Hoe je Visma eAccounting makkelijk koppelt aan TimeChimp en eenvoudig klanten importeert en facturen / verkoopboekingen aanmaakt.
Let op: de koppeling met Visma eAccounting is beschikbaar vanaf het Advanced pakket
Inhoudsopgave
Over Visma eAccounting
Visma eAccounting is een online boekhoudsoftwarepakket dat is ontwikkeld om kleine en middelgrote bedrijven te helpen bij het beheren van hun boekhouding en financiële processen. Het wordt aangeboden door Visma, een toonaangevend bedrijf op het gebied van zakelijke cloudoplossingen.
Visma eAccounting biedt verschillende functionaliteiten, zoals het opstellen van facturen, het beheren van debiteuren en crediteuren, het bijhouden van financiële gegevens, het genereren van financiële rapporten en het verwerken van banktransacties. Het is ontworpen om het boekhoudproces te vereenvoudigen en efficiënter te maken voor ondernemers.
Koppeling activeren
Om een koppeling te maken met Visma ga je naar Instellingen (tandwielicoontje) in het hoofdmenu > Integraties en klik je op de Visma app. Je kunt deze gratis activeren.
Bij het activeren word je doorgezet naar Visma om je inloggegevens in te vullen en TimeChimp toegang te verlenen.
Wanneer je dit succesvol volbracht hebt word je doorgezet naar de instellingenpagina van Visma in TimeChimp (App Center -> Visma). Vul hier alle instellingen zo compleet mogelijk in.
Visma Online zal je vragen waar je toegang toe wilt geven, het is belangrijk dat je TimeChimp toegang geeft tot alle gegeven, anders zal de koppeling niet werken. TimeChimp zal natuurlijk alleen maar relevante data omtrent klanten en facturen importeren.
Ga vervolgens naar de instellingen > beheer > activiteiten om deze te koppelen TimeChimp te koppelen aan de juiste boekhoudartikelen uit Visma. Doe dit als volgt:
Open een activiteit in TimeChimp door in 'Activiteiten' op de drie puntjes te klikken en dan 'Bewerk'
Open in een ander tabblad Visma om de boekhoudartikelen te vinden welke je aan de activiteiten in TimeChimp wilt linken
Voeg in TimeChimp de 'Guid' toe welke je in Visma kan vinden. Deze vind je in de URL van het boekhoud artikel. Een Guid ziet er als volgt uit:
708c96d3-943d-4f79-bd92-676fbf4de1a8
Sla je activiteit op en wanneer je facturen of uren exporteert naar Visma zullen de activiteiten goed gelinkt worden!
Klanten importeren
Wanneer je een koppeling hebt met Visma kan je bij Instellingen -> Importeren alle klanten uit Visma importeren. Deze kan je daarna bekijken bij Beheer -> Klanten. De koppeling wordt gemaakt op het klantnummer veld in TimeChimp, deze moet overeenkomen met het klantnummer in Visma.
Er is ook een mogelijkheid om bij Instellingen -> Visma elke nacht een automatische import te laten draaien voor het importeren van je klanten.
Je kunt er ook voor kiezen eerst je klanten in TimeChimp aan te maken. Bij het aanmaken van een factuur in Visma wordt dan automatisch de klant in Visma aangemaakt wanneer deze niet bestaat.
Factuur aanmaken
Je kunt eenvoudig een factuur aanmaken van alle uren, uitgaven en ritten in Visma. Ga hiervoor naar Overzichten -> Uren, selecteer de uren (of uitgaven/ritten) en kies voor Acties -> Factureren in Visma.
Ook kun je vanuit Overzichten -> Ongefactureerd je klanten/projecten factureren in Visma.
Dit kan handig zijn met projecten die bijvoorbeeld een abonnement of vaste prijs als factuurmethode hebben.
Verkoopboeking aanmaken
Wil je de factuurmodule van TimeChimp gebruiken? Maak dan hier je factuur aan en maak, na het verzenden van de factuur naar de klant, een verkoopboeking aan in Visma.
Je kunt dit doen via 'Facturen' (selecteer de facturen) of vanuit de factuur zelf. Kies daarvoor Acties -> Verkoopboeking Visma aanmaken.
Let wel op dat de factuur verzonden moet zijn voordat deze knop zichtbaar is.