In diesem Artikel erklären wir, wie die Verwendung von Verträgen zur Berechnung von Überstunden und zur Mitarbeiterverwaltung beiträgt und geben dir praktische Tipps für das Erstellen eines neuen Vertrags.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Verträge?
In TimeChimp ist es möglich, einem Mitarbeiter einen Vertrag zuzuweisen. Dies hilft dir unter anderem bei der Verwaltung von Überstunden und gibt dir Einblick darin, ob deine Mitarbeiter ausreichend Stunden erfassen. Wichtig zu wissen ist, dass ein Vertrag in TimeChimp kein Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist. Das bedeutet, dass es nicht um den Zeitraum geht, in dem jemand angestellt ist, sondern ab wann und wie viele Stunden jemand in TimeChimp erfassen muss.
Wir haben zwei Vertragstypen:
Wochenverträge.
Ein Wochenvertrag ist ein Vertrag, bei dem die Stunden wöchentlich berechnet werden.
Tagesverträge.
Ein Tagesvertrag ist ein Vertrag, bei dem die Stunden täglich berechnet werden.
Wie richte ich einen Wochenvertrag ein?
Die Einrichtung eines Vertrags erfolgt im HRM-Tab:
Gehe zu HRM.
Suche den Mitarbeiter, dem du einen Vertrag zuweisen möchtest.
Klicke auf die drei Punkte am Ende der Mitarbeiterzeile und wähle „Bearbeiten“.
Gehe zu Vertrag.
Wähle „+ Neuer Vertrag“. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster.
Wähle den richtigen Vertragstyp. Lies mehr über Vertragstypen in TimeChimp.
Gib optional eine Vertragsnummer ein.
Lege das Startdatum fest. Das ist der Tag, an dem der Mitarbeiter mit der Erfassung von Stunden in TimeChimp beginnt. Achtung! Wenn ein Mitarbeiter an einem anderen Tag mit der Stundenerfassung beginnt, zum Beispiel am Mittwoch, musst du kontrollieren, ob auch der volle Arbeitstag für Montag und Dienstag erfasst wurde.
Gib optional ein Enddatum an. Ist dies nicht bekannt, lässt du dieses Feld einfach leer.
Wähle bei der Berechnung der Vertragsstunden „Woche“.
Gib an, wie viele Stunden der Mitarbeiter pro Woche arbeitet.
Gib optional einen Verkaufsstundensatz ein. Wenn du basierend auf dem Stundensatz des Mitarbeiters abrechnen möchtest, wird dieser standardmäßig auf Projektebene vorab ausgefüllt.
Gib optional einen Einkaufsstundensatz für den Mitarbeiter ein. Dieser wird als Kosten in einem Projekt angezeigt.
Möchtest du den Verkaufssatz für alle Projekte auf Basis des Mitarbeiterstundensatzes aktualisieren? Aktiviere als letzten Schritt diese Option.
Klicke auf Hinzufügen/Speichern. Dein Vertrag wurde erstellt. 🥳
Wie richte ich einen Tagesvertrag ein?
Die Einrichtung eines Vertrags erfolgt im HRM-Tab. Befolge die Schritte 1–7 wie zuvor. Danach ändern sich ein paar Punkte:
Gib das Startdatum ein. Im Gegensatz zu einem Wochenvertrag kannst du hier jeden Wochentag auswählen, anstatt nur Montag.
Gib optional ein Enddatum ein. Ist das nicht bekannt, lässt du dieses Feld einfach leer.
Wähle bei der Berechnung der Vertragsstunden „Tag“. Lies mehr über Vertragstypen in TimeChimp.
Gib die Anzahl der Stunden ein, die der Mitarbeiter pro Tag arbeitet. Wenn sich dies zwischen geraden und ungeraden Wochen unterscheidet, fügst du eine zusätzliche Wochenzeile hinzu.
Gib optional einen Verkaufsstundensatz ein. Wenn du basierend auf dem Stundensatz des Mitarbeiters abrechnest, wird dieser standardmäßig auf Projektebene vorab ausgefüllt.
Gib optional einen Einkaufsstundensatz für den Mitarbeiter ein. Dieser wird als Kosten in einem Projekt angezeigt.
Möchtest du den Verkaufssatz für alle Projekte auf Basis des Mitarbeiterstundensatzes aktualisieren? Aktiviere als letzten Schritt diese Option.
Klicke auf Hinzufügen/Speichern! Dein Vertrag wurde erstellt. 🎊
Wochenvertrag, der nicht an einem Montag beginnt
Der Tag, an dem jemand mit der Arbeit beginnt, ist natürlich nicht immer ein Montag. Wie richtet man in einem solchen Fall einen Wochenvertrag ein? Dies lässt sich am einfachsten anhand eines Beispiels erklären:
Der neue Mitarbeiter Jan beginnt am 1. Juni 2023 bei TimeChimp und arbeitet 40 Stunden pro Woche. Der 1. Juni ist ein Donnerstag. In diesem Fall erstellst du zwei Verträge:
Der erste Vertrag beginnt am Montag den 29. Mai. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 24 Stunden. Jan arbeitet Donnerstag und Freitag jeweils 8 Stunden. Insgesamt arbeitet er also 16 Stunden pro Woche. Du gibst im Vertrag als Enddatum Sonntag, den 4. Juni 2023 an.
