In dit artikel lees je hoe je afwezigheid saldi kunt toevoegen & kunt zorgen dat jouw medewerkers kunnen registreren en inzage verkrijgen.
Introductie
Wanneer je start met TimeChimp zetten wij standaard een Intern Project voor je klaar met de activiteiten 'verlof', 'ziekte' en 'bijzonder verlof'. Maar in veel organisaties is dit niet voldoende. Je wilt bijvoorbeeld een saldo en activiteit 'vaderschapsverlof' aanbieden voor de collega die net vader is geworden en wil bijhouden hoe veel uur hij nog bij de kleine kan besteden. Of een 'kortstondig zorgverlof' schrijven voor degene die zijn ouders thuis wat extra helpt.
Afwezigheidstypes beheren
Om jouw verlof potjes/ afwezigheidstypes te beheren ga je via Beheer> Afwezigheidstypes vind je de types verlof en verzuim waarmee jouw organisatie gaat. Er zijn dus 2 soorten afwezigheidstypes;
1. Verlof
2. Verzuim
Kies voor + Nieuw afwezigheidstype om een nieuw soort afwezigheidstype toe te voegen.
Let op: kies voor het vinkje bij 'Activiteit maken voor dit afwezigheidstype' zodat je vervolgens ook daadwerkelijk kunt registreren op dit saldo en/of toevoegen als activiteit aan een project.
Activiteitsinstellingen
Nadat je hebt geklikt op 'Toevoegen' kom je automatisch in het volgende venster waarbij de instellingen van de taak die terug zijn te vinden. Deze zijn ook los te beheren via Beheer > Activiteiten > bewerk activiteit.
Algemeen
Wil je een de activiteit later makkelijk terugvinden via Overzichten, dan kan je hier nog een activiteitenlabel meegeven.
Het codeveld is voor het doorzetten naar andere software en het binnenkomen op bijv. de juiste grootboekrekening.
Het Salarispakket urencode veld koppelt met HRM systemen zoals NMBRS en Loket.
Instellingen
Activiteiten voor afwezigheidstypen zijn zelden activiteiten die aan elk project toegevoegd moeten worden.
Check bij 'Saldo afwezigheid' of de activiteit van het juiste potje afgetrokken of toegevoegd zal worden en met welk percentage.
Selecteer eventueel de balans overuren bij activiteiten waarbij je bijv. wilt dat deze worden afgeschreven van de opgebouwde overuren. Denk aan Tijd voor Tijd.
Financieel
Dit soort activiteiten zijn zelden standaard facturabel of standaard bij een nieuw project. Vul bij de financiële instellingen alleen gegevens in als de activiteit daadwerkelijk facturabel is.
Projecten
Selecteer hier aan welke projecten de activiteit toegevoegd moet worden.
Hoe kan ik Tijd voor Tijd inregelen?
Maak eerst een een activiteit 'Tijd voor tijd' aan.
Geef bij de instellingen van de activiteit aan dat deze invloed heeft op de balans overuren.
Geef het gewenste percentage aan en klik 'Aftrekken' aan. Doorgaans is dit 100% als je wilt dat de uren die met deze activiteit geregistreerd worden volledig worden afgetrokken van het balans aan opgebouwde overuren.
Koppel de 'Tijd voor tijd' activiteit aan je interne project zodat medewerkers hierop kunnen registreren.
Klaar!
Je medewerkers kunnen nu hun tijd voor tijd registreren en het aantal geregistreerde uren wordt dan automatisch van hun overuren saldo afgetrokken.