Erfahre, wie du sevDesk einfach mit TimeChimp verknüpfen und Kunden importieren sowie Rechnungen / Verkaufsbuchungen erstellen kannst.
Inhalt:
Über sevDesk
sevDesk ist eine deutsche Online-Buchhaltungsplattform, die kleinen Unternehmen und Freiberuflern hilft, ihre Finanzen im Blick zu behalten. Sie bietet Funktionen wie Rechnungsstellung, Ausgabenmanagement, Zeiterfassung und Buchhaltung und ermöglicht es den Benutzern, einfach Rechnungen zu erstellen und zu versenden, Ausgaben zu verfolgen und Steuererklärungen einzureichen.
Was kann ich nach sevDesk exportieren?
Mit der sevDesk-Integration in TimeChimp können deine Benutzer einfach alle erfassten Stunden und Rechnungen in sevDesk importieren. Nach der Verbindung kannst du Kunden in sevDesk importieren und Rechnungen aus den erfassten Stunden und Ausgaben in TimeChimp erstellen. Es ist auch möglich, Produkte in sevDesk zu erstellen, sodass Rechnungszeilen automatisch mit den richtigen Mehrwertsteuersätzen und Kategorien verknüpft werden.
Wie richte ich die Integration ein?
Du kannst die Integration über unser App-Center aktivieren. Das findest du unter Einstellungen (Zahnradsymbol) > App-Center > Integrationen. Klick einfach auf das sevDesk-Logo, wie im Bildschirmfoto gezeigt, und folge den Schritten unten:
Nach der Aktivierung wirst du zu den sevDesk-Einstellungen in TimeChimp (Einstellungen > App-Center > sevDesk) weitergeleitet. Folge diesen Schritten:
Öffne deine sevDesk-Umgebung.
Gehe dann zu Einstellungen > Benutzer.
Wähle einen bestimmten Benutzer, der als „API-Benutzer“ verwendet werden soll.
Klick dann auf „Display“ neben dem Feld „API Token“.
Gib dein Passwort ein, kopiere den API Token und füge ihn in TimeChimp bei den sevDesk-Einstellungen ein.
Kundendaten aus sevDesk importieren
Nach der Verbindung kannst du mit dem Import von Kundendaten starten. Gehe wieder zu Einstellungen (Zahnradsymbol) und wähle im Reiter Importieren/Exportieren > Importieren die sevDesk-Verbindung. Du kannst nur alle neuen Kunden importieren, oder zusätzlich alle bestehenden aktualisieren.
Hat alles funktioniert? Dann findest du deine Kundendaten unter Stammdaten > Kunden.
Achtung: Die Daten werden über das Feld „Kundennummer“ in TimeChimp verknüpft. Diese muss also mit der Debitor-Nummer in sevDesk übereinstimmen.
Du kannst deine Kunden auch zuerst in TimeChimp erstellen. Anschließend wird der Kunde beim Erstellen einer Rechnung über die SevDesk-Integration automatisch in sevDesk angelegt, falls er nicht vorhanden ist.
Rechnungen in sevDesk erstellen
Ab jetzt kannst du einfach eine Rechnung in sevDesk aus allen deinen erfassten Stunden, Ausgaben und Kilometern in TimeChimp erstellen. Wähle dazu die gewünschten Stundensätze in den Übersichten aus und wähle Aktionen > Rechnungsstellung in sevDesk.
Verkaufsbuchung anlegen
Möchtest du die Rechnungssoftware von TimeChimp nutzen? Dann erstellen deine Rechnung über das Finanzen-Modul, sende sie an den Kunden und wähle die Rechnung erneut aus, indem du die Zeile in der Rechnungsübersicht ankreuzt.
Wähle Bulk Aktionen > Verkaufsbuchungen sevDesk anlegen.
Standardartikel
Es ist möglich, Standardartikel in sevDesk zu erstellen, um die damit verknüpften Rechnungspositionen automatisch dem richtigen Mehrwertsteuersatz und der richtigen Kategorie zuzuordnen.
Wähle dafür das Zahnrad > Einstellungen > Integrationen > sevDesk und lege einen Standardartikel fest. Außerdem kannst du Aktivitäten mit einem Artikel verbinden (über Einstellungen > Verwaltung > Aktivitäten).
Wenn du jetzt Stunden auf dieser Aktivität erfasst und daraus eine Rechnung erstellst, werden diese automatisch der richtigen Kategorie und dem richtigen Mehrwertsteuersatz zugeordnet.