In dit artikel ontdek je hoe Suggesties automatisch urenregistraties voorstelt op basis van je gekoppelde agenda en hoe TimeChimp hierbij jouw privacy en AVG-data strikt beveiligt.
Hoe werkt Suggesties (en privacy)?
Binnen TimeChimp willen we het registreren van uren zo eenvoudig en snel mogelijk maken. Met de innovatieve functie Suggesties worden er automatisch urenregistraties voor je klaargezet op basis van je gekoppelde agenda-afspraken en je historische werkverleden.
Let op: Er wordt nooit automatisch een urenregistratie definitief aangeboden. Als medewerker behoud je altijd de volledige controle en keur je suggesties zelf handmatig goed, pas je ze aan, of keur je ze af.
Hoe werkt Suggesties?
Het systeem maakt een slimme match door twee belangrijke bronnen veilig te combineren: jouw urenhistorie van de afgelopen 90 dagen en de titels/omschrijvingen van je agenda-afspraken van de geselecteerde dag. Dit proces verloopt via de volgende 3 stappen:
1. Werkprofiel opbouwen
TimeChimp leest eerst de urenregistraties van de afgelopen 90 dagen. Hieruit leert het systeem welke combinaties van projecten en activiteiten je vaak gebruikt, op welke dagen en op welke tijdstippen. Dit anonieme profiel wordt 12 uur gecached om de app supersnel te houden.
2. Agenda-data veilig opschonen
Zodra je jouw urenoverzicht opent, worden de agenda-afspraken ingeladen. Voordat een AI-model de tekst analyseert, filtert TimeChimp automatisch alle privacygevoelige data weg. E-mailadressen, complete URL's en links naar vergaderplatforms (zoals Microsoft Teams of Zoom) worden direct en permanent gestript.
3. Suggestie aanbieden
Op basis van tekstovereenkomsten en jouw historische werkpatronen bepaalt ons AI-model de beste match. Is de betrouwbaarheidsscore hoog genoeg? Dan verschijnt de suggestie direct vooringevuld met het juiste project, de activiteit en het aantal uren in je overzicht, herkenbaar aan een suggestie-icoon.
Privacy & Dataveiligheid (AVG / GDPR)
We begrijpen dat je agenda persoonlijke of concurrentiegevoelige informatie kan bevatten. Daarom is privacy vanaf de basis ingebouwd:
Geen OpenAI of ChatGPT: De AI-verwerking gebeurt volledig binnen de Europese Unie via een dedicated Mistral-model op onze eigen, streng beveiligde Microsoft Azure-infrastructuur. Je data verlaat de EU nooit.
Stateloos model: Het AI-model is volledig stateloos. Dit betekent dat het een suggestie berekent, deze direct teruggeeft aan jouw tijdlijn en de gegevens daarna meteen weer vergeet. Jouw data wordt dus nooit gebruikt om het AI-model te trainen.
Slimme filters voor privé-afspraken: Agenda-items zoals een lunchpauze, doktersbezoek, sportafspraak of vakantiedag worden automatisch herkend en direct overgeslagen.
Absolute dataseparatie: Gegevens van jouw organisatie zijn strikt afgeschermd en onzichtbaar voor andere bedrijven. Er vindt nooit uitwisseling van patronen plaats buiten je eigen omgeving.
Hoe zet je Suggesties aan of uit?
Je hebt de functionaliteit volledig zelf in de hand. Dit kan op twee niveaus worden beheerd:
Als medewerker bepaal je zelf of je gebruik wilt maken van suggesties:
Navigeer binnen TimeChimp naar je Instellingen (via je profielicoon rechtsboven).
Ga naar het tabblad Mijn Instellingen.
Schakel de optie Suggesties inschakelen aan of uit.
Klik op Opslaan.
Voor de beheerder (Organisatieniveau)
Als administrator kun je de functie voor de gehele organisatie centraal beheren:
Ga naar Beheer > Instellingen.
Klik door naar het onderdeel Algemeen.
Zet de toggle bij Suggesties uit om de functie voor alle medewerkers uit te zetten.
Veelgestelde vragen
Kan mijn manager of werkgever mijn niet-goedgekeurde suggesties zien?
Kan mijn manager of werkgever mijn niet-goedgekeurde suggesties zien?
Nee. Suggesties zijn strikt persoonlijk en alleen zichtbaar in jouw eigen TimeChimp-omgeving. Pas wanneer je een suggestie controleert en daadwerkelijk opslaat of aanbiedt, wordt deze zichtbaar voor een manager of beheerder.
Worden mijn e-mails, documenten of chatberichten gelezen?
Worden mijn e-mails, documenten of chatberichten gelezen?
Nee. Het systeem heeft uitsluitend toegang tot je historische TimeChimp-registraties en de titels/korte omschrijvingen van de door jou expliciet gekoppelde agenda. Er worden geen e-mails of chatberichten ingezien.
Wat houdt de optionele Activity Tracker in?
Wat houdt de optionele Activity Tracker in?
Dit is een volledig optionele desktop-applicatie (opt-in) die later beschikbaar komt. Deze applicatie kijkt welke software of websites je gebruikt om suggesties nóg nauwkeuriger te maken.
Ook hierbij staat privacy voorop: er worden nooit screenshots of toetsaanslagen opgeslagen, volledige URL's worden ingekort tot de hoofddomeinnaam (bijv. figma.com) en venstertitels worden opgeknipt in losse, anonieme woorden.
Gegevens verwijderen?
Wanneer een medewerker of organisatie een verzoek indient om gegevens te wissen, worden alle opgeslagen suggestielogs, feedbackgeschiedenis en gecachte werkprofielen direct permanent uit onze databases verwijderd.
Neem hiervoor contact op met support@timechimp.com.