Hoe je eAccounting makkelijk koppelt aan TimeChimp en eenvoudig klanten importeert en facturen of verkoopboekingen aanmaakt.
Let op: de koppeling met eAccounting is beschikbaar vanaf het Advanced pakket
Over eAccounting
eAccounting is een online boekhoudsoftware pakket dat is ontwikkeld om kleine en middelgrote bedrijven te helpen bij het beheren van hun boekhouding en financiële processen. Het wordt aangeboden door Visma, een toonaangevend bedrijf op het gebied van zakelijke cloud oplossingen.
eAccounting biedt verschillende functionaliteiten, zoals het opstellen van facturen, het beheren van debiteuren en crediteuren, het bijhouden van financiële gegevens, het genereren van financiële rapporten en het verwerken van banktransacties. Het is ontworpen om het boekhoudproces te vereenvoudigen en efficiënter te maken voor ondernemers.
Koppeling activeren
Om een koppeling te maken met eAccounting ga je naar Instellingen (tandwielicoontje) in het hoofdmenu > Koppelingen en klik je op de eAccounting app. Je kunt deze gratis activeren.
Bij het activeren word je doorgezet om je inloggegevens in te vullen en TimeChimp toegang te verlenen.
Wanneer je dit succesvol volbracht hebt word je doorgezet naar de instellingenpagina van eAccounting in TimeChimp (App Center). Vul hier alle instellingen zo compleet mogelijk in.
eAccounting zal je vragen waar je toegang toe wilt geven, het is belangrijk dat je TimeChimp toegang geeft tot alle gegeven, anders zal de koppeling niet werken. TimeChimp zal natuurlijk alleen maar relevante data omtrent klanten en facturen importeren.
Ga vervolgens naar de instellingen > beheer > activiteiten om deze te koppelen TimeChimp te koppelen aan de juiste boekhoudartikelen uit eAccounting. Doe dit als volgt:
Open een activiteit in TimeChimp door in 'Activiteiten' op de drie puntjes te klikken en dan 'Bewerk'
Open in een ander tabblad eAccounting om de boekhoudartikelen te vinden welke je aan de activiteiten in TimeChimp wilt linken
Voeg in TimeChimp de 'Guid' toe welke je in eAccounting kan vinden. Deze vind je in de URL van het boekhoud artikel. Een Guid ziet er als volgt uit:
708c96d3-943d-4f79-bd92-676fbf4de1a8
Sla je activiteit op en wanneer je facturen of uren exporteert naar eAccounting zullen de activiteiten goed gelinkt worden!
Klanten importeren
Wanneer je een koppeling hebt met eAccounting kan je bij Instellingen -> Importeren alle klanten importeren. Deze kan je daarna bekijken bij Beheer -> Klanten. De koppeling wordt gemaakt op het klantnummer veld in TimeChimp, deze moet overeenkomen met het klantnummer in eAccounting
Er is ook een mogelijkheid om bij instellingen elke nacht een automatische import te laten draaien voor het importeren van je klanten.
Je kunt er ook voor kiezen eerst je klanten in TimeChimp aan te maken. Bij het aanmaken van een factuur in eAccounting wordt dan automatisch de klant in eAccounting aangemaakt wanneer deze niet bestaat.
Factuur aanmaken
Je kunt eenvoudig een factuur aanmaken van alle uren, uitgaven en ritten. Ga hiervoor naar Overzichten -> Uren, selecteer de uren (of uitgaven/ritten) en kies voor Acties -> Factureren in eAccounting.
Ook kun je vanuit Financieel -> Ongefactureerd je klanten/projecten factureren in eAccounting.
Dit kan handig zijn met projecten die bijvoorbeeld een abonnement of vaste prijs als factuurmethode hebben.
Verkoopboeking aanmaken
Wil je de factuurmodule van TimeChimp gebruiken? Maak dan hier je factuur aan en maak, na het verzenden van de factuur naar de klant, een verkoopboeking aan in eAccounting.
Je kunt dit doen via 'Facturen' (selecteer de facturen) of vanuit de factuur zelf. Kies daarvoor Acties -> Verkoopboeking eAccounting aanmaken.
eAccounting accepteert maximaal 2 decimalen. Als er in TimeChimp meer decimalen op de factuur staan, kunnen kleine afrondingsverschillen ontstaan bij het doorsturen.
Let wel op dat de factuur verzonden moet zijn voordat deze knop zichtbaar is.