Der zweite Vertrag beginnt am Montag, den 5. Juni. Die Arbeitszeit für diese Woche beträgt 40 Stunden. Jan startet ab dieser Woche seine normale Arbeitswoche. Du musst kein Enddatum angeben.
Mit diesen Einstellungen stellen wir sicher, dass Jans Überstunden ab der ersten Woche und darüber hinaus korrekt berechnet werden.
Wie werden Überstunden berechnet?
Wenn du einen Vertrag für einen Mitarbeiter eingegeben hast, berechnet TimeChimp automatisch Überstunden basierend auf den festgelegten Stunden. Es wird auch berücksichtigt, ob es sich um einen täglichen oder wöchentlichen Vertrag handelt.
Wöchentlicher Vertrag
In einem wöchentlichen Vertrag betrachtet TimeChimp das Ende der Woche, um zu sehen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter erfasst hat. Wenn der Mitarbeiter seine vereinbarten Stunden überschritten hat, unabhängig davon, ob es sich um abrechenbare oder nicht abrechenbare Stunden handelt, werden die Stunden über dem Vertrag als Überstunden hinzugefügt.
Arbeitet der Mitarbeiter weniger Stunden als die vereinbarten, wird diese Zeit als Minusstunden erfasst.
Beispiel: Angenommen, dein Mitarbeiter arbeitet 40 Stunden pro Woche. Wenn dieser Mitarbeiter 42 Stunden erfasst, erhält er 2 Überstunden für diese Woche. Wenn der Mitarbeiter 35 Stunden erfasst, werden 5 Minusstunden im Konto hinzugefügt.
Wichtig: Aktivitäten, die mit „Abwesenheitsarten“ verbunden sind, wie Urlaub, sonstige Abwesenheit oder selbst erstellte Abwesenheitsarten, werden bei der Berechnung von Überstunden nicht berücksichtigt.
Wenn du beispielsweise einen Vertrag über 36 Stunden pro Woche hast und in einer bestimmten Woche 40 Stunden Urlaub nimmst, erhältst du in dieser Woche logischerweise 0 Überstunden.
Täglicher Vertrag
In einem täglichen Vertrag berücksichtigt TimeChimp nicht die Gesamtanzahl der erfassten Stunden pro Woche, sondern pro Tag. Im täglichen Vertrag gibst du an, wie viele Stunden ein Mitarbeiter an jedem Tag arbeiten soll. Wenn der Mitarbeiter mehr Stunden eingibt als im täglichen Vertrag angegeben, werden die zusätzlichen Stunden als Überstunden hinzugefügt.
Mindestarbeitszeit wird in einem täglichen Vertrag nicht berechnet. Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag 4 Stunden aufzeichnet, an dem er 8 Stunden arbeiten sollte, wird dies nicht verarbeitet.
Überstunden oder Minusstunden werden nicht als separate Registrierung in TimeChimp erfasst. Sie erscheinen aber im Überstunden-Dashboard des Mitarbeiters.
Vertragsarten
Mit Vertragstypen hast du noch mehr Möglichkeiten zur Berechnung von Überstunden. Du kannst für jeden Vertragstyp angeben, ob Überstunden berechnet werden sollen oder nicht. Du kannst auch einen Prozentsatz festlegen, nach dem Überstunden berechnet werden sollen.
Was soll ich tun, wenn meine Überstunden nicht stimmen?
Wenn es so aussieht, als ob die Überstundenbilanz eines Mitarbeiters nicht korrekt ist, könnte dies verschiedene Ursachen haben. Überprüfe die folgenden Punkte:
Der Vertrag des Mitarbeiters: Beginnt dieser an einem Montag und am richtigen Datum? Wenn der Vertrag ein Enddatum hat, werden nach diesem Enddatum keine Überstunden oder Minusstunden mehr berechnet.
Der Vertragstyp: Wurde etwas am Prozentsatz angepasst, nach dem Überstunden berechnet werden?
Überstunden aus den Vorjahren: TimeChimp übernimmt immer den Saldo vom Vorjahr ins neue Jahr. Im Dashboard des Mitarbeiters > Überstunden siehst du, wie viele Stunden pro Woche abgezogen oder hinzugefügt wurden.
Das Dashboard des Mitarbeiters. Hier kannst du jede Woche sehen, wie viele Überstunden hinzugefügt oder abgezogen wurden. Auf diese Weise kannst du auch kontrollieren, wann möglicherweise zu viele oder zu wenige Stunden hinzugefügt wurden. Überprüfe diese Zeitspanne dann unter „Übersichten“, indem du nach dem Namen deines Mitarbeiters filterst.