In dit artikel zal je leren hoe je uitgaven aanmaakt en registreert in TimeChimp. We zullen laten zien waar je de uitgaven moet aanmaken in de instellingen en waar je deze vervolgens kan registeren voor jou klant of project.
Inhoudsopgave
Hoe maak ik een uitgave aan in TimeChimp
Let op: voor het aanmaken en bewerken van uitgaven in de instellingen heb je een beheerder rol nodig.
De eerste stap is natuurlijk om je uitgaven in TimeChimp te zetten, in de instellingen van TimeChimp heten dit ‘producten’. Om deze toe te voegen ga je naar de instellingen (tandwiel icoontje) > Beheer > Producten. Vervolgens klik je op "Nieuwe uitgave" en vul de naam van het product in en een eventuele verkoop- en inkoopprijs.
Maak je gebruik van een koppeling? Dan kan je bij 'Product / Artikel' de uitgave koppelen aan het product of artikel zoals deze in het systeem waarmee de koppeling gemaakt is staat.
Een uitgave registreren in TimeChimp
Nu ben je klaar om je nieuwe uitgave te registreren. Ga naar de 'Registeren' module en klik op 'Uitgaven'. Je komt dan in het uitgaveformulier terecht. Hier vul je dan alle benodigde informatie in zoals de klant, het project en natuurlijk welke uitgave je gedaan hebt.
Daarnaast heb je nog meer opties zoals het toevoegen van een omschrijving als je meer context wilt geven over de uitgave, een aantal, het Btw-percentage en of de uitgave facturabel is. Het laatste dat je moet doen is klikken op 'uitgave toevoegen' en je hebt de uitgave geregistreerd.
Let op: vul bij het invullen van het bedrag van een uitgave het bedrag exclusief BTW in.
Heb je het vinkje aanstaan bij 'inclusief BTW', vul dan wel het volledige bedrag in en selecteer het juiste BTW tarief.
Het registratieformulier dat je hierboven in de afbeelding ziet, is de standaard instelling. Het kan zijn dat jij minder opties ziet en dit is dan omdat jouw werkgever dit formulier heeft aangepast.
Aanpassen van het registratieformulier
Het registratieformulier dat je hierboven ziet is daarnaast ook nog aan te passen. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat je alleen het project, de omschrijving en het aantal wilt zien. Geen gedoe meer met onnodige invulvelden, maar gewoon snel en gemakkelijk je urenregistratie bijhouden.
Door het vinkje bij het oog-icoontje aan te klikken is het veld zichtbaar en optioneel, als je het vinkje bij het sterretje aanzet is het veld verplicht.
En dat is het! Je weet nu hoe je uitgaven kunt registreren en producten kunt toevoegen aan jouw omgeving. En wie weet, misschien ben je straks wel de go-to persoon voor al je TimeChimp-vragen in je kantoor.
Een interne declaratie toevoegen
Je kan 'Uitgaven' ook gebruiken om medewerkers hun declaraties te laten invullen zodat jij als beheerder ook een overzicht van hebt. Dit doe je door je medewerkers deze declaraties te laten registreren op de interne klant en het interne project. TimeChimp zet standaard een interne klant en intern project klaar met de naam 'Intern', maar misschien heeft jouw organisatie dit al gewijzigd naar de naam van de organisatie.
Dit interne project is standaard niet facturabel, zo zullen uitgaven nooit per ongeluk op een factuur komen te staan.
Tip: pas het registratie formulier aan en zet de 'Bijlage' op verplicht, dan moeten medewerkers altijd een bonnetje toevoegen!
Wanneer medewerkers hun declaraties hebben ingevuld kan jij gemakkelijk vanuit 'Overzichten' een overzicht en de bijlages exporteren zodat je je medewerkers terug kan betalen!
Link naar relevante artikelen: