Mit Genehmigungsprozessen hast du noch mehr Kontrolle über die Stunden, die die von deinen Mitarbeitern erfasst werden. In diesem Artikel erfährst du, welche Genehmigungsprozesse du einrichten und verwenden kannst.
Inhalt:
Portal aktivieren
Zuerst musst du das Genehmigen-Portal aktivieren. Gehe dafür zum Zahnradsymbol > App-Center > Portale > Genehmigen. Klicke rechts oben auf „Aktivieren“. Danach kannst du direkt zu den Einstellungen gehen.
Achtung: Um das Genehmigen-Portal nutzen zu können, benötigst du zumindest ein Business-Abonnement.
Workflow für Genehmigungsprozesse festlegen
Über das Zahnradsymbol navigierst du zu Einstellungen > Portale > Genehmigen. Als Erstes legst du fest, welchen Workflow zu verwenden willst: Intern, Extern, Intern > Extern oder Extern > Intern. Der Workflow bestimmt, wer die Stunden in welcher Reihenfolge genehmigt.
Achtung: Externe Genehmigungsprozesse und das dafür benötigte Kundenportal sind erst ab dem Professional-Abonnement verfügbar.
Intern: Die Stunden/Ausgaben müssen nur von dir bzw. verantwortlichen Personen in deinem Unternehmen genehmigt werden.
Extern: Alle Stunden/Ausgaben werden zur Genehmigung an den Kunden gesendet. Deine Organisation wird nicht in den Genehmigungsprozess miteinbezogen.
Intern > Extern: Alle Stunden/Ausgaben werden zuerst von deiner Organisation genehmigt und danach beim Kunden eingereicht.
Extern > Intern: Alle Stunden werden zuerst vom Kunden genehmigt und danach beim Verantwortlichen in deiner Organisation eingereicht.
Allgemeine Einstellungen
Nachdem du den Workflow ausgewählt hast, kannst du festlegen, welche Benutzerrollen Einträge genehmigen können. Administratoren und Projektmanager verfügen automatisch über die nötigen Rechte, du kannst aber auch festlegen, ob ein Teammanager oder eine benutzerdefinierte Rolle dies ebenfalls kann.
Danach kannst du den Schalter „Erfülle die Vertragsstunden“ auf JA setzen. Wenn du das tust, können Mitarbeiter nur Stunden einreichen, wenn die Summe den vertraglich festgelegten Wochenstunden entspricht oder diese übersteigt.
Setzt du „Maximal abrechenbare Stunden“ auf „JA“ und du verwendest Personalpläne, hat das die umgekehrte Wirkung: Mitarbeiter können so nur Stunden einreichen, wenn die Summe nicht die im Personalplan festgelegten Stunden übersteigt.
Einstellungen für externe Workflows
Wenn du bei „Workflow genehmigen“ eine Option mit „Extern“ ausgewählt hast, wirst du zwei zusätzliche Einstellungen sehen.
Die erste ist eine verpflichtende Unterschrift. Dein Kunde muss dann eine Unterschrift setzen, wenn er oder sie Stunden genehmigt.
Du kannst außerdem den Betreff und den Inhalt der E-Mail anpassen, die an den Kunden gesendet wird. Indem du Platzhalter wie {Kunde}, {Kontaktperson}, {Projekt}, {Anbieter}, und/oder {Betrieb} verwendest, kannst du automatisch die richtigen Informationen in die E-Mail einfügen lassen.
Stunden zur Genehmigung einreichen
Vom Erfassen-Modul aus kannst du als Mitarbeiter Stunden, Fahrten und/oder Ausgaben zur Genehmigung einreichen. Diese Stunden werden beim Projekt-/Teammanager (oder einer benutzerdefinierten Rolle) oder Kunden / externen Partner je nach ausgewähltem Workflow eingereicht.
Reiche deine Stunden aus der Tagesansicht heraus ein, indem du auf die Punkte am Ende des Eintrags und dann auf „Stunden einreichen“ klickst.
Um alle Stunden des gesamten Tages einzureichen, kannst du unten rechts im auf „Stunden für diesen Tag einreichen“ klicken.
Du kannst aus der Wochenansicht heraus pro Zeile Stunden zur Genehmigung einreichen. Klicke dafür Ende der Zeile auf die drei Punkte > „Stunden einreichen“.
Reiche alle Stunden pro Woche auf einmal ein. Klicke einfach unten rechts im auf „Stunden für diese Woche einreichen“.
Reiche mehrere Erfassungen über „Übersichten“ ein, indem du die Einträge auswählst und über Aktionen > „Stunden einreichen“ einreichst.
Reiche deine Stunden über die App zur Genehmigung ein, indem du zu „Genehmigung“ gehst und alle offenen Stunden auf einmal einreichst, indem du ganz oben auf „Stunden einreichen“ klickst.
Hinweis! Möchtest du als Benutzer eine Benachrichtigung erhalten, wenn deine Stunden genehmigt oder abgelehnt wurden? Geh auf dein Profil-Icon > Mein Profil > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen und aktiviere die Optionen „Erfassungen wurden genehmigt“ und/oder „Erfassungen wurden abgelehnt“.
Beim Einreichen von Stunden erhält der Projekt-/Teammanager oder Kunde eine Benachrichtigung per E-Mail, um die Stunden zu genehmigen.
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