Een van de interne processen die je ook in TimeChimp kan inrichten is het aanvragen van verlof en registeren van verzuim. Zo krijg je in TimeChimp een nog completer overzicht van de gewerkte en afwezige dagen of uren van je medewerkers.
Let op: Het registreren van verlof en andere afwezigheidstypes is mogelijk vanaf het Advanced pakket
Inhoudsopgave
In deze video nemen we je mee in de verlof en verzuim module in TimeChimp. Daarnaast geven we nog inzichten in hoe je Tijd voor Tijd in kunt regelen in jouw omgeving.
Hoe stel je verlof en verzuim in?
In elke nieuwe organisatie die wordt aangemaakt worden er standaard een aantal activiteiten toegevoegd, verlof en verzuim is hier een van. Deze kan je vinden via het tandwiel icoontje > beheer > activiteiten.
Als het goed is, is het instellen van verlof en verzuim dus al bijna volledig geregeld.
Voor sommige bedrijven is het belangrijk om het verlof tot in detailniveau inzichtelijk te hebben, bijvoorbeeld voor verschillende soorten verlof zoals ouderschapverlof of studieverlof. In dit artikel lees je meer over het aanmaken van nieuwe verlofpotjes zodat je andere afwezigheidstypes ook kan bijhouden.
Wij raden aan om het registreren van verlof en verzuim op een intern project te doen, dit project staat ook standaard in elke TimeChimp omgeving. Je kan natuurlijk ook zelf een project aanmaken.
Wil je dat de medewerkers hun verlof registreren bij andere projecten, voeg dan de verlof/verzuim activiteiten toe aan het project. Wil je dit niet, zorg ervoor dat deze alleen actief zijn op het project naar keuze. De medewerker kan alleen de activiteiten zien die gekoppeld zijn aan een project.
Tip: Wijzig de naam van de klant 'Intern' naar de naam van jouw bedrijf en zorg dat het project voor verlof en ziekte een duidelijke naam heeft, zo maak je het je medewerker nog makkelijker!
Saldo aan de medewerkers geven
Elke medewerker heeft recht op verlof. Binnen TimeChimp kan je dit inregelen via het bewerken van de medewerker in HRM. Dit artikel ondersteunt je hierbij. Je kunt dit doen per medewerker of voor meerdere medewerkers tegelijk.
Toewijzen van verlof saldi in bulk
In TimeChimp kan je verlofpotjes in bulk toevoegen aan je medewerkers. Selecteer je medewerkers en voeg via ‘Acties’ je verlofsaldi toe aan de desbetreffende medewerkers.
Heb je verschillende verloftypes aangemaakt voor bijvoorbeeld ouderschapsverlof of studieverlof, dan kan je aan deze verloftypes apart een balans toevoegen. Ook hier hebben medewerkers vervolgens inzicht in.
Verlofuren die de medewerken aan het einde van een jaar niet gebruikt heeft, worden automatisch naar het volgende jaar meegenomen.
Hoe vragen medewerkers verlof aan?
Het registreren van verlof en verzuim gaat net als het registeren van andere "activiteiten" die de medewerker invoert. Gaat een medewerker met verlof of is een medewerker ziek, dan kunnen ze de activiteit 'Verlof' of 'Verzuim' gebruiken om dit te registeren, of natuurlijk een van de andere verloftypes en activiteiten die je hiervoor hebt aangemaakt.
De standaard verlof activiteit is zo ingesteld dat wanneer medewerkers hiermee registeren, het aantal uur automatisch afgetrokken wordt van het verlofsaldo van deze medewerker. Medewerkers hebben inzicht in dit saldo via hun profiel en kunnen dus inzien hoeveel verlofuren ze nog over hebben.
Wil je meer controle hebben en zorgen dat medewerkers eerst hun uren moeten laten goedkeuren voordat ze de dagen kunnen opnemen? Dan kan je gebruik maken van de 'Goedkeurmodule'.
Let wel, de Goedkeurmodule gebruik je voor alle registraties. Het is niet mogelijk om deze uitsluitend voor verlof te gebruiken.
Medewerkers kunnen hun uren aanbieden aan de correcte persoon in de organisatie, en deze word dan automatisch op de hoogte gesteld. Zou houd je het eenvoudig en overzichtelijk in TimeChimp, en scheelt dit een hoop e-mail verkeer met aanvragen en dergelijke.
Let wel, deze module kun je gebruiken vanaf het Advanced pakket