Erfahre, wie du Xero mit TimeChimp verknüpfst und so im Handumdrehen Kundendaten importierst und Rechnungen/Verkaufsbuchungen erstellst.
Inhalt:
Über Xero
Xero ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen. Das Programm bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Optimierung von Finanzprozessen, einschließlich Rechnungsstellung, Ausgabenmanagement, Buchhaltung, Lagerverwaltung, Gehaltsabrechnung und Berichterstellung.
Xero ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche, die mit Internetzugang immer und überall zugänglich ist, sowie für Integrationen mit anderen Business-Tools. Das Ziel ist es, Buchhaltungsaufgaben zu vereinfachen und Echtzeit-Einblicke in die finanzielle Leistung von Unternehmen zu bieten.
Verknüpfung aktivieren
Um eine Verbindung mit Xero herzustellen, gehst du zu den allgemeinen Einstellungen (Zahnrad) im Hauptmenü > App-Center und klickst auf die Xero-App. Wähle dann oben rechts das Feld „Aktivieren“.
Du wirst automatisch zu Xero weitergeleitet, um deine Anmeldedaten einzugeben.
Nach der Aktivierung der Verknüpfung ist es wichtig, dass du die richtige Verwaltung auswählst, das Standardprodukt sowie die Codes für das Hauptbuchkonto und das Verkaufsjournal eingibst.
Achte auch darauf, dass die Währung in Xero dieselbe ist wie die in TimeChimp gewählte Währung (Zahnrad > Einstellungen > Regional).
Kundendaten importieren
Wenn du die Verknüpfung erstellt hast, kannst du deine Kundendaten von Xero nach TimeChimp importieren. Gehe dafür zu deinen Einstellungen (über das Zahnrad-Symbol) > Importieren/Exportieren > Importieren. Unter Verknüpfungen wählst du die Xero-Schaltfläche.
Anschließend sucht TimeChimp nach Kundennummern in Xero. Wenn dein Kundenprofil sowohl in Xero als auch in TimeChimp existiert, muss es also dieselbe Kundennummer (Kontonummer in Xero) haben, damit das System die verwandten Einheiten verknüpfen kann.
War der Import erfolgreich? Dann findest du die importierten Kundendaten unter Stammdaten > Kunden.
Möchtest du, dass deine Kundendaten automatisch in TimeChimp erscheinen? Navigiere zum Zahnrad > Einstellungen > Integrationen > Xero und setze den Schalter „Automatisch importieren“ auf JA. Dann werden deine (neuen) Kundendaten jede Nacht automatisch in TimeChimp importiert.
Rechnungsstellung in Xero
Du kannst einfach alle deine Stunden, Ausgaben und Kilometer über Xero in Rechnung stellen. Gehe dafür in TimeChimp zu Übersichten > Stunden ODER Ausgaben ODER Fahrten, markiere die gewünschten Einträge und wähle Aktionen > Rechnungsstellung in Xero.
Du kannst nach demselben Prinzip auch über Finanzen > Nicht in Rechnung gestellt alle Erfassungen pro Kunden/Projekte über Xero abrechnen. Dies kann bei Projekten nützlich sein, bei denen beispielsweise ein Abonnement oder Festpreis als Rechnungsmethode festgelegt wurde.
Verkaufsbuchung in Xero
Möchtest du die Rechnungsstellung direkt in TimeChimp erledigen? Kein Problem, dann erstelle deine Rechnung und lege nach dem Versand an den Kunden eine Verkaufsbuchung in Xero an.
Das machst du über Finanzen > Rechnungen (Rechnung auswählen und über „Bulk Aktionen“ Verkaufsbuchung in Xero anlegen) oder direkt aus der Rechnung heraus (Aktionen > Verkaufsbuchung Xero anlegen).
Beachte, dass die Rechnung zuerst abgesendet werden muss, bevor du diese Schaltfläche nutzen kannst.
Wenn alles funktioniert hat, findest du die erstellten Einträge in Xero unter „Journal“.