Kloppen je facturen niet helemaal, of mis je actueel inzicht in de uren van je team? Vaak ligt de oorzaak niet bij TimeChimp zelf, maar bij medewerkers die hun registraties niet (op tijd) invullen. Hieronder vind je zes praktische tips om de adoptie binnen je organisatie te verbeteren.
De belangrijkste inzichten
Een korte herhalingstraining lost het grootste deel van invulproblemen op.
De suggestiemodule vult registraties automatisch in op basis van historische uren en de agenda.
Via de HRM-pagina zie je in één oogopslag wie zijn uren nog niet heeft ingevuld.
Teammanagers kunnen de controle op registraties overnemen van jou.
Een overzichtelijker registratiescherm verlaagt de drempel voor medewerkers.
Een beetje gamification maakt tijdschrijven leuker in plaats van een verplichting.
1. Organiseer een (nieuwe) training
Medewerkers weten vaak niet precies wat er allemaal mogelijk is in TimeChimp. Een korte opfriscursus voorkomt de meeste invulfouten. Neem in elk geval het volgende mee:
De verschillende manieren om uren te registreren: dag-, week- en tijdlijn-weergave.
De koppeling met de agenda, zodat afspraken automatisch als uren voorgesteld worden.
Registreren via de mobiele app, handig voor onderweg of net na een klant afspraak.
💡 Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Ons supportteam denkt graag mee over de invulling van zo'n training.
2. Activeer de suggestiemodule of de tracker
Wist je dat TimeChimp medewerkers automatisch suggesties kan sturen op basis van hun historische uren en hun online agenda? Zo hoeven medewerkers minder zelf in te vullen en verklein je de kans op vergeten registraties. Je activeert deze module via het app-center.
Vind hier meer informatie over de suggestie-module.
Hoe?
Activeer de suggestiesmodule (en eventueel de tracker) via het app-center.
Resultaat
Minder vergeten registraties, sneller invullen en minder lege dagen in je overzicht.
3. Zet herinneringen aan
Via de HRM-pagina stel je in dat medewerkers automatisch een melding krijgen zodra ze hun uren niet volledig hebben ingevuld. Zo hoef je zelf niet meer achter iedereen aan te bellen of te mailen.
4. Laat teammanagers het werk verlichten
Voeg medewerkers toe aan een team en koppel daar een teammanager aan. De teammanager houdt zelf de registraties van het team in de gaten, waardoor jij alleen nog een overkoepelend overzicht hoeft bij te houden.
5. Maak het registratiescherm eenvoudiger
Een registratiescherm met veel knoppen en invoervelden kan overweldigend zijn, zeker voor nieuwe medewerkers. Vaak zijn niet alle velden relevant voor jouw organisatie. Schakel de velden uit die je niet gebruikt, zodat medewerkers alleen zien wat voor hen nodig is.
Creatief idee: gamification
Wil je een stapje verder gaan? Zet een kwartaalprijs uit voor de beste 'tijdschrijver' van het team. Een kleine, ludieke beloning zorgt vaak voor net dat extra duwtje om registraties op tijd en volledig in te vullen.
Heb je vragen over een van deze tips, of wil je hulp bij de instellingen? Neem contact op via [email protected], we denken graag met je mee.