Nachdem du einen Benutzer in TimeChimp erstellt hast, gibt es noch viele Einstellungen, die du festlegen kannst bzw. musst. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du das Beste aus deinen Mitarbeitern in TimeChimp herausholst!
Inhaltsverzeichnis
Um zu den Einstellungen für Benutzer zu gelangen, öffnest du als Erstes das HRM-Modul. Auf der rechten Seite in der Tabelle siehst du in jeder Benutzerzeile drei Punkte. Klicke darauf und wähle „Bearbeiten“. Dadurch wird das Profil des Mitarbeiters geöffnet. Auf der linken Seite siehst du ein Menü (siehe Bildschirmfoto unten).
Nachfolgend erläutern wir die einzelnen Punkte der Reihe nach.
Allgemein
Unter dem Punkt „Allgemein“ kannst du die allgemeinen Einstellungen des Benutzers anpassen, wie z. B. den Namen, die Rolle und die Sprache der TimeChimp-Umgebung. Die E-Mail-Adresse deines Benutzers kann allerdings nur vom Mitarbeiter selbst bearbeitet werden.
Füge ein Label hinzu, um den Mitarbeiter in Übersichten leichter zu segmentieren, oder gib sonstige Daten wie eine Personal- oder eine Chipkarten-Nummer ein.
Du kannst hier auch festlegen, ob dieser Mitarbeiter ein Auftragnehmer (Freiberufler bzw. Selbstständiger) ist. Wenn du dies einstellst, hast du die Möglichkeit, Rechnungen für diese Person zu erstellen, die vom Auftraggeber (dein Unternehmen oder Kunde) bezahlt werden können. Mehr Informationen dazu findest du im Bereich „Sonstiges“.
Vertragseinstellungen
Unter den Vertragseinstellungen findest du zwei Unterpunkte: „Vertrag“ und „Plan“.
Vertrag: Hier stellst du den Vertrag des Mitarbeiters ein. Dies ist zwar kein offizieller Arbeitsvertrag, allerdings werden basierend auf der Anzahl der im Vertrag festgelegten Arbeitszeiten und Stundensätzen automatisch Überstunden, Kosten und Einnahmen in TimeChimp berechnet.
Stelle bei der Einrichtung eines Vertrags sicher, dass dieser im Normalfall an einem Montag beginnen soll und in der ersten Woche startet, in der der Mitarbeiter TimeChimp nutzen wird. Ändert sich der Vertrag des Mitarbeiters? Dann füge einen neuen Vertrag hinzu, anstatt den aktuellen Vertrag eines Mitarbeiters zu bearbeiten.
Wähle den Vertragstyp, das Startdatum und optional ein Enddatum aus. Gib die Anzahl der Stunden pro Woche oder pro Tag sowie einen Verkaufs- und/oder Einkaufstarif ein. Klicke auf „Hinzufügen“, um den Mitarbeitervertrag mit dem Benutzerprofil zu verknüpfen.
Plan: Möchtest du den Benutzer zu einer Personal- oder Projektplanung hinzufügen? Dann kannst du hier einstellen, ob der Mitarbeiter einen von den Unternehmenseinstellungen abweichenden Arbeitsplan hat. Die Verfügbarkeit des Mitarbeiters wird anschließend anhand des Plans berechnet.
Änderungen
Um den optimalen Einblick in die geleisteten Stunden deiner Mitarbeiter zu bekommen, müssen auch Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstände sowie Überstunden in TimeChimp erfasst werden.
Abwesenheit (Urlaub): Wenn du mit TimeChimp anfängst, fügst du das aktuelle Urlaubs- oder Abwesenheitsguthaben (Urlaubssaldo) deiner Mitarbeiter hinzu. Wenn sie anschließend Urlaub oder sonstige von dir festgelegte Abwesenheiten (wie z. B. Sonderurlaub) erfassen, wird dies automatisch vom Urlaubssaldo abgezogen. Deine Mitarbeiter haben auch selbst immer Einblick in den von ihnen bereits in Anspruch genommenen Urlaub.
Krankmeldungen: Hier kannst du genauso wie bei „Abwesenheiten (Urlaub)“ unterschiedliche Änderungen an den als Krankmeldung eingereichten Stunden einstellen.
Überstunden: Unter „Überstunden“ kannst du die Überstunden eines Mitarbeiters bearbeiten, die automatisch auf der Grundlage seiner Stundenerfassung bzw. seiner vertraglich festgelegten Arbeitszeiten aufgebaut wurden. So kannst du etwa eine Überstundenkompensation durch Zeitausgleich oder Auszahlung hinzufügen, die anschließend abgezogen werden.
TIPP: Nutze verschiedene Abwesenheitsarten, indem du sie in den allgemeinen Einstellungen erstellst, z. B. für Elternzeit oder Studienstunden. Erfahre hier mehr über verschiedene Abwesenheitsarten.
Sonstiges
Unter dem Abschnitt „Sonstiges“ findest du weitere Einstellungen für Benachrichtigungen, Projekte, Anhänge und Selbstfakturierung.
Benachrichtigungen: Gib an, ob der Mitarbeiter automatische Erinnerungen per E-Mail erhalten soll, wenn er in der vergangenen Woche keine oder nicht alle erfassten Stunden eingereicht hat. Dasselbe ist möglich, falls die Stundenanzahl der eingereichten Erfassungen nicht mit den Vertragsstunden übereinstimmt.
Projekte: In diesem Unterpunkt kannst du den Mitarbeiter einfach zu Projekten hinzufügen oder entfernen. Klicke entweder direkt auf „Mitarbeiter zu allen Projekten hinzufügen“ oder wähle einzelne Projekte aus der Liste aus. Entferne einen Mitarbeiter aus einem Projekt, indem du auf das X neben dem Projektnamen anklickst.
Achtung: Wenn du den Mitarbeiter aus dem internen Projekt entfernst, kann er keine regulären Arbeitsstunden, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen ohne Bezug auf Kundenprojekte erfassen.
Anhänge: Füge dem Mitarbeiterprofil Anhänge und wichtige Dokumente wie Lohnzettel oder Personalfotos hinzu.
Selbstfakturierung: Ist dieser Mitarbeiter ein Freiberufler bzw. Selbstständiger und hast du ihn in den allgemeinen Einstellungen als Auftragnehmer festgelegt? Fülle dann die Rechnungsdaten aus, wie z. B. die Rechnungsadresse, IBAN, UID und Handelsregisternummer.
Das war’s! Das sind alle Einstellungen, die du auf Mitarbeiterebene anpassen kannst, um TimeChimp noch optimaler zu nutzen. Viel Erfolg!