In diesem Artikel erklären wir dir, wie du die Übersichten nutzen kannst, um Einblicke in deine erfassten Daten zu erhalten. Wir zeigen dir auch, wie du von hier aus Genehmigungen, Exporte und Rechnungsstellungen durchführst.
Inhaltsverzeichnis
Filter
Je mehr Daten in TimeChimp erfasst werden, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Verwende dafür die Filteroptionen. Filtere nach Kunden, Mitarbeitern, Zeiträumen oder zum Beispiel nach Status.
Es ist möglich, verschiedene Filter zu kombinieren, damit du nur die Daten siehst, die für dich wichtig sind!
Gruppierung
Neben dem Filtern ist die Gruppierung von Daten praktisch. Mit der Gruppierung bringst du verschiedene Werte zusammen.
Zum Beispiel: Du filterst nach einem Projekt und möchtest die Anzahl der geleisteten Stunden pro Mitarbeiter sehen. Dann gruppierst du nach Mitarbeiter.
Es ist nicht möglich, mehrere Gruppierungen zu kombinieren oder sie in deinen Export einzubeziehen.
Spalten
Das Übersichten-Modul kann ganz nach deinen Vorlieben angepasst werden. Über die Schaltfläche „Spalten“ kannst du einfach angeben, welche Spalten du in der Übersicht sehen möchtest. Dies ist individuell und gilt daher nicht für deine Kollegen.
Genehmigen/Ablehnen
In den Übersichten kannst du auch Einträge genehmigen oder ablehnen. Filtere über den Status einfach nach erfassten oder eingereichten Einträgen und wähle die Zeilen aus, die du genehmigen/ablehnen möchtest. Über „Aktionen“ kannst du die Stunden, Fahrten oder Ausgaben dann genehmigen oder ablehnen.
Wenn du die Stunden genehmigst, können sie nicht mehr bearbeitet werden und sie gelten als „endgültig“.
Wenn du die Stunden ablehnst, kann der Mitarbeiter die Stunden bearbeiten und erneut zur Genehmigung einreichen.
Möchtest du die Stunden zuerst bearbeiten? Wähle dann bei einem eingereichten Eintrag „Status in 'Offen' ändern“ aus. Auf diese Weise wird der Status auf „Erfasst“ zurückgesetzt und du kannst du die Einträge bearbeiten, ohne dass der Mitarbeiter tätig werden muss. Alles angepasst und gespeichert? Dann genehmigst du den Eintrag einfach auf dem regulären Weg. Du musst ihn nicht erneut einreichen.
Exportieren
Alle Daten in TimeChimp können exportiert werden. Wähle zunächst die Daten aus, die du exportieren möchtest. Klicke dann auf „Exportieren“ und wähle aus dem Dropdown-Menü die gewünschte Exportdatei.
Rechnungsstellung
Über die Übersichten kannst du deine Einträge ganz einfach und schnell in Rechnung stellen. Wähle zunächst die Zeilen aus, die du in Rechnung stellen möchtest. Deine Auswahl wird gespeichert, wenn du zwischen den Tabs für Stunden, Ausgaben und Fahrten wechselst. Klicke dann oben rechts auf Aktionen > Rechnungsstellung. Erfahre mehr über Rechnungsstellung in TimeChimp.
Wenn du nicht in TimeChimp abrechnen willst (sondern über eine Integration), aber die Einträge als berechnet markieren möchtest, wähle Aktionen > „Status in 'in Rechnung gestellt' ändern“.
Die Einträge erhalten dann den Status „berechnet“, was für deine Verwaltung sehr praktisch ist.
Status
In der Übersicht kannst du nach dem Status der Einträge filtern, hier eine Erklärung:
Erfasst: Der Eintrag wurde erstellt.
Eingereicht: Der Eintrag wurde zur Genehmigung eingereicht.
Genehmigt: Der Eintrag wurde genehmigt.
Abgelehnt: Der Eintrag wurde abgelehnt.
Abgebucht: Der Eintrag wurde abgebucht.
Berechnet: Der Eintrag wurde in Rechnung gestellt.
Status Historie
Du kannst auch die Status Historie überprüfen. So siehst du, wann der jeweiligen Eintrag erfasst, eingereicht, genehmigt/abgelehnt und berechnet wurde.
Stelle dafür über die Schaltfläche „Spalten“ sicher, dass du die Spalte „Status“ eingeblendet hast. Jetzt kannst du den Status eines jeden Eintrags in den Übersichten sehen. Wenn du auf das Statusfeld klickst, öffnet sich ein Pop-up-Fenster.
Hier siehst du die Historie des Eintrags und wann der Status geändert wurde.