In dit artikel leggen we je stapsgewijs uit hoe je een offerte moet opmaken en versturen. Ook laten we de mogelijke instellingen zien.
Let op: de Offertes module is beschikbaar vanaf het Advanced pakket
Voor het aanmaken, versturen of het aanpassen van de instellingen heb je de rol beheerder nodig.
Hoe maak ik een offerte aan?
Maak een nieuwe offerte aan.
Onder Financieel → Offertes kun je via +nieuwe offerte een nieuwe offerte opmaken.
Kies de klant.
Selecteer vervolgens de klant. Staat de klant er nog niet tussen? Maak deze dan aan onder relaties.
Vul bij de instellingen rechtsboven de taal en valuta, eindverantwoordelijke en factuurmethode van de offerte.
Vul de offerte
De klant- en offerte details worden vanuit relaties aangevuld op de offerte.
Vervolgens kun je offerte regels toevoegen door te klikken op + nieuwe regel. Je hebt hier de volgende 3 opties:
-Leeg. Hierbij maak je zelf de omschrijving van de regel op.
-Uren. Hierbij kun je een activiteit kiezen
-Uitgaven. Hierbij kun je een product kiezen.
Met +Korting of +Toeslag kun je een procentuele korting of toeslag toevoegen. Wil je een korting of toeslag toepassen met een vaste prijs? Voeg deze dan als offerte regel toe.
Hoe verstuur ik een offerte?
Voor het versturen van een offerte heb je de volgende 2 opties
Handmatig verzenden: Hiermee markeer je de offerte als verzonden. Je kunt de offerte nu downloaden en als bijlage aan een e-mail hangen.
Verzenden per e-mail: Hiermee verstuur je de offerte vanuit het systeem. Zo kun je een web offerte bijvoegen zodat de klant online direct kan tekenen. Wel zo makkelijk!
De offerte status gaat van concept naar openstaand. Verder wordt de offerte voorzien van een offerte nummer.
Offerte instellingen
Deze instellingen zijn te vinden onder tandwieltje → Instellingen → offertes.
Hier vind je de verschillende instellingen die betrekking hebben op de offerte. Zo kun je bijvoorbeeld de offertetaal, prefix, startnummer, of standaard beschrijving aanpassen. Ook kan je vanuit hier de layout van de offerte wijzigen.
Offerte goedkeuren
Zodra je de offerte verstuurt, kan je klant deze direct online accorderen en ondertekenen. Dit proces werkt zo:
Klant ontvangt e-mail: Je klant krijgt een e-mail met daarin een knop om de offerte te bekijken.
Online ondertekenen: De klant klikt door en kan de offerte in de browser direct digitaal ondertekenen.
Handtekening in TimeChimp: Zodra de klant heeft getekend, is deze handtekening voor jou zichtbaar. Je vindt deze terug wanneer je de offerte opent in je TimeChimp-omgeving.
De digitale handtekening dient als een online accordering en is alleen zichtbaar binnen de TimeChimp-applicatie. Het is niet mogelijk om de handtekening te downloaden als onderdeel van het PDF-bestand van de offerte.
