In diesem Artikel erklären wir, wie du Mitarbeiter mit Hilfe der Projektplanung in ein Projekt einplanst.
Bitte beachte: Die Projektplanung ist nur mit dem Professional-Paket verfügbar.
Du hast eine Vielzahl von Projekten und Aufträgen, es ist an der Zeit, deine Mitarbeiter zuzuweisen. Wie machst du das am einfachsten mit der Planung?
Inhaltsverzeichnis
Verschiedene Planungsübersichten
Wenn du zur Planungsseite gehst, kannst du in zwei verschiedenen Ansichten arbeiten. Einerseits haben wir die Projektansicht, andererseits die Mitarbeiteransicht.
Projektansicht
Hier siehst du auf einen Blick, welche Mitarbeiter in welchen Projekten eingeplant sind. Indem du die Projekte aufklappst, siehst du die Verteilung der Mitarbeiter. Der Vorteil dieser Ansicht ist, dass du schnell und einfach sehen kannst, wer in welchem Projekt eingeplant ist.
Wenn gewünscht, kannst du den Projekten verschiedene Farben zuweisen. Dies kannst du auf Projektebene tun, indem du eine Projektfarbe festlegst. Dadurch wird die Lesbarkeit deiner Übersicht verbessert.Zusätzlich kannst du auf dieser Seite das Stundenbudget sehen. Hast du dem Projekt ein Budget gegeben? Dann siehst du unter dem Fragezeichen die Anzahl der eingeplanten Stunden ab heute (in Schwarz) und die verbleibenden Budgetstunden (in Grau).
Mitarbeiteransicht
Wählst du die Mitarbeiteransicht, siehst du auf einen Blick, welche Mitarbeiter eingeplant sind oder noch Verfügbarkeiten haben. Klicke auf den Mitarbeiter, um zu sehen, in welchen Projekten er/sie eingeplant ist. Du siehst verschiedene Farben, die die Übersicht erleichtern:
Grün: Der Mitarbeiter ist genau für die Anzahl der geplanten Stunden eingeplant.
Orange: Der Mitarbeiter hat noch Verfügbarkeit. Die Zahl im orangefarbenen Feld zeigt an, wie viele Stunden ein Mitarbeiter noch zur Verfügung hat.
Rot: Der Mitarbeiter ist für mehr Stunden eingeplant als im Plan vorgesehen. Die Zahl im roten Feld zeigt an, wie viele Überstunden für den Mitarbeiter eingeplant wurden.
Schwarz: Der Mitarbeiter ist nicht verfügbar, um eingeplant zu werden.
Weiß: Der Mitarbeiter wurde für nichts eingeplant.
Mitarbeiter einplanen
Um deine Planung zu füllen, ist es wichtig, dass du den Mitarbeiter einplanst. Dies kannst du sowohl in der Projektansicht als auch in der Mitarbeiteransicht tun. Klicke auf das Feld, in dem du den Mitarbeiter einplanen möchtest, um das Pop-up-Fenster zu öffnen.
Gib dann Folgendes ein:
Wie viele Stunden pro Tag an dem Projekt/der Aktivität gearbeitet werden sollen;
Wie viele Stunden insgesamt gearbeitet werden müssen;
In welchem Zeitraum die Stunden eingeplant werden müssen. Gilt es beispielsweise für fünf Tage? Gib dann den Startdatum 1. Mai und das Enddatum 5. Mai an. Handelt es sich um eine Anzahl von aufeinanderfolgenden Wochen, gib Start- und Enddatum des ersten Zeitraums an. Bei wöchentlicher Wiederholung gibst du die Intervalle an.
Gebe optional an, welche Aktivität durchgeführt werden soll.
Gebe optional eine Beschreibung mit.
Gib an, ob dies wöchentlich wiederholt werden soll. Beachte: Wenn du die geplanten Stunden änderst, bearbeitest du immer die gesamte Reihe.
Projekte hinzufügen
Projekte werden nicht automatisch zur Planung hinzugefügt. Es kann natürlich sein, dass du für alle Projekte keine Planung benötigst. Möchtest du ein neues Projekt hinzufügen? Klicke dann oben rechts auf '+ Projekt hinzufügen' und wähle das Projekt aus, das du hinzufügen möchtest.
Nicht verfügbar
Manchmal sind Mitarbeiter im Urlaub, in Elternzeit oder einfach krank. Das kann natürlich vorkommen. Um leicht zu erkennen, ob jemand eingeplant werden kann oder nicht, setze die Abwesenheit auf die Aktivität „Nicht verfügbar“. Es erscheint dann ein schwarzes Feld, was es leicht erkennbar macht.
Planung durch Mitarbeiter abrufen
Gut zu wissen: Wie können deine Mitarbeiter die Planung abrufen? Das geht auf verschiedene Arten:
Mobile App: Mitarbeiter sehen die Empfehlung am entsprechenden Tag.
Webanwendung, Option 1: Mitarbeiter finden ihre Planung unter 'Mein Profil' > „Meine Planung“.
Webanwendung, Option 2: Mitarbeiter können die Planung in einer leeren Woche abrufen. Die Einträge werden dann im Voraus ausgefüllt. Auch über Empfehlungen ist es möglich, die Planung abzurufen.