine Rechnung.
Achtung: Dieses Portal ist nur mit dem Professional-Abonnement verfügbar.
Portal aktivieren
Du aktivierst das Self-Billing-Portal über unser App-Center. Dieses findest du unter Einstellungen (Zahnrad) > App Center > Portale. Klicke hier auf die Selbstfakturierung-Kachel.
Self-Billing für Auftragnehmer aktivieren
Wenn du das Portal aktiviert hast, richtest du einen oder mehrere Mitarbeiter als Auftragnehmer ein. Gehe dazu zu HRM > Mitarbeiter. Klicke am Ende der Mitarbeiterzeile auf die drei Punkte und wähle „Bearbeiten“. Du kannst dann unter den allgemeinen Einstellungen den dementsprechenden Schalter umlegen, um die Person zu einem Auftragnehmer zu machen. Dies ist erforderlich, um die Selbstfakturierung für die Person erstellen zu können.
Self-Billing-Daten eingeben
Wenn du diesen Schalter beim Mitarbeiter aktiviert hast, erscheint links der Reiter „Selbstfakturierung“. Gib hier alle nötigen Daten ein.
Self-Billing für Projekte
Gib anschließend für jedes Projekt an, ob du Self-Billing innerhalb des Projekts verwenden willst. Dies musst du tun, damit du dem Mitarbeiter einen Stundensatz auf Projektebene zuweisen kannst. Ein Freiberufler kann für jedes Projekt unterschiedliche Stundensätze haben.
Navigiere zum Projekt-Modul, klicke auf die drei Punkte am Ende der Projektzeile und wähle Bearbeiten. Aktiviere dann den Schalter „Selbstfakturierung“ unter „Rechnungsstellung“ in den Projekt-Einstellungen ein. Im Tab „Mitarbeiter“ legst du anschließend einen Stundensatz für den Mitarbeiter fest.
Selbstfakturierung erstellen
Jetzt hast du alles bereitgestellt, um eine Selbstfakturierung zu erstellen. Arbeitest du mit Freigabe- und Genehmigungsprozessen? Dann musst du die geleisteten Stunden zuerst genehmigen lassen, bevor sie auf der Selbstfakturierung erscheinen. Um dann die Selbstfakturierung für den Auftragnehmer zu erstellen, gehst du zu Finanzen > Selbstfakturierung > + Neue Selbstfakturierung. Wenn du diesen Schritten folgst, gelangst du zu folgendem Fenster.
Die zur Verfügung stehenden Einstellungen sind dieselben wie bei der Erstellung einer Standardrechnung, nur dass du hier statt eines Kunden einen Auftragnehmer (selbstständigen Mitarbeiter) auswählst.
Rechnungen als Auftragnehmer einsehen
Du bist selbst Auftragnehmer, rechnest mit deinem Unternehmen über das Gutschriftsverfahren ab und willst deine Selbstfakturierung einsehen? Das geht, indem du auf deinen Avatar (Profilbild oder Initialen) klickst und dann auf „Mein Profil“ gehst. So gelangst du zu deinem persönlichen Dashboard, in dem du auch deine Selbstfakturierungen einsehen kannst.