Toevoegen van een activiteit
Volg deze stappen om een taak aan te maken:
Ga naar het tandwielpictogram.
Selecteer "Beheer" in het menu.
Kies "Activiteiten".
Klik op "+ Nieuwe activiteit".
Er verschijnt een pop-up met de volgende velden:
Algemeen
Naam
Geef je activiteit een herkenbare naam die iedereen in je organisatie herkent. Je kunt deze activiteit uiteindelijk koppelen aan meerdere klanten of projecten.
Label
Mocht je ooit eens een analyse willen draaien op een groep activiteiten dan kun je deze activiteit voorzien van een activiteitenlabel. Dit label kun je gebruiken als filteroptie bij het uitdraaien van een rapportage via overzichten.
Code
Dit kun je gebruiken om te koppelen aan het boekhoudpakket. Op deze manier worden de regels van deze activiteiten automatisch toegeschreven aan de juiste grootboekrekening.
Looncode
Looncode zie je enkel wanneer je een koppeling hebt gelegd met een salarisadministratie programma.
Dit veld kun je gebruiken om te koppelen aan de juiste urencode of looncomponent in het salarisadministratieprogramma.
Instellingen
Standaard bij een nieuw project
Nu is het belangrijk om je af te vragen of je deze activiteit vaker gaat gebruiken op meerdere klanten/projecten. Is dit het geval? Kies dan standaard bij een nieuw project.
Saldo afwezigheid
Gebruik deze optie wanneer de activiteit invloed heeft op de absentie of verlof. Wanneer er op deze activiteit geschreven wordt, kan er afhankelijk van de instellingen een saldo bij een afwezigheidstype bij- of afgeschreven worden met een bepaald percentage.
Saldo medewerker
Gebruik deze optie wanneer de activiteit een invloed heeft op overuren. Wanneer er op deze activiteit geschreven wordt, kan er afhankelijk van de instellingen een saldo bij het overurensaldo bij- of afgeschreven worden met een bepaald percentage.
Financieel
Hier kies je of de activiteit standaard facturabel is.
Standaard uurtarief: Vul het standaard uurtarief in. Dit tarief geldt voor alle projecten waar geen projectspecifieke afspraken zijn gemaakt.
Periodieke tarieven: Je kunt hier periodieke termijnen instellen, bijvoorbeeld voor de prijsindexering in een nieuw jaar.
Zodra je de financiële instellingen van een bestaande activiteit wijzigt, krijg je de optie om deze aanpassingen te synchroniseren met je lopende projecten. Dit doe je met de toggle: "Financiële instellingen toepassen op alle gekoppelde projecten".
Optie 1: De toggle staat UIT (Standaard)
Als je de wijzigingen opslaat terwijl de toggle uit staat, gebeurt het volgende:
Bestaande projecten: Er verandert niets. Projectspecifieke afspraken en tarieven blijven behouden.
Nieuwe projecten: Zodra je deze activiteit aan een nieuw project koppelt, worden de nieuwe instellingen gebruikt.
Scenario: Kies deze optie als je projecten hebt met afwijkende prijsafspraken die niet overschreven mogen worden.
Optie 2: De toggle staat AAN (Overschrijven)
Als je deze optie inschakelt, worden de financiële instellingen van de algemene activiteit direct gepusht naar alle gekoppelde projectactiviteiten.
Gevolg: Alle projectspecifieke instellingen (zoals een handmatig aangepast uurtarief op projectniveau) worden permanent overschreven door de algemene instelling.
Bevestiging: Vanwege de grote impact tonen we een waarschuwing en vragen we je om een extra bevestiging via een checkbox voordat je kunt opslaan.
Let op: Het overschrijven van projectinstellingen kan niet ongedaan worden gemaakt. Controleer daarom altijd goed of er projecten zijn met uitzonderingen voordat je de toggle activeert. Voor je deze wijziging door kunt voeren zal er een waarschuwing in beeld komen.
Voeg activiteit toe aan alle huidige projecten
Je hebt een nieuwe activiteit binnen je organisatie of had deze nog niet aangemaakt. Je wil wel dat hij op ieder project standaard te boeken is. Vink dan de onderste checkbox aan 'Activiteit aan alle huidige projecten toevoegen'.
Activiteiten archiveren of activeren
Bij het archiveren van een activiteit gebeurt het volgende:
De activiteit wordt gearchiveerd in alle gekoppelde projecten
Als er geen tijd is geregistreerd, verdwijnt de taak volledig uit de projecten
Als er wel tijd is geregistreerd:
Blijft de activiteit zichtbaar in het project en is duidelijk gemarkeerd als gearchiveerd
Wordt de activiteit als gearchiveerd weergegeven in het activiteiten overzicht in de instellingen van het project en de overzichten
Is de activiteit niet meer te selecteren bij Registeren
Bij het activeren van een activiteit gebeurt het volgende:
De activiteit wordt opnieuw geactiveerd in alle projecten waarin deze eerder actief was
De activiteit wordt opnieuw zichtbaar en te selecteren, behalve als deze expliciet uit een project is verwijderd