In dit artikel vertellen we je alles over het toevoegen en deactiveren van medewerkers en alles wat daarbij komt kijken.
Inhoudsopgave
Let op! Voor de onderstaande acties heb je de rol Beheerder nodig.
Hoe voeg ik een medewerker toe?
Onder het tabje HRM kun je kiezen voor +nieuwe medewerker(s). Hierna volgt een scherm waarbij je de gegevens van de medewerker kunt invoeren. Verplichte velden zijn hierbij de voor- en achternaam, rol en taal.
Let op! Aan het toevoegen van extra medewerkers zitten mogelijk extra kosten verbonden.
Je kunt vanuit dit scherm direct een uitnodiging naar de medewerker versturen en je kunt de medewerker direct toevoegen aan de huidige projecten toevoegen.
Mocht je later een uitnodiging willen sturen dan kun je dit doen door onder het tabje HRM de gewenste medewerker(s) te selecteren → acties verstuur uitnodiging.
Meer info over rollen vind je hier.
Zitten er extra kosten verbonden aan het toevoegen van nieuwe medewerkers?
Mocht je door het toevoegen van nieuwe medewerker(s) boven het aantal seats uitkomen dan brengt dit extra kosten met zich mee. Onder tandwieltje → abonnement vind je meer informatie over de hoeveelheid seats die je in gebruik hebt.
De facturatie met het toevoegen van een medewerker is het gemakkelijkst toe te lichten aan een voorbeeld. Wij doen dit per abonnementsperiode.
Maandabonnement
Stel je maandabonnement loopt van 1 september 2020 tot en met 30 september 2020. Je hebt een business abonnement en betaalt € 14 per gebruiker per maand. Je voegt een nieuwe medewerker toe op 15 september. De abonnementsperiode voor deze gebruiker loopt dan van 15 september tot en met 30 september. Je ontvangt een factuur van € 7 excl. btw.
Jaarabonnement
Stel je jaarabonnement loopt van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020. Je hebt een business abonnement en betaalt € 144 per gebruiker per jaar (€ 12 per maand). Je voegt een nieuwe medewerker toe op 1 juli. De abonnementsperiode van deze gebruiker loopt dan van 1 juli tot en met 31 december. Dit zijn zes maanden. Je ontvangt voor deze gebruiker een factuur van € 72 excl. BTW.
Hoe verwijder ik een medewerker
Je kunt medewerkers op 2 manieren deactiveren. Ga naar HRM.
-Je klikt op de 3 puntjes bij de medewerker en kiest deactiveer medewerker
-Je selecteert 1 of meerdere medewerkers en kiest bij acties deactiveer medewerkers
Gedeactiveerde medewerkers kun je terugvinden door te klikken op +alle filters -> toon alle medewerkers op ja. Door te klikken op de 3 puntjes kun je een medewerkers weer activeren.
Wat gebeurt er met de data van verwijderde medewerkers?
Geen zorgen! De data van de medewerker blijft verder bewaard na het deactiveren. Dus alle geregistreerde uren/uitgaven/ritten kan je gewoon nog terugvinden in 'Overzichten
Resterende verlof- en overuren saldo bekijken
Ook kan je na het deactiveren van een medewerker het verlof of overuren saldo van een medewerker terugvinden. Dit doe je door naar 'HRM' te gaan > 'Acties' > 'Toon resterende balans'. Zorg dan dat je filtert op alle medewerkers of inactieve medewerkers en voilà, je hebt het restant aan overuren en verlof van deze medewerkers!