Hier erhältst du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Stunden oder Kunden-, Projekt- und Mitarbeiterdaten im Handumdrehen zu importieren.
Inhaltsverzeichnis
Importfunktionen finden
Mit TimeChimp kannst du ganz einfach Kunden, Projekte, Stunden und/oder Mitarbeiter zu importieren. Wo findest du die Importfunktionen? Gehe zu den allgemeinen Einstellungen (Zahnrad-Symbol neben deinem Profil-Icon) im Hauptmenü und wähle den Tab „Importieren/Exportieren“. In der Seitenleiste findest du dann das Feld „Importieren“.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Erstelle in Excel eine Tabelle für den gewünschten Import, z. B. Kundendateien. Du kannst die jeweiligen Spalten auch benennen, das ist jedoch nicht zwingend nötig. Allerdings erleichtert das die Verarbeitung deiner Datei. Wenn du fertig bist, wähle „Speichern unter“ und dann „CSV (Trennzeichen getrennt)“. Beachte: In TimeChimp gilt eine Begrenzung von 500 Zeilen. Hast du mehr als 500 Zeilen? Dann erstelle mehrere Dateien.
Klicke bei den TimeChimp Importfunktionen auf die Kachel „CSV/Excel“ und wähle aus, ob du Kunden, Projekte, Stunden, Ausgaben oder Mitarbeiter importieren willst. Dann kannst du deine CSV-Datei einfach per Drag-and-drop einfügen und auf „Upload starten“ klicken.
Verknüpfe die gewünschten Spalten aus deiner Datei mit den Feldern, die du ausfüllen möchtest. Wenn du eine Spalte mit Datum auswählst, gib das Datumsformat an. Stunden müssen im 24-Stunden-Format angegeben werden: 24.00 oder 24:00.
Nachdem du alle Spalten ausgewählt hast, klicke auf „Import starten“. Deine CSV-Datei wird jetzt importiert.
Du erhältst Feedback zum Status deines Imports. Wenn der Import erfolgreich war, erhältst du eine Erfolgsmeldung. Wenn deine Datei nicht importiert wurde, erhältst du eine Nachricht, warum es nicht geklappt hat. Du kannst dann zum vorherigen Fenster zurückkehren, um eine andere Datei hochzuladen oder andere Spalten auszuwählen.
Achtung: Stelle sicher, dass in deiner CSV-Datei keine leeren Zeilen sind. Kommst du nicht weiter? Dann kontaktiere unseren Support über den Chat unten rechts.
Datenabgleich
Beim Import werden deine Daten aus deiner Datei (wie Kunden und/oder Projekte) mit bestimmten Feldern verknüpft. Falls diese Felder in deiner aktuellen Umgebung noch nicht vorhanden sind, werden sie erstellt. Wenn das Feld bereits existiert, wird es mit den neuen Informationen aktualisiert. Bei der Verknüpfung wird nicht auf Groß- und Kleinschreibung geachtet.
Kunden: Kunden werden zunächst anhand der Kundennummer verknüpft. Wenn keine Kundennummer verfügbar ist (bei bestehenden Kunden sowie Kunden aus dem Import), wird der Kunde anhand des Namens verknüpft. Gibt es keine Übereinstimmung, wird ein neuer Kunde erstellt.
Projekte: Projekte werden zunächst anhand des Projektcodes verknüpft. Wenn kein Projektcode verfügbar ist (bei bestehenden Projekten sowie Projekten aus dem Import), wird das Projekt anhand des Namens verknüpft. Gibt es keine Übereinstimmung, wird ein neues Projekt erstellt.
Stunden: Beim Import von Stunden wird der Eintrag mit dem Kunden, Projekt, der Aktivität und/oder dem Mitarbeiter verknüpft. Beim Import von Stunden müssen immer ein Kunde, Mitarbeiter und eine Aktivität vorhanden sein. Existieren der Kunde/die Aktivität oder der Mitarbeiter noch nicht? Erstelle sie zuerst in TimeChimp, bevor du mit dem Import fortfährst.
Mitarbeiter: Mitarbeiter werden anhand der E-Mail-Adresse verknüpft. Wenn die E-Mail-Adresse bereits bekannt ist, ist der Import nicht möglich. Existiert die E-Mail-Adresse noch nicht, wird ein neuer Mitarbeiter erstellt.
Good to know
Es gibt auch ein paar Tricks, die gut zu wissen sind, wenn du Daten importierst. Hier ist eine Liste dieser Tricks:
Wenn du Projekte importierst, werden alle aktiven Mitarbeiter und Aktivitäten hinzugefügt.
Müssen alle Projekte alle Mitarbeiter enthalten? In diesem Fall kann es nützlich sein, zuerst die Mitarbeiter zu importieren. Wenn das nicht der Fall ist und nicht jeder Mitarbeiter in den Projekten enthalten sein muss, die du importieren möchtest, ist es besser, zuerst die Projekte und erst danach die Mitarbeiter zu importieren.