In dit artikel lees je hoe je de koppeling met Selfbilling op zet.
Let op: deze koppeling is beschikbaar in het Advanced en Professional pakket
Om gebruik te kunnen maken van de diensten van Selfbilling, dien je eerst rechtstreeks een abonnement bij hen af te sluiten.
Over Selfbilling
Selfbilling is een platform dat het proces van 'self-billing' automatiseert. Hierbij maakt de opdrachtgever de inkoopfactuur op namens de leverancier of de ZZP’er. Door TimeChimp te koppelen, worden de geregistreerde activiteiten naadloos gesynchroniseerd voor een foutloze afhandeling van de inkoopzijde.
Installatie en Support
De installatie en onboarding worden volledig door Selfbilling verzorgd, aangezien zij deze integratie hebben ontwikkeld en onderhouden. TimeChimp beheert de koppeling niet zelf.
Voor meer informatie over de inrichting of bij technische vragen kun je rechtstreeks contact opnemen met Selfbilling via info@selfbilling.com.
Opdrachtnemer instellen in TimeChimp
De eerste stap is het configureren van de medewerker in TimeChimp zodat deze herkend wordt als opdrachtnemer.
Ga naar de module HRM en selecteer de betreffende medewerker.
Opdrachtnemer activeren: Zet de schuifknop 'Opdrachtnemer' aan. Dit maakt de medewerker zichtbaar voor de koppeling.
Personeelsnummer: Vul dit verplichte veld in; dit is essentieel voor de synchronisatie.
Tarieven: Maak een contract aan voor het inkooptarief. Indien het tarief per project verschilt, activeer dan bij het project de optie 'Dit is een selfbilling project' en kies voor de methode 'Nacalculatie per medewerker uurtarief'.
Leveranciersgegevens: Vul onder het tabblad 'Self billing' de IBAN-, BTW- en bedrijfsgegevens van de leverancier in.
Registraties goedkeuren
Wanneer de opdrachtnemer is ingesteld, kan deze aan projecten worden gekoppeld.
Vervolgens kunnen uren, uitgaven en ritten worden geregistreerd. Voordat deze
gegevens naar Selfbilling kunnen worden gesynchroniseerd, moet je ervoor
zorgen dat de registraties zijn goedgekeurd in TimeChimp.
Goedkeuren-app: Zorg dat deze app is ingeschakeld via de Instellingen (tandwielicoontje) > App center en activeer 'goedkeuren'
Status: Alleen registraties met de status 'goedgekeurd' worden opgehaald door Selfbilling.
Controle: Controleer in de overzichten of alle uren correct zijn toegewezen aan de juiste activiteiten/projecten met het juiste inkooptarief voor de opdrachtnemer.
Bij goedkeurflow ‘Internʼ hoeft alleen de interne status op ‘Goedgekeurdʼ
te staan.Bij goedkeurflow ‘Externʼ hoeft alleen de externe status (klantstatus) op
‘Goedgekeurdʼ te staan.Bij goedkeurflow ‘Intern > Externʼ of ‘Extern > Internʼ moeten zowel de
interne als de externe status op ‘Goedgekeurdʼ te staan.
Met deze voorbereidingen ben je klaar om de registraties naar Selfbilling te
synchroniseren.
De koppeling activeren en synchroniseren
Het feitelijke synchroniseren vindt plaats vanuit de omgeving van Selfbilling.
Log in op Selfbilling en navigeer naar de pagina 'Synchroniseren'.
Klik op de knop 'Synchroniseren' om de goedgekeurde data uit TimeChimp op te halen.
Log-controle: Controleer de status van de import.
Groene vink: Alles is goed verlopen.
Oranje uitroepteken: Er is een waarschuwing, maar meestal geen
probleem.Rood uitroepteken: Er is een fout opgetreden. Je ontvangt een e-mail
van Selfbilling met uitleg, of je kunt de log downloaden voor meer
details.
Als alles goed is verlopen is er in selfbilling een medewerker (opdrachtnemer)
leverancier en project aangemaakt, deze zijn vanuit TimeChimp gesynchroniseerd in
selfbilling. Ook zijn de goedgekeurde registraties opgehaald en zichtbaar in
selfbilling in de pagina ‘facturerenʼ.
Inkoopfacturen aanmaken
Zodra de data in Selfbilling staat, kun je de facturatie starten.
Ga naar de pagina 'Factureren' op Selfbilling.
Selecteer de registraties die je wilt factureren.
Zorg dat het factuurtype op ‘Inkoopfactuur' staat
Start de factuurrun om de inkoopfactuur definitief te genereren.
De factuur wordt vervolgens aangemaakt en is terug te vinden in het factuuroverzicht van Selfbilling.
Statuswijzigingen in TimeChimp
Na een succesvolle verwerking veranderen de statussen van de registraties in TimeChimp automatisch:
Synced: De registratie is succesvol gesynchroniseerd naar Selfbilling.
Selfbilled: De registratie is definitief gefactureerd.
Let op: Het is belangrijk dat je registraties met de status 'Selfbilled' niet meer aanpast of verwijdert in TimeChimp om verschillen in je administratie te voorkomen.
Synchronisatie automatiseren
Selfbilling biedt de mogelijkheid om de synchronisatie te automatiseren via hun
‘Takenplannerʼ. Dit maakt het proces eenvoudiger en voorkomt handmatige
synchronisatie.
Problemen met synchronisatie?
Als er iets niet goed is gesynchroniseerd, kun je naar de
‘Synchroniserenʼ-pagina gaan en de synchronisatie bewerken. Zet de datum eventueel terug naar een eerdere datum en probeer opnieuw. Mocht dit niet helpen, dan kun je contact opnemen met het supportteam van Selfbilling voor verdere assistentie.