In dit artikel leggen wij uit hoe je medewerkers inplant op een project door middel van de projectenplanning.
Let op: Projectenplanning is alleen te gebruiken met het Professional pakket.
Je hebt een breed scala aan projecten en opdrachten, tijd om je medewerkers er op te alloceren. Hoe doe je dat het eenvoudigst met de planning?
Inhoudsopgave
Verschillende planningsoverzichten
Als je naar de planningspagina gaat, is het mogelijk om vanuit twee verschillende weergaves te werken. Enerzijds hebben wij de projectenweergave, anderzijds heb je de medewerker weergave.
Projectenweergave
Hier zie je in één oogopslag op welke projecten er medewerker zijn ingepland. Door de projecten open te klappen, zie je de verdeling van de medewerkers. Het voordeel van deze weergave is dat je eenvoudig en snel ziet ie wer op welk project is ingepland.
Indien gewenst kan je de projecten verschillende kleuren meegeven. Dat doe je op projectniveau door een projectkleiur te bepalen. Dit verhoogt de leesbaarheid van je overzicht.
Tot slot is het op deze pagina mogelijk het urenbudget te zien. Heb je het project een budget gegeven? Dan zie je onder het vraagtekentje het aantal ingeplande uren vanaf vandaag (in het zwart) en het aantal resterende budgeturen (in het grijs).
Medewerkerweergave
Kies je voor de medewerkerweergave, dan zie je in één keer welke medewerkers zijn ingepland of nog beschikbaarheid hebben. Klik op de medewerker om te zien op welke projecten ze zijn ingepland.
Je ziet verschillende kleuren terug die de leesbaarheid verhogen:
Groen: De medewerker is precies het aantal roosteruren ingepland.
Oranje: De medewerker heeft nog beschikbaarheid. Het getal in het oranje vakje geeft aan hoeveel uren een medewerker nog beschikbaar heeft.
Rood: De medewerker is op meer uren ingepland dan er volgens het rooster gewerkt wordt. Het getal in het rode vakje geeft aan hoeveel uren een medewerker overpland is.
Zwart: De medewerker is niet beschikbaar om ingepland te worden.
Wit: De medewerker is nergens voor ingepland.
Medewerkers inplannen
Om je planning te vullen, is het belangrijk dat je de medewerker inplant. Dit kan zowel vanui de projecten weergave als de medewerker weergave. Klik op het vakje waar je de medewerker wilt inplannen om het pop up venster te openen.
Geef vervolgens in:
Hoeveel uur per dag er op het project/de activiteit gewerkt moet worden;
Hoeveel uur de totaal aan gewerkt moet worden;
Over welke periode de uren ingepland moeten worden. Geldt het bijvoorbeeld voor vijf dagen? Geef dan startdatum 1 mei op en einddatum 5 mei. Gaat het over een aantal strekkende weken, geef dan de start- en einddatum in van de eerste periode. Bij wekelijks herhalen geef je het tedens in/
Geef eventueel in welke activiteit er gedaan meot worden.
Geef eventueel een omschrijving mee.
Geef aan of dit wekelijks herhaald moet worden. Let op: Wijzig je vervolgens de geplande uren, dan bewerk je altijd de gehele reeks.
Projecten toevoegen
Projecten worden niet automatisch allemaal toegevoegd op de planning. Het kan natuurlijk zo zijn dat je niet op alle projecten een planning nodig hebt. Wil je een nieuw project toevoegen? Klik dan rechts bovenin op '+Project toevoegen' en selecteer het project dat je wilt toevoegen.
Niet beschikbaar
Soms zijn medewerkers met vakantie, verlof of zijn ze gewoon ziek. Kan gebeuren natuurlijk. Om eenvoudig te zien of iemand in te plannen is of niet, zet je de afwezigheid op activiteit niet beschikbaar. Er verschijnt dan een zwart blokje wat het makkelijk te herkennen maakt.
Ophalen planning door medewerker
Niet geheel onbelangrijk: hoe zit de medewerker dan de planning? Dat kan op verschillende manieren:
Mobiele app: De medewerker ziet de suggestie klaar staan op de dag.
Webapplicatie: De medewerker vindt zijn/haar planning terug bij 'Mijn profiel' > "Mijn planning"
Webapplicatie: De medewerker kan in een lege week de planning ophalen. De registraties worden dan vooraf ingevuld. Ook met suggesties is het mogelijk om de planning op te halen.