In diesem Artikel erklären wir, wie du auf verschiedene Arten eine Rechnung erstellen kannst. Schau dir die verschiedenen Optionen an oder wähle einfach die Methode, die zu dir passt.
Inhaltsverzeichnis:
Erstellung einer Rechnung aus den Übersichten.
In den Übersichten hast du einen Gesamtüberblick über alle geschriebenen Stunden, Ausgaben und Fahrten. Hier kannst du ganz einfach auswählen, welche Zeilen du auf deiner Rechnung haben möchtest.
Wähle die gewünschten Zeilen aus deinem Stunden-, Ausgaben- und/oder Fahrten-Tab aus. TimeChimp merkt sich deine Auswahl, wenn du zwischen den verschiedenen Registrierungsarten wechselst!
Klicke oben rechts auf „Aktionen“ > „Rechnung erstellen“.
Ein Pop-up-Fenster öffnet sich, hier:
a) siehst du, welche Kunden du ausgewählt hast;
b) wählst du die gewünschte Beschreibungsmethode aus
c) entscheidest du, ob eine Spezifikation sofort erstellt werden soll
Klicke dann auf „Erstellen“. Eine Entwurfsrechnung wird erstellt.
Sende die Rechnung an den Kunden. (Klicke für mehr Info)
Erstellung einer Rechnung aus Finanzen > Rechnungen
Um eine Rechnung zu erstellen, gehst du zum Finanzbereich und dann zu den Rechnungen. Dort hast du die Möglichkeit, eine Rechnung auf die von dir bevorzugte Art und Weise zu erstellen.
Klicke oben rechts auf „+ Neue Rechnung“.
Ein Pop-up-Fenster öffnet sich hier:
a. Wähle den Kunden aus.
b. Wähle die gewünschte Rechnungsmethode aus.
i. Basierend auf Nachkalkulation von Stunden und/oder Ausgaben und/oder Fahrten.
ii. Basierend auf einem Festpreis: Projekt oder Aktivität (beachte: dies muss auf Projektebene eingestellt sein).
iii. Basierend auf einem wiederkehrenden Betrag/Abonnement (beachte: dies muss auf Projektebene eingestellt sein).
iv. Eine freie Rechnung: Diese ist nicht mit Aufzeichnungen oder anderen Dingen verknüpft.
Klicke auf „Weiter“.
Wähle das gewünschte Projekt aus, für das du die Rechnung erstellst. Wenn du kein Projekt auswählst, wird die Rechnung nicht mit einem Projekt verknüpft. (Beachte: Wenn du eine freie Rechnung wählst, gelangst du direkt zur Entwurfsrechnung. Klicke hier, um zur Entwurfsrechnung fortzufahren.)
Wähle die gewünschte Beschreibungsmethode aus.
Entscheide, ob eine Aufschlüsselung sofort erstellt werden soll.
Gib den gewünschten Abrechnungszeitraum ein.
Klicke anschließend auf „Erstellen“. Es entsteht eine Entwurfsrechnung.
Sende die Rechnung an den Kunden. (Klicke für mehr Info)
Erstellung einer Rechnung aus 'Nicht in Rechnung gestellt'
Neben der Rechnungsstellung aus dem finanziellen Modul gibt es auch die Möglichkeit, Rechnungen aus 'Nicht in Rechnung gestellt' zu erstellen. Hier sehen werden dir alle offenen Posten im ausgewählten Zeitraum angezeigt. Dazu gehören nicht nur Stunden, sondern auch Raten oder Abonnements.
Um eine Rechnung aus den nicht abgerechneten Positionen zu erstellen, kannst du Folgendes tun:
Gehe zu 'Nicht in Rechnung gestellt' (Unberechnet).
Wähle den gewünschten Zeitraum (oben rechts aus).
Wähle die gewünschten Erfassungen, Ratenzahlungen oder Abonnements aus, die du in Rechnung stellen möchtest.
Klicke oben rechts auf „Aktionen“ und wähle „Rechnungsstellung“ aus.
Es wird eine Entwurfsrechnung erstellt.
Sende die Rechnung an den Kunden. (Klicke für mehr Info)
Erstelle eine Rechnung aus dem Projektmodul
Neben den Übersichten und der Finanzabteilung kannst du ganz einfach eine Rechnung aus deinem Projekt-Dashboard erstellen.
Gehe zu Projekten;
Wähle das Projekt aus, für das du eine Rechnung erstellen möchtest;
Klicke rechts auf Neu in der Rechnungsleiste und wähle Rechnung aus;
Wähle im neuen Pop-up-Fenster:
die gewünschte Rechnungsmethode:
basierend auf Nachkalkulation von Stunden und/oder Ausgaben und/oder Fahrten;
basierend auf einem Festpreis: Projekt oder Aktivität (Achtung: Dies muss auf Projektebene festgelegt sein);
basierend auf einem wiederkehrenden Betrag / Abonnement (Achtung: Dies muss auf Projektebene festgelegt sein);
eine freie Rechnung: diese ist nicht mit Aufzeichnungen oder anderen Dingen verknüpft.
Wähle die gewünschte Beschreibungsmethode aus.
Gib den gewünschten Abrechnungszeitraum ein.
Gib an, ob es sich nur um bestimmte Aktivitäten handelt.
Klicke auf Erstellen und es entsteht ein Entwurf der Rechnung.
Sende die Rechnung an den Kunden. (Klicke für mehr Info)
Abschließen der Rechnung
Deine Rechnung ist bis jetzt noch ein Entwurf. Der große Vorteil dabei ist, dass du noch Änderungen an der Rechnung vornehmen kannst. Du kannst ganz einfach einen Rabatt hinzufügen, die Mengen ändern oder ein anderes Rechnungslayout wählen.
Klicke dann oben rechts auf „Senden“, um die Rechnung an den Kunden zu senden. Hier öffnet sich erneut ein Pop-up-Fenster.
Wähle den gewünschten Rechnungstyp aus:
Standard
Erinnerung
Mahnung
Wähle die Versandmethode:
Per E-Mail senden: Du versendest die Rechnung direkt über TimeChimp.
Manuell versenden: Du erhältst eine PDF-Rechnung per E-Mail.
Wähle die gewünschten Optionen aus:
Füge eine PDF-Version der Rechnung hinzu.
Füge eine einzelne PDF-Datei mit Rechnung und Anlagen hinzu – füge separate PDFs und die PDF-Rechnung zusammen.
Füge eine UBL-Rechnung hinzu (XML).
Füge eine Web-Rechnung hinzu.
Füge Anlagen hinzu – Die Anlagen werden sonst nicht automatisch mitgesendet.
E-Mail-Tracking – Dadurch erhältst du einen Versandverlauf. Du weißt genau, ob dein Kunde die Rechnung erhalten hat.
Sende mir eine Kopie – Erhalte eine Kopie der Rechnung in deiner E-Mail.
Klicke auf „Nächster Schritt“. Im nächsten Fenster:
Das Empfängerfeld ist vorausgefüllt, wenn du einen Rechnungskontakt unter Kontakten erstellt hast.
Gib eine BCC-Adresse ein.
Gib einen gewünschten Begleittext ein.
Klicke auf „Senden“.
Deine Rechnung hat jetzt eine Rechnungsnummer.
