Mit dem Rechnungsmodul von TimeChimp kannst du schnell Rechnungen versenden und dein eigenes Layout erstellen. Inklusive übersichtlicher Rechnungsverwaltung. Mit nur wenigen Mausklicks kannst du einfach deine gebuchten Stunden, Ausgaben und Fahrten abrechnen. Kein lästiger Papierkram mehr und keine verlorenen Rechnungen.

In TimeChimp gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Rechnung aus den erfassten Stunden, Aktivitäten oder Fahrten deiner Mitarbeiter zu erstellen. Im Folgenden erklären wir, wie das geht.

Bevor du mit den Rechnungen beginnst, gibt es natürlich auch Einstellungen, die du anpassen kannst. Das machst du in TimeChimp über das Zahnrad-Symbol > Einstellungen > Rechnungen.

Zuerst ist es gut, das Standardverfahren zur Erstellung und Versendung von Rechnungen klar zu verstehen. Nachdem Stunden, Ausgaben oder Fahrten erfasst wurden, kannst du daraus eine Rechnung erstellen. Das geht über mehrere Wege, aber egal für welche Art der Rechnungserstellung du dich entscheidest, die folgenden Schritte sind immer gleich.

Wir erklären dir später, wo du die Rechnungen erstellen kannst.

Wähle einen Kunden aus, für den du eine Rechnung erstellen willst und wähle bei den Optionen „Nicht abgerechnete Stunden, Ausgaben und Fahrten“. Klicke dann auf „Nächster Schritt“.

Jetzt musst du noch das Projekt, die Rechnungszeilen, Anhänge und den Rechnungszeitraum auswählen. Dann wird ein Rechnungsentwurf erstellt. Wenn du kein Projekt auswählst, werden alle offenen Buchungen des Kunden, unabhängig vom Projekt, in Rechnung gestellt.

Egal welche Methode du wählst, die Rechnung wird zuerst als Entwurf angelegt. Diesen Entwurf kannst du überprüfen und bei Bedarf anpassen. Du kannst die Rechnungspositionen oder das Layout später noch ändern.

Wenn Buchungen auf einem Entwurf oder versendeten Rechnung stehen, ändert sich auch der Status dieser Buchungen in „Berechnet“. So kannst du leicht sehen, welche Buchungen bereits in Rechnung gestellt wurden.

Stunden, die bereits berechnet wurden, also auf einer (Entwurfs-)Rechnung stehen, werden niemals erneut auf einer Rechnung aufgeführt.

Ist dein Rechnungsentwurf vollständig? Klicke im offenen Rechnungsentwurf auf „Senden“ oder wähle mehrere Entwürfe in der Rechnungsübersicht deines Finanzen-Moduls aus und wähle Bulk Aktionen > Verschicken.

Beim Versenden einer Rechnung stehen dir mehrere Optionen zur Verfügung, die hier aufgeführt sind.

Du kannst alle Rechnungen und Entwürfe unter „Finanzen“ finden. Wenn eine Rechnung verschickt wurde, erhält sie automatisch das Label „Ausstehend“. Wenn das Fälligkeitsdatum einer Rechnung abgelaufen ist, ändert sich dieses Label in „Überfällig“. Praktisch, um den Status deiner Rechnungen im Auge zu behalten.

Ist eine Rechnung bezahlt? Dann kannst du den Status der Rechnung über „Aktionen“ > „Zahlung verarbeiten“ ändern.

Jetzt, da du die grundlegende Struktur zur Erstellung von Rechnungen kennst, werden wir dir die vier verschiedenen Methoden erklären, wie du eine Rechnung in TimeChimp erstellen kannst.

Die erste Methode, um eine Rechnung zu erstellen, ist direkt im Übersichten-Modul. Wähle die Einträge aus, die du in Rechnung stellen möchtest, klicke auf „Aktionen“ und dann auf „Rechnungsstellung“. Wenn du sowohl Stunden als auch Fahrten und/oder Ausgaben auf deiner Rechnung haben möchtest, kannst du einfach zwischen den verschiedenen Tabs wechseln. TimeChimp merkt sich, was du ausgewählt hast.

Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem du angeben kannst, wie die Rechnungsposten beschrieben werden sollen und ob du einen Anhang hinzufügen möchtest. Klicke dann auf „Erstellen“, und es wird ein Rechnungsentwurf erstellt. Du kannst diesen überprüfen und bei Bedarf ändern. Stimmt alles? Dann kannst du deine Rechnung an deinen Kunden senden!

Die zweite Methode, um eine Rechnung zu erstellen, erfolgt über Projekte. Öffne das Projekt, für das du eine Rechnung erstellen möchtest. Auf der rechten Seite des Bildschirms siehst du „Rechnungen“. Klicke dort auf „+ Neu“, um eine Rechnung für dieses Projekt zu erstellen.

Wähle anschließend die richtigen Einstellungen aus, wie z. B. die Rechnungsposten und den Abrechnungszeitraum. Klicke dann auf „Erstellen“, überprüfe die Entwurfsrechnung und versende sie, wenn alles korrekt ist!

Eine dritte Methode zur Erstellung von Rechnungen ist über „Finanziell“. Hier findest du auch einen Überblick über alle (Entwurfs-)Rechnungen, die jemals erstellt, versendet oder bezahlt wurden.

Um eine neue Rechnung zu erstellen, klicke oben rechts auf „+ Neue Rechnung“. Wie bei den anderen Methoden zur Rechnungserstellung werden dir einige Einstellungen angezeigt, beginnend mit dem Kunden und auf welcher Grundlage die Rechnung erstellt werden soll.

Wähle dann aus, welche Projekte für diesen Kunden abgerechnet werden sollen, wie die Rechnungsposten aussehen sollen, füge gegebenenfalls Anhänge hinzu und bestimme den Zeitraum. Klicke auf „Erstellen“, wenn alle Einstellungen korrekt sind, und dein Rechnungsentwurf ist bereit zum Versenden!

Die vierte und letzte Methode, um eine Rechnung zu erstellen, erfolgt ebenfalls über das Modul „Finanzen“, diesmal jedoch unter „Nicht in Rechnung gestellt“.

Hier findest du eine Übersicht über all deine Kunden und Projekte, die für den eingestellten Zeitraum noch nicht abgerechnet wurden und den entsprechenden Betrag. Durch Klicken auf die Lupe rechts kannst du sehen, um welche Stunden, Ausgaben und/oder Fahrten es sich handelt.

Mit den Einstellungen oben kannst du auswählen, ob du nur aktive und/oder nicht abgerechnete Kunden sehen möchtest. Oben rechts im Bildschirm kannst du den Zeitraum auswählen, z. B. den letzten Monat.

Wähle die Projekte aus, die du in Rechnung stellen möchtest, und klicke dann auf Aktionen > Rechnungsstellung. Es werden Rechnungsentwürfe erstellt, die du überprüfst und anschließend an deine Kunden senden kannst!